Организационное обеспечение деятельности отдела документационного обеспечения управления Костромской таможни

Движение документов поступивших

на имя начальника таможни

Движение документов реестрового учета

Данный порядок входящих документов способствует избежанию прохождения повторных инстанций, тем самым уменьшая сроки рассмотрения вопросов и увеличивая быстр

оту принятия управленческих решений.

Тоже самое можно сказать и о порядке исходящих документов, включающая в следующие этапы обработка: сортировку, адресование, вложение в конверты, заклеивание, взвешивание, франкирование оформление почтового отправления.

Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт. А документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ (в отдельных случаях - начальника ОДО).

Отправляемая корреспонденция учитывается в:

· описях (заказная, сторонним организациям)

· реестрах (направляемая через фельдъегерскую службу) Вторые экземпляры описей и реестров с пометкой об отправке корреспонденции формируются в дела ОДО.

С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.

Телеграммы, составляемые в таможне, принимаются сотрудниками ОДО завизированными, подписанными, датированными, зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 28.08.97 № 1108.

Передача телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

Порядок работы с исходящими документами приведен автором на схеме 5.

Схема 5 Оперограмма движения исходящих документов

Движение исходящих документов

2.1.2 Порядок прохождения внутренних документов

Внутренний документ – это официальный документ, не выходящий за пределы организации, подготовившей его[42]

Прохождение внутренних документов в отделе на этапах их подготовки и оформления соответствуют прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов. Внутренние документы ОДО Костромской таможни, как и в любой другой организации, можно разделить по формам и назначению на 3 группы:

- Организационные документы, которые регламентируют деятельность таможни и в частности ОДО (Положения об ОДО, инструкции и т.п.);

- Распорядительные документы, издаваемые Начальником таможни, его заместителями и Начальником ОДО;

- Информационно-справочные документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (докладные и служебные записки, акты, справки и т.д.).

Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в правовую службу для проверки соответствия содержания документов действующему законодательству, а затем в ОДО, где сотрудниками осуществляется контроль за правильностью их оформления. Оформленные документы передаются на подпись Начальнику таможни в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей.

Копии подписанных Начальником распорядительных документов рассылаются в структурные подразделения в соответствии со списком рассылки.

Передача документов, зарегистрированных в ОДО, между другими структурными подразделениями таможни осуществляется только через ОДО (ответственного за делопроизводство). Документы передаются с соответствующей отметкой в РКК или списке рассылки.

Как уже было замечено при анализе документооборота, поток внутренних документов за последние годы возрос, особенно информационно-справочных документов (а именно докладных и служебных записок). Это объясняется более отлаженной работой между структурными подразделениями и правильным ведением делопроизводства, т.е. эффективной работой сотрудников ОДО.

2.2 Порядок работы с письменными и устными обращениями граждан и депутатов

Граждане Российской Федерации в соответствии со ст. 33 Конституции РФ имеют право обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения в органы власти (таможню) и это право следует рассматривать как важное средство осуществления и охраны прав личности[43]. Обращения граждан выражаются как в письменной, так и в устной форме. Они делятся на предложения, заявления и жалобы.

 Скачать реферат