Документирование деятельности предприятия с участием иностранного партнёра
Содержание
Введение
1 Документирование деятельности предприятия с участием иностранного партнера
1.1 Назначение коммерческой переписки
1.2 Оформление коммерческих писем в зарубежной практике
2 Особенности написания деловых писем
2.1 Язык и стиль делового письма
2.2 Основные части делового письма
2.3 Дополнительные части делового письма
2.4 Оформление служебных и частных писем при переписке с иностранными адресатами
3 Разновидности писем в деятельности организации
Заключение
Список использованных источников
Приложения
Приложение № А
Приложение №Б
Приложение №В
Введение
Темой данной работы является: «Документирование деятельности предприятия с участием иностранного партнера.
Деятельность любой организации не обходится без документации. Составление, использование и хранение документов в соответствии с действующим законодательством обеспечит защиту интересов компании, увеличит эффективность управленческого труда.
Грамотно организованное делопроизводство начинается с классификации документов по назначению и принципам их подготовки и оформления.
Если организационно-правовая, распорядительная и информационно-справочная документация фиксирует в основном внутреннюю деятельность организации, то ее внешние контакты отражаются в деловой переписке. Задачей работы является рассмотрение видов служебной переписки с иностранными партнерами по коммерческой деятельности.
Важно не только знать, как правильно составить и оформить документ, нон уметь организовать работу с документом на всех этапах его прохождения от момента создания до исполнения.
Документирование деятельности предприятия с участием партнера в основном включает в себя коммерческая переписка, которая является одним из основных средств обмена информацией между иностранными партнерами, учреждениями, организациями, предприятиями и различными фирмами. Поэтому очень важным является умение правильно писать деловые письма в нужном стиле и тоне. В связи с этим целью данной работы принимается научиться правильному ведению коммерческой переписки в целом и написанию отдельных деловых писем в частности.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
- изучения особенностей стиля написания коммерческих писем;
- изучения определения и области применения каждого письма;
- описания хозяйственной ситуации;
- составления схемы коммерческой переписки связанной с описанной хозяйственной ситуацией;
- написания коммерческой переписки, содержащей следующие виды писем:
Письмо-просьба,
Сопроводительное письмо,
Письмо-подтверждение,
Письмо-напоминание,
Письмо-извещение,
Гарантийное письмо,
Письмо-запрос и ответ на него,
Заказ и ответ на него,
Оферта и ответ на нее.
В данной работе все поставленные задачи будут надлежащим образом выполнены. Далее приведены описания и результаты практических действий и теоретический изысканий произведенных в процессе работы.
1 Документирование деятельности предприятия с участием иностранного партнера
1.1 Назначение коммерческой переписки
деловая коммерческая переписка иностранный партнер
Коммерческая переписка объединяет различные по наименованию документы, посредство которых осуществляется информационные взаимосвязи контрагентов на различных этапах внешнеторговой сделки.
В коммерческой деятельности создаются различные комплексы документов, отражающие этапы заключения и выполнения сделки:
- документы по подготовке сделки (эти документы называют также контрактными документами);
- документы по подготовке экспортного товара к отгрузке;
- коммерческие документы;
- документы по платежно-банковским операциям (платежные или расчетные документы);
- страховые документы;
- транспортные и транспортно-экспедиторские документы;
- таможенные документы.
Коммерческая переписка не выделяется в самостоятельную группу документов, поскольку присутствует на всех этапах внешнеторговой сделки — от ее подготовки и заключения О завершения исполнения, отсюда тематическая широта коммерческой переписки — рекламного письма и письма-предложения до претензионного письма.
1.2 Оформление коммерческих писем в зарубежной практике
Не существует единого международного стандарта коммерческого письма, однако ряд стандартов Международной организации стандартизации устанавливает порядок оформления заголовочной части письма, где располагаются сведения об организации авторе документа, адресные сведения и ссылки на индексы инициативного и ответного письма. Кроме того, в практике коммерческой переписки сложились определенные правила составления и оформления писем. Эти правила выработаны практикой ведения переписки.
Учитывая, что в настоящее время отсутствует международный стандарт на оформление служебных писем, каждая страна, вступая в переписку с организациями, учреждениями, предприятиями других стран, вправе придерживаться тех правил и особенностей ведения переписки, которые сложились именно в этой стране.[1]
При оформлении писем за рубежом используются следующие реквизиты:
- сведения об отправителе (наименование организации-автора, ее почтовый и телеграфный адреса, телефон, телефон-факс, адрес электронной почты);
- ссылки на документы отправителя и получателя;
- дата;
- адрес получателя письма;
- указание на конкретное лицо;
- вступительное обращение;
- краткое содержание письма;
- текст письма
- заключительная формула вежливости;
- подпись;
- ссылка на приложение;
- сведения о рассылке копий письма.
Перечисленные реквизиты могут по-разному располагаться на документе.
Сведения об отправителе и постоянная часть ссылок на документы отправителя к получателя составляют рёквизиты бланка и печатаются при изготовлении бланков или включаются в электронный шаблон 6iанка. Наряду с наименованием организации, фирмы, как правило, указывается характер ее деятельности или организационно-правовая форма (Limited (Ltd) — общество с ограниченнёй ответственностью, Inс. (Incorporated) — корпорация и др.), а также логотип организации (товарный знак или знак обслуживания).
Ссылки на документы отправителя и получателя, как правило, указываются следующим образом:
Your reference: OR/75 Ваша ссылка: OR/75
Our reference: РL/112 Наша ссылка: РL/112
Ссылки позволяют связывать письмо-запрос или письмо-просьбу с письмом-ответом. Этот реквизит соответствует реквизитам нашего письма — «регистрационный номер документа» и «ссылка на дату и номер поступившего документа». В ссылках может быть указан порядковый номер документа краткое обозначение вида документа (например, OR order), инициалы составителя, индекс подразделения и т.д.
Дата письма указывается в верхней части справа. Существует два способа указания даты — британский (европейский) и американский.
Другие рефераты на тему «Бухгалтерский учет и аудит»:
- Учет труда и его оплаты
- Влияние организационно-технологических особенностей производства на построение учета затрат предприятий различных отраслей экономики
- Кредитные потребительские кооперативы граждан, процедуры проведения ревизии
- Предпосылки аудита и его задачи в рыночной экономике
- Анализ результатов финансово-хозяйственной деятельности предприятия, организации
Поиск рефератов
Последние рефераты раздела
- Несовершенство налоговой системы в России. Уход от налогов на примере ООО «ЛЭКС Ко. ЛТД» под руководством международного афериста Шин Денг Челя
- Проведение аудиторской проверки по результатам исследования документов, отражающих финансово-хозяйственную деятельность ООО «Глобал Строй», ООО «КОИНВЕСТ», ООО «Сахалин Дом», ООО «Анлес», ООО «ЛЭКС КО., ЛТД»
- Анализ финансовой отчетности
- Анализ финансового состояния предприятия и выработка предложений по его дальнейшему улучшению
- Анализ финансово-хозяйственой деятельности предприятия
- Анализ показателей бухгалтерской отчетности
- Анализ себестоимости продукции