Справочник по делопроизводству

Положение о ведении деловой переписки — это документ, устанавливающийосновные правила внутренней и внешней переписки. Уточним в этой связи, что внутренняя переписка ведется между структурными подразделениями и должностными лицами предприятия, а внешняя переписка— между должностными липами и структурными подразделениями, уполномоченными представлять различные предприятия (организации, учреждения

). Необходимость во введении в действие данного Положения обусловлена тем, что подготовку тех пли иных документов, образующих деловую переписку (прежде все! о внутреннюю), самостоятельно осуществляют все или почти все работники предприятия (например, пишут заявления, служебные записки и т.п.). Функции делопроизводства (службы ДОУ) или уполномоченною должностного лица при этом, что сути, сведены к пулю — исключение в этом смысле представляет только оформлениеотдельных видов документов (преимущественно в составе внешней переписки, — в частности деловых писем). Таким образом, Положение о деловой переписке адресовано ее непосредственным участникам. При этом следует помнить, что должностные лица и структурные подразделения вправе вести деловую переписку строго в пределах своих полномочий, а представляя интересы предприятия, — как правило, лишь по вопросам, относящимся к их компетенции.

Положение о делопроизводстве (службе ДОУ) — это документ, устанавливающий основные правила организации деятельности данного структурного подразделения. Необходимость во введении в действие указан кого документа вытекает из требований ГСДОУ. Примерный текст положения о службе ДОУ представлен в приложении 12 к ГСДОУ. При разработке проекта Положения о службе ДОУ предприятия (с учетом специфики деятельности последнего) целесообразно, кроме того, принять во внимание примерный текст положении, представленный в прил. 1 к Методическим рекомендациям ВМИИДАД ФАС РФ «Ведение делопроизводства в организации».

Положение об архиве — это документ, устанавливающийосновные правила организации деятельности данного структурного подразделения. Если же архив представляет собой структурное подразделение в составе делопроизводства службы ДОУ предприятия, то в положении излагаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции данного структурного подразделения (например, отдела архивного хранения).Необходимость во введении в действие указанного документа вытекает из предписаний разд. 10 Основных правил работы архивов организаций. Примерный текст Положения об архиве государственного предприятии (организации, учреждения), разработанный в 1992 г., может быть взят за основу при подготовке проекта соответствующего документа, учитывающего специфику деятельности предприятия. При разработке Положения об архиве, функционирующего на правах структурного подразделения в составе делопроизводства (службы ДОУ), представляется целесообразным принять во внимание примерный текст Положения об архивном отделе органа местного самоуправления".

К основным организационно-распорядительным документам, конкретизирующим регламентацию делопроизводства (ДОУ). Следует отнести:

инструкцию по делопроизводству (ДОУ);

инструкции по отдельным направлениям (вопросам) делопроизводства (ДОУ)*;

должностные инструкции работников делопроизводства (службы ДОУ).

Рассмотрим их подробнее.

Инструкция по делопроизводству (ДОУ) — это документ, устанавливающий

общие требования к документированию управленческойдеятельности, организации работы с документами и функционированиюделопроизводства (службы ДОУ), а также к порядку применения положении нормативно-правовых актов и организационно-распорядительных документов по вопросам делопроизводства (ДОУ), изданных федеральными, территориальными, отраслевыми (ведомственными) и местными органами управления, в процессе осуществления соответствующей деятельности структурными подразделениями и должностными лицами предприятия (организациями, учреждениями). Необходимость во введении в действие указанного документа вытекает из положений разд. 5 ГСДОУ. Разработку проекта инструкции по делопроизводству целесообразно производить на основе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральныхорганах исполнительной власти с учетом специфики деятельности предприятия (организации, учреждения). Кроме того, следует иметь в виду, что отдельные положения Типовой инструкции по делопроизводству — в частности, регламентирующие порядок оформления управленческих документов — нуждаются в актуализации в связи с принятием и внедрением ГОСТ Р6.30-2003. При определении структуры инструкции по делопроизводству необходимо принять во внимание соответствующие предписания Методических рекомендаций ВНИИДАД ФАС РФ «Унификация текстов управленческих документов». Наконец, при подготовке содержания документа следует в должной мере учесть предписания Методических рекомендаций ВНИИДАД ФАС РФ «Ведение делопроизводства в организации».

Инструкция по отдельному направлению (вопросу) делопроизводства (ДОУ) — это документ, конкретизирующий требования инструкции по делопроизводству (ДОУ) применительно к одному из направлений (вопросов) указанной деятельности. Необходимость в подобных инструкциях возникает в случаях, когда по тем или иным причинам требуется более тщательная регламентация определенных действий, видов работ, выполняемых в процессе документирования либо управления документацией предприятия. Например, посредством таких инструкций может осуществляться регламентация повседневной деятельности структурных подразделений в составе делопроизводства (службы ДОУ), в частности по обеспечению сохранности документов, состоящих на архивном хранении. Кроме того, соответствующими инструкциями могут регламентироваться организация рабочих мест, меры по охране труда и технике безопасности при ведении (осуществлении) делопроизводства (ДОУ) и т.п.

Должностная инструкция— это документ, регламентирующий деятельность конкретного работника или соответствующей категории работников и устанавливающий порядок применения работником (работниками соответствующей категории) положений нормативно-правовых актов и организационно-распорядительных документов по вопросам делопроизводства (ДОУ) в процессе осуществления своих повседневных полномочий. Необходимость во введении в действие должностных инструкций вытекает из положений разд. 5 ГСДОУ, при этом полномочия работников, не относящихся к персоналу делопроизводства (службы ДОУ), допущенных к работе с документами (в частности при ведении деловой переписки), регламентируются соответствующими положениями должностных инструкций этих работников— к примеру, излагаемых в отдельном разделе или параграфе документа. Разработка проекта должностной инструкции должна производиться на основе квалификационных требований к должности (должностной категории) и соответствующих положений ГСДОУ29. Кроме того, должны быть приняты во внимание предписания Методических рекомендаций ВНИИДАД ФАС РФ «ОРД. Требования к оформлению документов».

Наконец, к основным нормативно-методическим документам, конкретизирующим регламентацию делопроизводства (ДОУ), следует отнести:

 Скачать реферат