Справочник по делопроизводству

Разговор об организационно-правовых основах делопроизводства предприятия представляется вполне оправданным начать с определения этого понятия. Точнее, с определений, поскольку терминологически понятие «делопроизводство» требует определенной дифференциации.

Так в соответствии с государственным стандартом РФ ГОСТ P51I4I-9S1 делопроизводство (документационное обеспечение управления — ДОУ) пр

едставляет собой отрасль деятельности, обеспечивающую «документирование и организацию работы с официальными документами». Таким образом, данное определение сразу же позволяет вычленить в рассматриваемой отрасли деятельности два самостоятельных, но в то же время тесно связанных и взаимодополняющих направления:

Документирование:

организация работы с документами.

Поясним, что документирование управленческой деятельности предприятия — это совокупность выполняемых согласно определенным правилам действий по записи и оформлению соответствующей информации на материальных носителях в виде бумажных или электронных документов. Под документом, как это следует из ГОСТ Р51141-98, следует понимать зафиксированную (т.е, записанную и оформленную надлежащим образом) «на материальном носителе информацию с реквизитами — совокупность элементов содержания и оформления, обеспечивающих надлежащую подготовку документа с учетом функционального назначения последнего и его юридическую силу, позволяющими ее идентифицировать».

В свою очередь, управление документацией предприятия — это совокупность выполняемых согласно определенным правилам действий по учету, систематизации, хранению документов, а также их перемещению (выдаче и приему в места хранения). Уточним также, что документации — это не что иное, как упорядоченная (т.е. сгруппированная в соответствии с определенными правилами) совокупность документов, образующихся и процессе деятельности предприятия.

Схематически понятие «делопроизводство» (ДОУ) в рассматриваемом терминологическом значении и его важнейшие составляющие представлены на схеме 1.

Коротко упомянем еще о двух определениях делопроизводства — определениях «неофициальных», но тем не менее сохраняющих свое значение для надлежащей организации повседневной управленческой деятельности.

Согласно одному из них делопроизводство — это структурное подразделение, в компетенцию которого входит общая организация документировании деятельности и управления документацией предприятия.

Согласно другому определению под делопроизводством может также пониматься участок работы, предназначенный для выполнения действий по записи и оформлению информации на материальные носители, а также последующему учету, систематизации, хранению и перемещению документированной информации (в виде бумажных или электронных документов). Иными словами, это — одно или несколько помещений, соответствующим образом приспособленных для выполнения перечисленных действий, и прежде всего для учета, систематизации, хранения и перемещения документов.

Поэтому оправданно звучат распоряжения вроде: «Получите документ № . в делопроизводстве» или «Сдать текст документа в делопроизводство на оформление».

Продолжая разговор о делопроизводстве предприятия — на этот раз в классическом толковании этого понятия — обратимся к рассмотрению его назначения. Для этого уважаемым читателям предлагается поближе познакомиться с целью делопроизводства, его основными функциями и принципами функционирования.

Схема I. Делопроизводство как направление повседневной деятельностью по управлению предприятием

бумажных или электронных документов). Иными словами, это — одно или несколько помещений, соответствующим образом приспособленных для выполнения перечисленных действий, и прежде всего для учета, систематизации, хранения и перемещения документов7.

Поэтому оправданно звучат распоряжения вроде: «Получите документ № . в делопроизводстве» или «Сдать текст документа в делопроизводство на оформление».

Продолжая разговор о делопроизводстве предприятия — на этот раз в классическом толковании этого понятия — обратимся к рассмотрению его назначения. Для этого уважаемым читателям предлагается поближе познакомиться с целью делопроизводства, его основными функциями и принципами функционирования.

Принцип надежности предусматривает гарантированное обеспечение потребностей предприятия документированной информации.

Принцип своевременности, в свою очередь, означает, что требуемая документированная информация должна поступать в распоряжение предприятия к определенному сроку (в конкретный период времени).

Принцип комплексности предполагает согласованное и целенаправленное удовлетворение потребностей предприятия в различных видах документированной информации, и первую очередь информации управленческой.

Принцип упорядоченности означает, что документированная информация перемещается (между предприятием и его партнерами, а также внутри предприятия) в соответствии с функциональным назначением и «пропускными» возможностями каналов информационного обмена, предусмотренных, в частности, схемой документооборота предприятия (подробнее о документообороте см. далее).

И наконец, принцип гибкости означает способность подсистемы обеспечения документированной информацией к саморазвитию в зависимости от условий функционирования.

Глава 2

ПРАВОВЫЕ ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПРЕДПРИЯТИЯ

 Скачать реферат