Организационное обеспечение деятельности отдела документационного обеспечения управления Костромской таможни

Подводя итоги данной главы, необходимо отметить, что в связи с тем, что Костромская таможня является самостоятельной серьезной государственной структурой, то и нормативно-правовая база в этой организации построена в соответствии с федеральными нормативами. Но все-таки для более точной регламентации делопроизводства в таможне необходимы Инструкция по делопроизводству Костромской таможни, еще одн

а должностная инструкция сотрудника этой службы, а так же внесение дополнения в уже созданное Положение об архиве.

В целом структура службы делопроизводства организована в Костромской таможни без противоречий Государственной системы документационного обеспечения управления[38], в связи с тем, что она является самостоятельным структурным подразделением, с прямым подчинением первому руководителю, т. е. Начальнику Костромской таможни.

2. Анализ организации технологии ДОУ документационного отдела в Костромской таможни.

2.1 Технология организации документооборота, начиная с источников доставки

Управленческая деятельность в любой организации основана на обработке поступающих официальных элементов независимо от способов их пересылки (получения) и видов носителей, а также на производстве документальной информации и официальных документов, предназначенных как для внутреннего использования в самой организации, так и для внешнего.

Это предполагает наличие технологии обработки. Для преобразования информации поступающих документов в информацию, направленную на достижение результата, служат специальные технологии. Учитывая ДОУ и специфику информационных процессов, на которых оно основывается, определение технологии ДОУ можно определить «как систему методов и способов сбора, передачи, обработки, накопления, хранения документов и документной информации на основе применения единых методических приемов и правил»[39].

Технологии ДОУ в соответствии с различием информационных процессов делятся на:

· технологии обработки поступающих и отправляемых документов (входящих и исходящих);

· технологии передачи (доведения) документальной информации конечному пользователю;

· технологии введения документов в информационную базу данных организации исходя из ее внутренней структуры(поисковые системы);

· технологии обработки документальной информации и накопления документов;

· технологии хранения и использования отдельных локальных групп документов(автоматизированная система управления).

В Костромской таможни технологии ДОУ так же являются неотъемлемой частью системы информационного обеспечения и играют очень важную роль. Это связано с большим потоком информации и необходимостью вовремя и быстро ее обработать, ведь от этого зависит вся функциональность самой таможни.

В настоящее время доставка документов в таможню осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи(см схему 2 разработанную автором в качестве наглядного материала).

Схема Источники поступления документов

С помощью почтовой и фельдъегерской связи в таможню доставляются письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте. Это значительно сокращает время на передачу информации и повышает надежность доставки.

Прием всей входящей корреспонденции и дальнейшее распределение осуществляется Главным государственным таможенным инспектором отдела документационного обеспечения.

По таким же источникам производится отправка документов (почтовой, фельдъегерской и электрической связью).

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в ОДО (ответственным за делопроизводство) таможни (в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 26.09.2000 № 725).

Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса или рассылки.

Документооборот – это «движение документов в таможенном органе с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки»[40]. От четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Несвоевременная обработка документов, особенно финансовых, может привести к отрицательным экономическим последствиям. Поэтому большое внимание всегда уделяется рациональной организации документооборота, быстроте и четкости и передачи документов для исполнения.

Под объемом документооборота таможни понимается количество документов, полученных и созданных в таможне за определенный период времени. Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности [41].

В документационном обеспечении выделяют три группы документов:

- поступающие (входящие);

- отправляемые (исходящие);

- внутренние.

Анализируя документооборот таможни за последние 2 года, была выявлена следующая тенденция:

Сведения по таможне в целом

Сведения по ОДО

· Входящие документы – происходит снижение входящих документов от вышестоящих таможенных органов. Это связано с вступлением нового ТК РФ, ведением новых нормативно-правовых актов и реструктуризации таможенной системы. Хотя входящие письма и количество обращений граждан возросло по той же причине.

 Скачать реферат