Организационное обеспечение деятельности отдела документационного обеспечения управления Костромской таможни

Ежегодно в каждом структурном подразделении в том числе и в ОДО составляются описи на дела постоянного хранения. По этим описям документы сдаются в архив. Эти описи служат основой для подготовки сводной описи дел таможни, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение в соответствующий государственный архив.

Описи по установленной форме составляются в двух экземпляр

ах, один из которых остается в качестве контрольного в структурном подразделении, а другой вместе с делами представляется в архив через два года после завершения дел в делопроизводстве.

Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно.

Акты утверждаются Начальником таможни только после утверждения ЭПК архива. Только после этого таможня имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты, в соответствии с установленным порядком

Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, законченные дела с трехлетним сроком хранения в 2000 г. могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2004 г.

Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, составляется, как правило, на дела всего таможенного органа.

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемно-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляется под контролем должностного лица, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

Таким образом, существующий порядок организации делопроизводства ОДО в Костромской таможне в основном соответствует нормам и правилам ДОУ, но обладает рядом недостатков:

· отсутствуют необходимые организационные документы для ведения делопроизводства: Инструкция по делопроизводству Костромской таможни, Положение об экспертной комиссии. Не до конца разработана Положение об архиве таможни;

· Не соответствие с квалификационным справочником должностей; необходимость составления Инструкции Делопроизводителя

· встречаются нарушения правил оформления и подготовки документов;

· отсутствует номенклатура дел на текущий 2005год;

· устаревшая автоматизированная система делопроизводства;

Итак, для более эффективного, усовершенствованного и упорядоченного документационного обеспечения управления необходимо устранить все эти недостатки.

3. Предложения по совершенствованию документационного обеспечения деятельности ОДО Костромской таможни

3.1 Совершенствование нормативной базы отдела документационного обеспечения.

Проанализировав организацию технологий ДОУ документационного отдела Костромской таможни, были выявлены некоторые недостатки, которые определили основные направления совершенствования делопроизводства.

Нормативно-методические документы в отделе представлены не в полном объеме, а именно отсутствует Инструкция по делопроизводству Костромской таможни, Должностной инструкции делопроизводителя, Положение об экспертной комиссии.

Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением.

Она должна быть разработана в соответствии с основными положениями «Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива таможенных органов»[66], с учетом новой редакции ТК РФ, Государственной системы документационного обеспечения управления[67] и на основе ГОСТА Р6.30-2003«Унифицированные системы организационно-распорядительных документов. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и учитывать все особенности работы ДОУ в Костромской таможне.

Структура инструкции должна отвечать как существу содержания самого делопроизводства, так и отражать специфику деятельности и правового положения Костромской таможни[68]. Она должна иметь следующую структуру:

1 Общие положение

2 Особенности подготовки и оформление отдельных видов документов

3 Правила оформления документов

4 Организация документооборота и исполнения документов

5 Поисковая система документов

6 Контроль исполнения документов

7 Организация работы с документами

8 Организация документов в делопроизводстве

9 Порядок передачи документов на хранение в архив. Комплектование архива.

Инструкция по делопроизводству должна быть составлена максимально конкретно и фиксировать все основные моменты работы с документами. Она позволит регламентировать основные делопроизводственные этапы, сделать работу с документами в Костромской таможне более унифицированной, исключив возможность их утери, обеспечив оформление документов в соответствиями с требованиями современного законодательства. Проект инструкции по делопроизводству дан в приложении №1

В связи с тем, что в таможне действует комиссия по проведению экспертизы ценности документов, необходимо разработать положение, которое бы регламентировало ее деятельность.

Главною целью проведения экспертизы — освободить структурные подразделения таможни от малоценных документов, содержащих повторяющуюся или не имеющую ценность информацию[69].

Постоянно действующая экспертная комиссия создается для организации и проведения методической, практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда РФ, включая, научно-техническую, машиночитаемую и другую специальную документацию, образующуюся в процессе деятельности таможни, а также для осуществления руководства и координации деятельности экспертных комиссий подведомственных региональному таможенному управлению организаций. Основным документом, регламентирующим деятельность комиссии по проведению экспертизы ценности документов является именно Положение о постоянно действующей экспертной комиссии.

При разработке положения следует учитывать рекомендации действующего законодательства. В структуру положения о постоянно действующей экспертной комиссии должны входить следующие пункты:

1 Общие положения. Здесь приводится описание состава экспертной комиссии, указывается кто руководитель комиссии; определяются основные нормативные акты, которыми должна руководствоваться в своей деятельности комиссия.

2 Основные задачи ЭК.

3 Основные функции ЭК.

4 Права ЭК.

5 Организация работы ЭК. Здесь фиксируются взаимодействия в рамках совместной работы комиссии и структурных подразделений.

Положение об экспертной комиссии должно составляться в ОДО квалифицированным специалистом и утверждаться Начальником таможни, а перед утверждением согласовываться с Начальником архива таможни. Проект положения приводится в приложении № 5

 Скачать реферат