Справочник по делопроизводству
Составление альбома форм документов производится во вторую очередь и сводится к последовательному расположению форм документов в точном соответствии с окончательной структурой табеля.
Подчеркнем, что выбор окончательных вариантов проектов табеля и альбома производится в соответствии с требованиями, предъявляемыми к содержанию и оформлению управленческойдокументации, а также с учетом состава
и содержания задач деятельности предприятия. Во внимание должны также приниматься и функциональное назначение табеля (альбома), и порядок их применения в повседневной работе.
Согласование и в необходимых случаях уточнение проектов табеля и альбома производится со всеми заинтересованными структурными подразделениями и должностными липами, уполномоченными производить подготовку и (или) обработку управленческих документов. Общее методическое руководство подготовкой проектов осуществляет служба ДОУ и архив" предприятия. В процессе согласования заинтересованные стороны вправе вносить мотивированные предложения, направленные на совершенствование как проектов табеля (альбома) в целом, так и форм отдельных документов. Окончательно уточненные по содержанию, и структуре проекты надлежащим образом оформляются, после чего представляются на утверждение руководителю предприятия.
Утвержденные экземпляры табеля и альбома форм документов, а также их контрольные электронные копии подлежат хранению в службе ДОУ. Табель и альбом тиражируются в необходимом количестве экземпляров, после чего выдаются для руководства в повседневной работе по подготовке и обработке управленческих документов.
Изменения и дополнения в табель (альбом) форм документов вносятся в следующих основных случаях:
при изменениях в законодательстве;
при введении в действие нормативно-правовых актов, организационно-распорядительных и нормативно-методических документов по вопросам делопроизводства (ДОУ) федеральных, территориальных, отраслевых (ведомственных) и местных органов управления (власти);
при изменениях в системе управления деятельностью предприятия и (или) его организационной структуре.
Кроме того, в табель (альбом) могут включаться формы документов, необходимость в применении которых обусловлена соображениями практической целесообразности.
Время от времени из состава табеля (альбома) выводятся формы документов, не отвечающих требованиям нормативно-правовой базы делопроизводства (ДОУ) либо не удовлетворяющих потребностям предприятия в обеспечении документированной информацией соответствующего вида. Все изменения и дополнения в табель (альбом) вступают в силу после утверждения руководителем пред-, приятия по представлению службы ДОУ.
В конечном счете применение табеля и альбома позволяет обеспечить соответствие применяемых форм документов задачам предприятия, сокращение затрат на подготовку и последующую обработку управленческих документов в сочетании с минимизацией, ошибок, совершаемых в процессе их подготовки и обработки, и: этой основе — более высокую оперативность и надежность управления деятельностью предприятия. Примерная форма табеля форм документов представлена в таблице 3, а пример титульного листа: альбома форм документов — на стр. 63.
таблица3. Примерная форма табеля документов
ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО « ВЕГА»
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
личная подпись
А.А, Агеев
00.000000
АЛЬБОМ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ
Екатеринбург, 2005
Глава 5
ОПЕРАТИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ ПРЕДПРИЯТИЯ. ДОКУМЕНТООБОРОТ. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
5.1 Документооборот и его составляющие. Особенности управления входящими, исходящими и внутренними документами
В рамках очередной главы пособия мы рассмотрим организацию оперативного управления документацией предприятия. Уточним, что оперативное управление — это управление, осуществляемое документами с момента их создания (поступления на предприятие) момента окончания сроков их текущего хранения.
В этой связи речь пойдет прежде всего о документообороте предприятия и его составляющих. Согласно стандартному определен документооборотпредставляет собой упорядоченное перемещение документов предприятия— от момента их создания (поступления на предприятие) момента помещения на текущее (оперативное) хранение.
В общем случае документооборот образуют три самостоятельных, но вместе с тем взаимосвязанных потока документов. Один из этих потоков обеспечивает поступление документов на прeдприятия, которые могут быть обозначены нами как входящие документы.
Два других потока берут свое начало на предприятии. Их образуют исходящие (т.е. направляемые за пределы предприятия) и внутренние документы (т.е. документы, используемые для документационного обеспечения управленческих задач сугубо внутреннего характера).
Для лучшего понимания сущности документооборота и особенностей оперативного управления документами на его основных этапах рассмотрим, какой путь совершают документы каждой из трех выделенных нами групп. Начнем с входящих документов, поступающих на предприятие в процессе так называемой внешней переписки.
5.1.1 Особенности организации управления входящими документами
В соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству управление входящими документами предусматривает: организацию доставки (получения) документов; первичную обработку документов; предварительное рассмотрение документов; регистрацию документов;
рассмотрение документов руководством (структурными подразделениями, должностными лицами— в пределах предоставленных полномочий) предприятия;
организацию исполнения документов.
Организация доставки (получения) документов осуществляется по каналам почтовой, фельдъегерской (курьерской) либо электрической связи. Подобным образом производится доставка на предприятие писем (в том числе заказных), телеграмм (телетайпрограмм), а также бандеролей, посылок, почтовых карточек и подписных изданий.
Получение отдельных видов документов (предназначенных преимущественно для обмена документированной информацией ограниченного объема, имеющей оперативный характер) может быть организовано непосредственно на предприятии при наличии соответствующих технических средств коммуникации. К числу таких документов относятся, в частности, телефонограммы, телексограммы, телефаксограммы, сообщения электронной почты E-mail.
Организация первичной обработки документов, доставленных на предприятие по каналам почтовой, курьерской или электрической связи, включает их прием, проверку целостности упаковки и вложений, проверку правильности адресования, вскрытие конвертов (упаковок). Как правило, прием входящей корреспонденции, за исключением телеграмм, производится уполномоченным работником предприятия (службы ДОУ) в соответствующем почтовом отделении по доверенности.
Доставка на предприятие заказной корреспонденции, а также телеграмм осуществляется почтальонами или специально уполномоченными лицами (курьерами, фельдъегерями). Их прием обычно производится по реестру и (или) под роспись в уведомлении о вручении адресату.
Скачать реферат