Совершенствование документирования управленческой деятельности

- Осуществление контроля в сфере размещения государственных заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд области;

- Контроль за реализацией приоритетных национальных проектов и областных государственных целевых программ;

- Производство по делам об административных правонарушениях в установленной сфере деятельности в порядке, предусмотренном зако

нодательством.

Исполнительно–распорядительные, контрольные и иные функции реализуют самостоятельные структурные подразделения АГИО в соответствии с положениями о таких подразделениях [17].

2.1.3 Структура администрации Губернатора Иркутской области

В соответствии с Уставом ИО [16] администрация состоит из руководителя АГИО, его заместителей, руководителя протокола Губернатора, полномочного представителя Губернатора в Законодательном собрании ИО, пресс–секретаря и референтов Губернатора, иных должностных лиц. Многие из перечисленных лиц входят в состав самостоятельных структурных подразделений администрации: управления (главное правовое, контрольное, экспертное, секретариат руководителя АГИО (на правах управления), по взаимодействию с Федеральными округами, по региональной политике, специального обеспечения аппарата Губернатора, по государственной гражданской службе, кадрам и государственным наградам; по правоохранительной и оборонной работе, по связям с общественностью и национальным отношениям, документационного обеспечения аппарата Губернатора ИО, финансового обеспечения аппарата Губернатора ИО, пресс–службы и информации), отделы (по вопросам обеспечения конституционных прав граждан, протокольно–организационный)http://www.govirk.ru/qa/1886.html, комиссия по правам человека при Губернаторе ИО. Главенствующая власть в АГИО принадлежит Губернатору (Приложение № 1).

Губернатор и руководитель АГИО дают указания и поручения в письменной форме заместителям, руководителям иных ИОГВ. Письменные указания и поручения оформляют распоряжениями, приказами, служебными записками. Неисполнение указаний и поручений влечёт дисциплинарную ответственность в соответствии с законодательством об областной государственной службе и Трудовым Кодексом РФ [8, 2].

Контроль за деятельностью администрации в соответствии с Конституцией РФ, Федеральным и областным законодательством осуществляют Губернатор ИО, Законодательное собрание ИО, Контрольно–счётная палата ИО, Президент РФ, Федеральные органы исполнительной власти, органы прокуратуры и суды.

2.2 ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ

В процессе управленческой деятельности внутри каждого структурного подразделения АГИО создают и оформляют документы, которые, исходя из своих функций, обеспечивают управленческий процесс в организации.

Функции регулирования документирования (соблюдение правильности создания и оформления документов, рационализации работы с ними) в администрации осуществляет УДО (управление документационного обеспечения) аппарата Губернатора. Оно является её самостоятельным структурным подразделением. В своей деятельности УДО руководствуется действующим законодательством, распорядительными актами Федеральных органов власти и управления, Уставом ИО [16], инструкцией по делопроизводству АГИО [19], Положением об УДО [18].

2.2.1 Основные задачи и функции управления документационного обеспечения аппарата Губернатора Иркутской области

Основными задачами УДО являются обеспечение четкой организации работы с документами, планирование, организация и совершенствование деятельности управления. Для осуществления указанных задач на УДО возложены следующие функции:

- Контроль за состоянием делопроизводства в администрации;

- Обеспечение условий для эффективного документационного обеспечения деятельности Губернатора и должностных лиц АГИО;

- Разработка унифицированных форм документов, систем документации, табелей документов различного назначения, классификаторов документов и информационных показателей; сокращение их количества и оптимизация документопотоков;

- Справочно–информационная работа;

- Обеспечение своевременного рассмотрения входящей, исходящей и внутренней документации;

- Осуществление систематического контроля за своевременным исполнением документов;

- Осуществление приема, регистрации, хранения, учета, доставки в подразделения и рассылки поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции;

- Оформление и рассылка распорядительных документов; контроль за правильным и своевременным составлением и оформлением документов, формирование их в дела;

- Подготовка дел к сдаче на архивное хранение, в том числе и в государственный архив; участие в отборе документов на государственное хранение;

- Проведение экспертизы ценности документов;

- Организация работы заседаний при руководстве администрации; контроль за выполнением принятых решений;

- Участие в разработке НИТ, базирующихся на использовании компьютерной техники, проектировании и актуализации БД;

- Разработка нормативно–методических документов по вопросам ДОУ;

- Разработка проектов правовых и иных актов;

- Формирование предложений о ежегодном плане и показателях деятельности УДО;

- Рационализация рабочих мест работников УДО;

- Участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров УДО;

- Изучение и обобщение передового отечественного и зарубежного опыта в области ДОУ;

- Осуществление иных функций в соответствии с Федеральным и региональным законодательством [18].

2.2.2 Структура управления документационного обеспечения аппарата Губернатора Иркутской области

Для распределения деятельности по этапам работы с документами УДО поделено на отделы: приёма и отправки корреспонденции, учёта и контроля исполнения документов, копировально–множительное бюро, архив (Приложение № 2).

Между отделами УДО функции распределены следующим образом:

Отдел приёма и отправки корреспонденции

- Приём поступающих документов, их сортирование и распределение по структурным подразделениям администрации;

- Регистрация входящих и исходящих документов;

- Доставка документов в структурные подразделения администрации;

- Контроль за оформлением исходящих документов в отношении визирования, согласования, соответствия действующим требованиям оформления;

- Обработка (конвертование, взвешивание, штемпелевание) и отправка исходящих документов;

- Заполнение реестров отправляемой корреспонденции;

- Количественный учёт документооборота [23].

Отдел учёта и контроля исполнения документов

- Формирование и ведение справочно–информационного массива;

- Учёт документов с грифом «коммерческая тайна», «конфиденциально», находящихся в структурных подразделениях администрации;

- Оформление и рассылка распорядительных документов по указанию начальника УДО;

- Составление номенклатуры дел, формирование дел, подготовка дел к сдаче в архив АГИО, а также к сдаче в Государственный архив;

 Скачать реферат