Справочник по делопроизводству

3.2. Разрабатывает, внедряет и ведет Табель и альбомы унифици рованных форм документов, согласовывает изменения, дополнения! и вновь разработанные формы и бланки документов и представляет! их на утверждение руководителю организации. Периодически опо- вещает абонентов Табеля об изменениях и проводит консультации по запросам абонентов.

3.3.Осущестштяёт прием, учет, регистрацию, оформление док

у- ментов, их экспедиционную обработку, хранение, а также инфор мационно-справочную работу по документам.

3.4.Организует своевременное рассмотрение и подготовку док- лада руководству о поступающих документах, осуществляет конт- роль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.

3.5. Обеспечивает контроль за прохождением и исполнением до- кументов в подразделениях организации (и подведомственной сети,). Контролирует исполнение документов в установленные сро ки, обобщает и анализирует сведения о ходе и результатах испол- нения документов, систематически информирует руководство по этим вопросам.

3.6.Организует работы по составлению графика документообо рота и представляет его на утверждение руководителю организации. Контролирует соблюдение исполнителями графика документообо рота в целом.

3.7.Организует по поручению руководства подготовку проектов документов, обеспечивает их оформление и выпуск.

3.8.Создает и поддерживает в качественном состоянии справоч- но-информационный аппарат к документообороту организации.

3.9. Организует машинописное изготовление, копирование и оперативное размножение документов; разрабатывает и проектирует бланки документов.

3.10.Разрабатывает сводную номенклатуру дел организации, обеспечивает подготовку номенклатур дел структурными подразде лениями, обеспечивает хранение дел ц ведение архива традицион ных и машиночитаемых документов, а также оперативное исполь зование документной информации. Осуществляет контроль за пра вильностью оформления и формирования подразделениями дел и подготовке их к сдаче в архив организации.

3.11.Обеспечивает единый порядок отбора, учета, сохранности, качества обработки и использования документов, образующихся в деятельности организации (и подведомственной сети), для переда чи на государственное хранение

3.12.Организует работы по исполнению обращений .

3.13.Разрабатывает совместно с подразделениями организации мероприятия по совершенствованию форм и методов работы с до кументами, а также по повышению исполнительской дисциплины.

3.14.Осуществляет работу по формированию, ведению, попол нению информационной базы (ИБ) и банка данных (БД) для обес печения контроля исполнения документов и поручений.

3.15.Администрирует ИБ и БД. Организует защиту информации И документации, санкционирует допуск к информации.

3.16.Корректирует по согласованию со структурными подразде ле ними орган изашш соответствующие части Табеля форм докумен тов организации, Альбома форм документации.

Разрабатывает нормативную базу по организации работ с информационным фондом организации.

3.17.Изучает и внедряет передовой зарубежный и отечественный опыт работы с документами.

3.19. Осуществляет планирование работ подразделений c.iv ЛОУ, подготовку и предоставление отчетом о проделанной р,4. Права

Служба имеет право:

4.1. В соответствии с соглашениями и договорами запр.: lи получать информацию из внешних источников.

4.2. Запрашивать и получать от всех структурных полрл организации информацию, необходимую для осушесвлепияjдеятельности.

4.3. Принимать участие в созываемых руководством организации совещаниях представителей структурных подразделений организации, а также других учреждений и организаций ала рассмотрения вопросов, входящих в компетенцию службы и связанных с выполнением ее задач и функций.

4.4.Участвовать в научно-практических мероприятиях поналралениям деятельности службы.

4.5.Вносить предложения по совершенствованию работы и структурных подразделений, в том числе в области

, 4.6. Привлекать с согласия руководства организации сотрудников других структурных подразделений организации для выполнения работ, связанных с решением задач Службы.

4.7. Пользоваться относящимися к компетенции службы ннфор-;мационными фондами организации в соответствии с установленным разграничением прав доступа к информации.

4.8. Вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы, их поощрении и наложении на них взысканий.

4.9. Проводить проверки состояния документационного обеспечения в подразделениях и доводить итоги проверок руководителей подразделений для принятия соответствующих мер. Вносить предложения руководству о привлечении к дисциплинарной ответственности во всех случаях нарушения подразделениями и: должностными лицами установленных правил работы с документами.

4.10, Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с доку- ментами;

5. Ответственность

Служба ДОУ в лице руководителя несет ответственность за:

5.1.Несоблюдение трудовой и исполнительской дисциплины в службе.

5.2.Необеспечение сохранности и конфиденциальности информационных ресурсов организации в соответствии с установленным разграничением прав доступа к информации.

5.3 Несвоевременное и качественное выполнение функций службы, изложенных в настоящем положении.

5.4.Нерациональное распределение обязанностей между сотрудниками службы.

5.5.Необеспечение условий труда работников службы в соответствии с санитарными нормами.

5.6.Невыполнение положений Инструкции по делопроизводству , утвержденной в организации.

6. Взаимоотношения и связи

В процессе осуществления своих функций служба взаимодействует со следующими структурными подразделениями организации:

6.1. Со структурными подразделениями во вопросам: документационного обеспечения их деятельности; соблюдения

норм, правил, сроков и технологии информаиионно-документационного обеспечения;

исполнения поручений руководства организации, решений коллегиального органа;

корректировки Табеля форм документов организации;

обеспечения программными продуктами, необходимыми для функционирования документационного обеспечения управления, в том числе программами антивирусной защиты, бланками документов;

организации доступа к информационному фонду организации;

получения информации, поступающей в службу, в том числе на магнитных носителях и отправки подготовленной службой корреспонденции.

6.2.С юридическим лицом — по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов и подготовкой еженедельной и ежемесячной отчетности.

6.3.С хозяйственной службой — по вопросам обеспечения средствами организационной техники и расходными материалами к ней,

необходимой для функционирования Службы, мебелью, канцелярскими принадлежностями, предметами бытового обслуживания paботников.

6.4.С отделом кадров — по вопросам подбора, расстановки и повышения квалификации кадров.

 Скачать реферат