Документирование деятельности предприятия с участием иностранного партнёра

Британский способ: 20 Мау 2002 или: 20 Мау, 2002

Американский способ: Мау 20 2002 или: Мау 20, 2002

В связи с различными традициями написания даты в европейских странах и США не рекомендуется использовать цифровой способ указания даты из-за возможности разного прочтения даты, например: 02.06.2002 (в одном случаё —2 июня 2002 г., в другом — 6 февраля 2002 г)

Адрес получателя письма о

формляется слева. В адресе указывается: кому направляется письмо и по какому почтовому адресу. Адресатом письма может быть физическое или юридическое лицо. Если письмо направляется организации, сначала дается ее наименование, затем почтовый адрес в следующей последовательности:

номер дома или здания, название улицы;

название города;

страна.

Например:

Continental Company

516 Sixth Avenue

USA

При адресовании писем необходимо учитывать традиции, характерные для отдельных стран например, в Великобритании после указания города может быть указано графство, США после названия города указывается название штата.

Слова Avenue, Street Place, и другие в адресе пишутся с большой буквы.

Если в названии фирмы присутствуют фамилия (например, W. Edvard&Co. Ltd) , перед названием фирмы принято ставить слово Messrs (господа).

Письмо может быть адресовано должностному лицу, в этом случае перед названием фирмы указывают фамилию и должность работника:

Если фамилия лица неизвестна, может быть указана только должность.

Указание на конкретное лицо — реквизит используемый тогда, когда автор заинтересован в том, чтобы письмо дошло до определенного лица. Если такой необходимости не, эта отметка отсутствует. Могут использоваться следующие варианты оформления указания на конкретное лицо.

Вступительное обращение — стандартная этикетная языковая формула обращения к адресату.

Мог использоваться различные формулы обращения, наиболее типичными являются:

Sir Madam

Sirs Masdames

Dear Sir Dear Madam

В обращении используются следующие сокращения: Мr — господин, Мrs —госпожа ( замужней Женщине), Мiss — госпожа (ж незамужней женщине), Мs госпожа (при неизвестном семейном положении).

В конце обращения в американской традиции — употребление двоеточия, в британской —запятой.

Краткое содержание письма — не обязательный элемент письма. Помещается после вступительного обращения перед текстом:

Order № 187

В юридической практике принято оформлять следующим образом:

In re: Contrakt 12/45

Re: : Contrakt 12/45

(Re сокращенное латинское выражение — по делу, относительно дела, вопроса).

Текст письма — самая важная часть письма. Как правило, каждое предложение текста выделяется в самостоятельный абзац, что облегчает восприятие содержания. Текст письма, как правило, состоит из двух-трех самостоятельных смысловых частей.

В зарубежной практике широко распространен так называемый блочный стиль оформления письма, в этом случае реквизиты письма и текст письма выравниваются по левому краю без абзацев. Между абзацами текста делается дополнительный пробел, чтобы облегчить восприятие письма. Заключительная формула вежливости — форма завершения письма, следующая за текстом. Оформляется, как правило, от границы левого поля, без абзаца.

Подпись размещается под Заключительной формулой вежливости от границы левого поля.

В подписи указываются: название фирмы так как оно дано в бланке письма, на следующей строке — подпись лица, затем — инициалы, фамилия и должность, ниже отдельной строк и может указываться наименование подразделения (отдела, департамент). Письмо может подписываться работником фирмы по поручению руководства, в этом случае в подписи обязательно указание — «по поручению».[2]

Ссылка на приложение. Реквизит письма, используемый в случае если письмо содержит документы-приложения, размещается в левом нижнем углу.

Сведения о рассылке копий письма. Реквизит используется при необходимости разослать письмо нескольким адресатам. В этом случае под отметкой о приложении проставляется сокращение — сс (от саrbon copy — копия) и указываются фамилии лиц или названия организаций, которым направляются копии письма. (см Приложение №1)

2 Особенности написания деловых писем

2.1 Язык и стиль делового письма.

Одной из главных особенностей делового письма являются стиль и язык их написания, которые должны подчиняться определенным ограничениям. Общие требования к стилю написания, языку и общему настрою письма состоят в том, что все письмо в идеале должно выражать с одной стороны радушие, но с другой и достоинство.

Письма написанные в таком стиле вызывают у читающего чувство искренности и дружеского расположения написавшего письмо. Однако в случае злоупотребления радушием письмо может вызвать обратный эффект и читающий потеряет интерес к письму.

Тон письма должен характеризоваться вежливостью и точностью - качествами неотъемлемыми в деловой корреспонденции. Однако общий настрой может меняться в зависимости от его содержания.

Письма, направляемые государственным деятелям и официальным лицам, прошения о приеме на работу должны отличаться более официальным и уважительным тоном, чем обычные деловые письма. Кроме того в обращении, адресе на конверте, приветствии и заключительной фразе(согласующейся с приветствием), должны быть употреблены определенные общепринятые официальные обращения, специфичные для каждой страны и каждого класса официальных лиц.

Каждое письмо преследует определенные цели и поэтому должно быть написано языком, в наибольшей степени способствующим лучшему достижению ее. Переписка между людьми, общающимися в течение определенного времени может иметь менее официальный тон в отличие от переписки между корреспондентами, впервые вступающими в контакт. Сообщение в письме должно быть изложено простым и естественным языком, полностью исключающим двойное толкование.

2.2 Основные части делового письма

Основными частями международного делового письма являются:

Шапка на фирменном бланке учреждения или частного лица

Ссылки и дата

Внутренний адрес

Приветствие

Основная часть письма

Заключительные фразы

Подпись

Шапка на фирменном бланке отпечатана вверху листа письма. Она обычно содержит название фирмы и почтовый адрес. Как дополнение может указываться номер телефона факс, телекс и телеграфный адрес(они могут быть и внизу листа). По законодательству некоторых стран на бланке требуется указать и определенную дополнительную информацию (имена директоров, адрес зарегистрированного офиса, место регистрации, .).

Многие шапки имеют специальное место оставленное для ссылок. Также некоторые шапки могут содержать эмблему фирмы или зарегистрированный фирменный знак.

Ссылка состоит из инициалов диктующего, за которыми следуют инициалы машинистки. Для ссылок можно использовать буквы и цифры, обозначающие сектор, отдел или иное структурное подразделение пишущего, номер дела и т.п. Дата может писаться разными способами. Обычно применяется тот способ, который принят в той стране, куда направляется письмо. Различают три основных формата:

 Скачать реферат