Совершенствование документирования управленческой деятельности

Функции системы

- Создание проектов ЭД «во исполнение» резолюций или с целью разработки инициативных документов;

- Автоматизированное проведение процессов согласования и утверждения проектов с маршрутизацией пересылки, контролем сроков рассмотрения и исполнения;

- Регистрация в автоматизированном режиме поступивших бумажных документов и ЭД, возникших в результате утверждения проекто

в;

- Регистрация в автоматизированном режиме переданных по электронной почте документов, в том числе снабженных ЭЦП и криптозащитой;

- Работа с взаимосвязанными документами;

- Сканирование и распознавание бумажных документов с помощью встроенной OCR–технологии и портативной цифровой ручки C–Pen;

- Прикрепление к регистрационной карточке ЭОД (электронного образа документа);

- Разграничение прав доступа к прикрепленным файлам ЭОД;

- Предоставление каждому должностному лицу (участнику делопроизводственного процесса) своего личного «кабинета», чем достигают доступа лиц только к тем документам, которые относятся к их компетенции;

- Рассылка ЭД и поручений по сети (в «кабинеты» должностных лиц);

- Полнотекстовый и атрибутивный поиск ЭД;

- Отправка по электронной почте исходящих ЭД, защищенных ЭЦП и шифрованием с помощью сертифицированных средств;

- Хранение документов;

- Обеспечение юридической правомочности;

- Справочно–аналитическая работа [51].

Таким образом, в совокупности функций СЭД «Дело–Предприятие» обеспечит полный цикл документооборота и документирования АГИО.

В типовой комплект системы входит:

1. Серверное ПО;

2. Клиентское ПО;

3. Комплект документации;

4. Гарантийные обязательства: горячая линия (электронная почта и телефон), поставка новых версий системы (бесплатно), выезд специалистов на объект заказчика (при невозможности оказать помощь по горячей линии).

3.1.2 Внедрение СЭД «Дело–Предприятие»

Проведя анализ должностных инструкций и положений о структурных подразделениях АГИО, мы выяснили, в каких секторах деятельности в функциональные обязанности служащих администрации входит создание, оформление и работа с документами. Таким образом, установка системы «Дело» необходима на следующих рабочих местах:

- Руководитель АГИО — 1 АРМ;

- Заместители Губернатора ИО — 9 АРМ;

- Заместители руководителя АГИО — 4 АРМ;

- Полномочный представитель Губернатора в Законодательном собрании ИО — 1 АРМ;

- Секретариат руководителя АГИО — 3 АРМ;

- Отдел по вопросам обеспечения конституционных прав граждан при Губернаторе ИО — 5 АРМ;

- Комиссия по правам человека при Губернаторе ИО — 6 АРМ;

- Протокольно–организационный отдел при Губернаторе ИО —

3 АРМ;

- Главное правовое управление Губернатора ИО — 5 АРМ;

- Контрольное управление Губернатора ИО — 4 АРМ;

- Управление Губернатора ИО по взаимодействию с Федеральными округами — 2 АРМ;

- Управление Губернатора ИО по региональной политике — 3 АРМ;

- Управление Губернатора ИО по государственной гражданской службе, кадрам и государственным наградам — 4 АРМ;

- Управление Губернатора ИО по правоохранительной и оборонной работе — 5 АРМ;

- Управление Губернатора ИО по связям с общественностью и национальным отношениям — 2 АРМ;

- Управление документационного обеспечения Губернатора ИО —

6 АРМ;

- Управление пресс–службы и информации Губернатора ИО —

2 АРМ;

- Экспертное управление Губернатора ИО — 4 АРМ.

Итого: для эффективного ведения документооборота и, как следствия, документирования управленческой деятельности АГИО требуется установка СЭД «Дело–Предприятие» на 69 рабочих местах.

3.1.3 Расчёт стоимости внедрения СЭД «Дело–Предприятие»

В материальные расходы на внедрение СЭД «Дело–Предприятие» входит:

1. Приобретение лицензии на каждое АРМ;

2. Обучение пользователей системы:

- Обучение специалиста отдела информационного обеспечения;

- Обучение должностных лиц АГИО, в чьи обязанности входит создание, оформление и работа с документами.

3. Приобретение ПК, кабеля, разъёмов в отдел приёма и отправки корреспонденции.

Для расчёта стоимости внедрения системы по пунктам 1 и 2 мы воспользовались прейскурантом компании ЭОС, действительным по состоянию на 1 марта 2008 года (Приложения № 4, 5) [50]. Так как ЭОС имеет официальных дистрибьюторов (ООО «Офис–Док», ООО Информационное агентство «Референт») и дилера (ООО «Решение») в г. Иркутске, приобретение ПО и обучение не повлечёт дополнительных расходов на доставку комплекта «Дело–Предприятие» и выезд специалистов. Примерный расчёт пункта 3 произведён в соответствии с прейскурантом одной из фирм г. Иркутска [51] (Приложение № 6), занимающихся поставкой и продажей компьютерной техники и комплектующих (дальнейший выбор поставщика в соответствии с результатами тендера).

1. Приобретение лицензии на каждое АРМ (была выбрана установка под СУБД Microsoft SQL: причинами тому послужили меньшая стоимость, почти на 33%, по сравнению с установкой под СУБД Oracle, профессиональные знания и предпочтения специалиста отдела информационного обеспечения АГИО):

(руб.)

2. Расходы на обучение пользователей системы:

- Обучение специалиста отдела информационного обеспечения (курс по установке — «Администратор БД», базовый курс по системам «Дело» — «Системный технолог»):

4800 + 19200 = 24000 (руб.)

- Обучение должностных лиц АГИО, в чьи обязанности входит создание, оформление и работа с документами (базовый курс электронного документооборота, группа до 12 человек):

(групп)

(руб.)

3. Приобретение ПК, кабеля, разъёмов в отдел приёма и отправки корреспонденции:

4.

 Скачать реферат