Документирование деятельности предприятия с участием иностранного партнёра

Письмо-подтверждение - служебное письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п. Если подтверждается предварительная договоренность, в тексте письма следует коротко изложить ее суть, если подтверждается получение документов, необходимо назвать их, и т.д.

Ключевой языковой формулой этой разновидно

сти писем является: «Подтверждаем (получение документов, предварительную договоренность, согласие на .)».[4]

Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением.

Информационное письмо - служебное письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.

Информационные письма нередко носят типовой характер и рассылаются органами власти и управления различных уровней подведомственным организациям или организациям определенного типа. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, могут содержаться рекомендации и предложения.

Информационные письма могут содержать приложения. Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц.

Как правило, информационные письма подписываются руководителем организации.

Следующее письмо - это письмо-запрос. Письмо-запрос - служебное письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.

Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса. В обосновании могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы, так как организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью.

В целом письма-запросы составляются так же, как письма-просьбы. Письма-запросы, как правило, подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом.

В деловой переписке этот вид письма используется для получения информации об объекте общих интересов. Такой информацией может быть цена, количество, сроки поставки, качество и другие характеристики товара. В коммерческой, переписке составленной в этой работе письмо-запрос используется для выяснения фирмой-потенциальным покупателем конкретных сведений о минимальной партии интересующих его компакт-дисков, их цене, качестве, времени выпуска и иных характеристиках.

Третье письмо - это ответ на запрос. Письмо-ответ - служебное письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).

При составлении писем-ответов должен соблюдаться принцип языкового параллелизма: в тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, при условии, что письмо-просьба было составлено грамотно. Допущенные автором письма-просьбы ошибки переносить в письмо-ответ не допускается.

Не следует ссылку на поступившее письмо включать в текст письма-ответа («На Ваше письмо от№ .»). Для ссылки на поступившее письмо в составе реквизитов бланка есть реквизит «Ссылка на дату и номер поступившего документа», куда и вносятся сведения об инициативном письме.

Отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения, поэтому письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: «В связи с .».

В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату информацию о том, кто, на каких условиях, когда может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор письма такой информацией располагает.

Ответ на запрос в значительной степени зависит от содержания самого запроса. В случае, например, если в запросе содержалась просьба выслать конкретное предложение, то как такового ответа на запрос может и не посылаться, а сразу высылаться оферта (которая и будет содержать конкретные данные). В случае, если в запросе содержалась только просьба прислать образец, то ответом может стать высылка образца с сопроводительным письмом. Наконец, может быть послан и ответ на письмо, содержащий требуемые данные, как и происходит в нашей переписке.

Если в коммерческой переписке наступает такая ситуация, что ожидаемый ответ одного из партнеров по каким-либо причинам не поступает и невозможно с помощью других средств сообщения получить его, посылается следующий вид коммерческого письма - письмо-напоминание.

Содержание и тон письма-напоминания зависит от того, насколько важны для предприятия сведения или действия, задерживающиеся в связи с отсутствием информации от партнера. В зависимости от этих факторов письмо может содержать одну или две части. Письмо из двух частей включает в себя часть, собственно напоминающую и часть, содержащую меры, которые будут приняты в случае дальнейшего отсутствия вестей от партнера. В том случае, если информация не является важной или если никаких обязательств еще и не было, то вторая часть письма опускается. В приведенной ниже переписке письмо-напоминание написано без второй части так как обязательств фирмой дано не было и кроме того отправители письма заинтересованы в сохранении партнерских отношений с получателями.

Письмо-просьба - служебное письмо, цель которого - получение информации, услуг, товаров, необходимых организации-автору. Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем-просьб.

Письмо-просьба должно содержать обоснование просьбы и изложение самой просьбы. Обоснование должно предшествовать изложению просьбы. Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, ее типового характера, а также в случае, если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации, подразделения, должностного лица. Просьба излагается с помощью глагола «просить»: «Просим Вас провести . Просим Вас предоставить . Просим Вас сообщить» . и т.д. Просьба может формулироваться и без глагола «просить», например: «Надеемся на положительное решение вопроса . Надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше обращение» и т.п.

В одном письме может содержаться несколько просьб. В этом случае используются следующие языковые обороты: «Также просим Вас рассмотреть (предоставить, провести .) . Одновременно просим Вас .». (см Приложение №2)

Ответ на просьбу в значительной степени зависит от содержания просьбы и в принципе это может быть любое письмо. В данной ситуации просьба содержала среди иных сведений и просьбу гарантировать поставку и упомянутые в предшествующих письмах скидки. Поэтому ответом на письмо-просьбу здесь будет гарантийное письмо. Гарантийное письмо - служебное письмо, содержащее обязательство или подтверждение.[5]

Гарантийные письма адресуются организациям. Гарантироваться может оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы и др.

В тексте гарантийного письма содержится просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула: «Оплату (предоставление услуг и т.д.) гарантируем». Эта фраза является юридически значимым компонентом текста. Если в письме гарантируется произвести оплату, автор сообщает свои банковские реквизиты.

 Скачать реферат