Информационные технологии обеспечения управленческой деятельности
В последнее время все большее число организаций, предприятий, фирм предпочитает покупать готовые пакеты и технологии, а если необходимо, добавлять к ним свое программное обеспечение, так как разработка собственных ИС и ИТ связана с высокими затратами и риском. Эта тенденция привела к тому, что поставщики систем изменили ранее существовавший способ выхода на рынок. Как правило, разрабатывается и
предлагается теперь базовая система, которая адаптируется в соответствии с пожеланиями индивидуальных клиентов. При этом пользователям предоставляются консультации, помогающие минимизировать сроки внедрения систем и технологий, наиболее эффективно их использовать, повысить квалификацию персонала.
Автоматизированные системы проектирования — второй, быстроразвивающийся путь ведения проектировочных работ. В области автоматизации проектирования ИС и ИТ за последнее десятилетие сформировалось новое направление — CASE (Computer-Aided Software/System Engineering). Лавинообразное расширение областей применения компьютеров, возрастающая сложность информационных систем, повышающиеся к ним требования привели к необходимости индустриализации технологий их создания. Важное направление в развитии технологий составили разработки интегрированных инструментальных средств, базирующихся на концепциях жизненного цикла и управления качеством ИС и ИТ управления. Они представляют собой комплексные технологии, ориентированные на создание сложных автоматизированных управленческих систем и поддержку их полного жизненного цикла или ряда его основных этапов. Дальнейшее развитие работ в этом направлении привело к созданию ряда концептуально целостных, оснащенных высокоуровневыми средствами проектирования и реализации вариантов, доведенных по качеству и легкости тиражирования до уровня программных продуктов технологических систем, которые получили название CASE-системы или CASE-технологии [24].
В компании «ТНК-ВР Менеджмент» была внедрена информационная система Contracts. При этом преследовались следующие цели:
· Функциональное средство для хранения и отслеживания статуса договоров
· Хранение и предоставление информации по счетам (оплата и начисления)
· Отслеживание времени, затраченного визирующими департаментами на утверждение договора и счетов
· Предоставление другим департаментам информации по договорной работе.
Зачем нам нужна система Contracts? Ответ представлен на рис.9 и в таблице 2.
Рисунок 9. Изменения в управленческой системе
Таблица 2 - Функциональные особенности системы
|
№ |
Признак |
Характеристики |
|
1 |
Общие особенности системы |
- функциональность - интерактивный интерфейс - простота в использовании - наличие раскрывающихся списков - наличие различных форм и отчетов - возможность выделения и сортировки - наличие уведомляющих сообщений - двуязычный интерфейс пользователя - уровень защиты для различных групп - удаленный доступ к системе - хранение текущих данных, возможность архивации - совместимость с другими системами |
|
2 |
Режим выделения и сортировки |
- по номерам заявок - по номерам договоров - по предмету договора - по фамилии подателя заявки - по фамилии специалиста по договорной работе - по фамилии владельца лимита персональной ответственности - по номеру счета - по фамилии проектного менеджера |
|
3 |
Формы и отчеты |
- по всем договорам по фамилии инициатора договора - по всем договорам по фамилии ответственного менеджера - по всем договорам по фамилии специалиста по договорной работе - по всем договорам за определенный период времени - по всем договорам по определенному предмету договора - по счетам, имеющим определенный номер - по общей сумме нескольких договоров за определенный период времени - по общей сумме определенного договора за определенный период времени - другие формы и отчеты по запросу |
|
4 |
Вычисления |
- общая фиксированная сумма по договорам - общая сумма оплаченных счетов - уровень выплат от суммы договоров или ключевым этапам |
|
5 |
Уведомления |
- при превышении расходов уровня 80% от общей суммы договора - за 30 дней до даты окончания действия договора - о неоплаченных счетах - о неоплаченных авансовых платежах |
Компоненты системы и ее системная логика представлены на рисунках 10 и 11 соответственно.
Рисунок 10. Компоненты системы
Рисунок 11. Информация и системная логика
Этапы договорной работы в Contracts
Оформление заявки à Стадии утверждения à Оплата счетов à Распределение затрат à Начисления à Продление или завершение договора
Пользователи и функции (рис.12):
Рисунок 12. Пользователи и функции системы
В качестве реализации системы автоматизации был выбран продукт компании Microsoft СУБД Access 2003.
Microsoft Access – это самая популярная сегодня настольная система управления базами данных. Успех Microsoft Access заключается в прекрасной реализации продукта, рассчитанного как на начинающего, так и квалифицированного пользователя. Одно из основных преимуществ MS Access – тесная интеграции с популярным офисным пакетом Microsoft Office.
3.4 Стратегические возможности информационных технологий
Информационные технологии не только изменили способ работы людей, они также изменили способ конкуренции предпринимателей. Хотя первые компьютеры использовались предпринимателями, чтобы повысить эффективность, автоматизируя то, что выполнялось прежде вручную, автоматизация считается само собой разумеющейся в веке информации. Сегодняшние фирмы не только автоматизируют, но и активно разыскивают новые способы использования ИТ для достижения превосходства над конкурентами.
Новый способ конкурировать
Предприниматели стремились достигать конкурентного преимущества в прошлом (Porter, 1980), конкурируя одним из двух способов:
·стоимостью, т.е. дешевыми товарами или услугами;
·дифференцированием продуктов или услуг, конкурируя на восприятии клиентом качества продукции и услуг.
Скачать реферат