История развития отдельных элементов формуляра документа XVI-н. XX вв.

Большую группу документов составляли акты. Об их видах, порядке составления и засвидетельствования подробно говорится в "Законах гражданских", опубликованных в X томе "Свода законов Российской империи".

3.2 Автор документа

Изменилось оформление автора документа. Эти изменения касались, прежде всего, документов коллективных авторов. В 1801 г. были отменены ука

зы, запрещавшие принимать прошения за несколькими подписями[45]. Расширяется круг авторов: по указу от 1 октября 1831 г. духовные завещания могли составлять и крестьяне[46].

Кроме того, автором служебного документа стали считать учреждение. Предписывалось размещать обозначение автора в левом верхнем углу. С 30-х гг. XIX в. появляются бланковые надписи. Они писались от руки, изготовлялись типографским способом или проставлялись с помощью резинового штемпеля. Бланки были двух видов. Один включал: наименование ведомства, учреждения, структурной части, от которой исходил документ, номер его по реестру исходящих документов, указание места составления. Кроме того, в состав бланка иногда входил заголовок к документу (см. приложение 1).

Другой вид бланка состоял из обозначения штатного названия должности лица, от которого документ исходит.

На бланках писали обычно письма, иногда на бланках писали и отпуски (черновики) писем. В этом случае на левом поле документа указывалось, кто подписывал документ ("подписал", "скрепил").

Указы, журналы, протоколы, записки и др. писались на чистых листах бумаги, без бланков. В "Положении о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве" указывалось, что на бумаге без бланка пишутся "всеподданнейшие" рапорты и прошения.

3.3 Дата документа

Дата составления документов обозначалась по-разному для каждого вида. Так, в высочайше утвержденных мнениях Государственного Совета она указывалась в заголовке, в манифестах и именных указах Сенату, кроме того, дата ставилась в конце текста: в манифестах перед подписью, в указах - после подписи.

В письмах дата составления документа обозначалась отдельной строкой внизу документа, с левой стороны или в бланке документа после наименования структурной части учреждения. Имеются даты получения, регистрации (в регистрационном штампе),

даты резолюций, направление на исполнение ("С.Я. Никитинскому, 26 января 1910 г. "), исполнение документа, подписания его к печати и опубликования.

3.4 Адресат документа

Обозначение адресата в XIX в. имелось на сношениях, прошениях, жалобах, отзывах. Правила его написания определялись соподчиненностью учреждений. В сношениях равных учреждений и низших с высшими адресат начинался с предлога "в": "В Правительствующий сенат", "В Палату гражданского суда". В отношениях высших присутствующих мест с низшими адресат писался в дательном падеже, что означало: такому-то присутственному месту что-то предписывается или предлагается. Например: "Уездному суду", "Губернскому правлению".

Если документ адресовался конкретному должностному лицу, то при сношениях низшего должностного лица с высшим перед обозначением должности и фамилии указывался его титул - "его превосходительству", "его высокоблагородии", "его благородию" и т.п.

В сношениях равных между собой властей и старших с младшими титул опускался.

В проектах рационализации делопроизводства во второй половине XIX - начале XX вв. адресованию документов уделялось особое внимание. Так, "Положением о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве" 1911 г. предусматривалось направление документа непосредственно к исполнителю.

Всеобщее употребление конвертов относится к первой четверти XIX в. На них повторяли адресат документа.

3.5 Удостоверение документа

Правила подписания документа по-прежнему определялись для каждого вида документа. Манифесты, именные указы Сенату имели собственноручные подписи царя. На копиях этих документов делалась запись: "На подлинном собственною е. и. в. рукою подписано: "Николай"[47].

Законы повторяли установленные в XVIII в. правила подписания журналов заседаний, отношений, просительской документации, актов, допросов. Снова характер подписи зависит от адресата.

В законе XIX в. подчеркивалось, что справки, сведения, записки, переводы подписывались теми, "коими они были составлены"[48].

Особое внимание обращалось на оформление выписок и копий. В конце их указывалось, кто подписал подлинник: "Подлинный подписали…" или "На подлинном надписано". Заверяли копии должностные лица: "Верно: вице-директор…".

Более детально определяется порядок скрепления документов. Указы Сенату скреплялись председателем Совета Министров. Документы, составлявшие переписку министра, скреплялись директором департамента, в котором они готовились, и подписывались министром. Документы, исходившие из департаментов, скреплялись начальником отделения и подписывались директором департамента, исходившие из отделения - соответственно столоначальником и начальником отделения.

В регистрационных журналах, описях документов, на отпусках скрепу ставил делопроизводитель.

Для удостоверения документов XIX в. употреблялись три государственные печати: большая, средняя и малая. Применение их было строго регламентировано в зависимости от вида и назначения документа.

Кроме подписи и печати, некоторые виды документов утверждались. Отметка об утверждении на мнениях Государственного совета, например, писалась в 80-х гг. в конце текста документа: "Воспоследовавшее мнение в общем собрании Государственного совета утвердить соизволил и повелел исполнить"[49].

На документах начала XX в. отметка об утверждении делается после заголовка над текстом документа. На его копии отмечалось: "На подлинном собственною е. и. в. рукой подписано: "Быть по сему". Эта запись скреплялась государственным секретарем.

Отметка об утверждении делалась на уставах ("Государь император устав сей рассматривать и высочайше соизволил в Петергофе в 5 день июля 1902 г. "), положениях ("Быть по сему") [50].

В начале XX в. акт утверждения документа оформляется специальным грифом. Так, на документе 1915 г. об условиях выдачи ссуд эвакуируемым предприятиям в левой верхней его части выделялась отметка об утверждении (см. приложение 2).

3.6 Резолюция

Резолюции имели конкретные указания по решению вопроса: "Разрешаю перевести в … класс гимназии без испытаний", или "К докладу со справкою". Для документов, не требующих ответа, писалось: "К сведению". Под решением Совета министров Министерства, записанном в журнале, министр писал: "исполнить".

3.6.1 Отметки на документе

В XIX в. в правилах оформления документов большое место отводилось "особым отметкам". Они подчеркивали степень важности документа: "нужное", "весьма нужное", "секретное", "в собственные руки", "конфиденциально", "строго конфиденциально". Эти отметки делались на правой стороне страницы документа. Другого рода отметки фиксировали дату поступления документа и его регистрации. В конце документа, на последней его странице указывалось, когда и за каким номером документ был исполнен или ставилась отметка: "к делу".

 Скачать реферат