Организационное обеспечение деятельности отдела документационного обеспечения управления Костромской таможни

3. участка исходящей корреспонденции и регистрации приказов, распоряжений таможенного органа: осуществляет правильный автоматизированный учет, своевременную регистрацию, оформление и обработку исходящих документов, а также учет и регистрацию приказов и распоряжений таможенного органа;[30]

· Документовед 6-го разряда ОДО (является работником бюджетной сферы таможни): осуществляет своевременн

ое, качественное размножение и копирование документов для всех отделов таможенного органа; осуществляет своевременную обработку и отправку исходящей корреспонденции;[31]

· Начальник архивного отделения ОДО: руководит работой архивного отделения и отвечает за выполнение задач и осуществление функций, определенных положением об архиве; обеспечивать единый порядок отбора, учета, сохранности, качества обработки документов, образующихся в деятельности таможенного органа, для передачи на государственное хранение;[32]

В непосредственном подчинении начальника архивного отделения ОДО также находится государственный таможенный инспектор архивного отделения ОДО, который отвечает за комплектование архива документами, обеспечивает их учет, ткачество обработки, сохранность, отбор и исполнение, а также подготовку и передачу документов на государственное хранение[33].

Необходимо отметить, что в целях упорядочения работы ОДО со структурными подразделениями таможни и в целях улучшения организации документационного обеспечения в Костромской таможне назначены ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях таможни. Они подчиняются непосредственно своему начальнику структурного подразделения. Их основной задачей является ведение делопроизводства и осуществление контроля за исполнением документов в своем отделе или подразделении[34].

Просмотрев структуру отдела документационного обеспечения, выяснились некоторые несоответствие. А именно, во-первых, в связи с «Квалификационным справочником должностей служащих» должности «Документоведа 6-го разряда» не существует. Эта должность не может разделяться по разрядам. В соответствии с требованиями к квалификации существуют следующие должности: Документовед, затем Документовед II категории и самой высшей является Документовед I категории[35]. Во-вторых, изучив должностные обязанности сотрудника автор пришел к выводу, что данный работник соответствует должности «Делопроизводителя».

Без сомнения, в целом данная структура управления делопроизводственной службой является рациональной и эффективной, исходя из того, что все обязанности строго распределены между должностными лицами, количество которых оптимально.

1.3 Основные организационно-нормативные документы по делопроизводству

Документационное обеспечение управления как одна из форм социальной деятельности (оно реализуется людьми и для людей), не может быть эффективным без наличия соответствующих нормативно-правовой базы. Под нормативно-правовой базой понимается комплекс правовых актов, устанавливающих правила эффективного осуществления данной деятельности[36].

Основными нормативными документами по упорядочению делопроизводства в таможне, безусловно, являются Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенном органе (региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных постах) и ГОСТ Р 6.30-2003. Однако эти общеотраслевые нормативные документы не учитывают специфику ДОУ в Костромской таможне.

Проведенный практический анализ позволяет сделать вывод о том, что в целях совершенствования ДОУ и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов необходимо разработать и утвердить Инструкцию по делопроизводству Костромской таможни (далее – Инструкция). Инструкция должна устанавливать общие требования к функционированию службы документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами непосредственно в Костромской таможне. Она должна быть разработана в соответствии с основными положениями «Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива таможенных органов», с учетом новой редакции ТК РФ, Государственной системы документационного обеспечения управления[37] и на основе ГОСТА Р6.30-2003«Унифицированные системы организационно-распорядительных документов. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и учитывать все особенности работы ДОУ в Костромской таможне.

Структура инструкции должна отвечать как существу содержания самого делопроизводства, так и отражать специфику деятельности и правовое положение Костромской таможни, в нее должны быть включены следующие пункты:

1 Общие положение

2 Особенности подготовки и оформление отдельных видов документов

3 Правила оформления документов

4 Организация документооборота и исполнения документов

5 Поисковая система документов

6 Контроль исполнения документов

7 Организация работы с документами

8 Организация документов в делопроизводстве

9 Порядок передачи документов на хранение в архив. Комплектование архива.

Положения инструкции по делопроизводству не должны противоречить действующему законодательству в области информации и документации. Проект инструкции по делопроизводству дан в приложении № 3

В комплексе организационных документов особое место занимают должностные инструкции сотрудников службы ДОУ, в которых определены их основные функции, права, обязанности и ответственность. С помощью этого документа равномерно распределяется их нагрузка.

Учитывая предложения автора устранить несоответствие должности сотрудника (ныне делопроизводителя), возникает необходимость разработки новой должностной инструкции «Делопроизводителя», проект которой представлен в приложении 4

Еще одним нормативным актом является Положение, определяющее порядок образования, структуру, функции, права и обязанности структурного подразделения. Таковыми является «Положение об ОДО» и «Положение об архиве таможни». Изучив эти два документа автор предлагает дополнить Положение об архиве пунктом о взаимодействии архива с другими подразделениями, а именно:

6 Взаимосвязь с другими подразделениями

-с отделом документационного обеспечения – по вопросам документационного обеспечения управления;

-с отделом контроля – по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;

-с отделом кадров – по вопросам подбора и расстановки кадров и повышение их квалификации в условиях широкого использования мероприятий, связанных с научной организацией труда;

-с отделом эксплуатации функциональных подсистем и информационного обеспечения – по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий с применением средств вычислительной техники, оперативной обработки информации и соблюдению требований нормативно-методических документов – по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники.

Этот пункт позволит установить и урегулировать взаимоотношения архива с другими подразделениями в таможне, это не мало важно для его эффективной работы.

 Скачать реферат