Совершенствование документирования управленческой деятельности

— стоимость автоматизации.

, (7)

где — объём документооборота;

— стоимость обработки одн

ого документа, равна 50 рублям.

Стоимость обработки одного документа приведена в соответствии с результатами исследований ВНИИДАД [36].

(8)

Произведём расчёт первоначальной производительности труда , имеющейся до проведения мероприятий по совершенствованию документирования управленческой деятельности организации:

(руб.)

(ед.)

(руб./чел.)

(ед.)

Таким образом, первоначальная производительность труда составляет 308450,89 единиц, при фондоотдаче автоматов в 4,777 единиц и автоматизированности труда в 64570 рублей на человека.

Для расчёта производительности труда , прогнозируемой после внедрения проекта также воспользуемся формулой (5):

(руб./чел.)

(ед.)

Соответственно, прогнозируемая производительность труда составит 452394,64 единиц.

Расчёта роста производительности труда произведём по формуле (4):

(%)

3.2.4 Вывод

При проведении оценки предложенных мероприятий по совершенствованию документирования управленческой деятельности АГИО, были достигнуты положительные результаты (Таблица 3.2.2), обусловленные экономическим (Рис. 3.2.1) и производительным эффектом (Рис. 3.2.2).

Таблица 3.2.2

Сводные показатели проекта

Рис. 3.2.1 Финансовый профиль проекта

Реализация проекта позволит устранить выявленные недостатки и оптимизировать их следствия, выражающиеся в нерациональном использовании ресурсов и повышенной трудоёмкости процесса.

Рис. 3.2.2 Трудовой профиль проекта

Полученные показатели позволяют сделать вывод о целесообразности реализации проекта.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

На сегодняшний день следование тенденциям оптимизации и рационализации деловых процессов, в том числе документирования управленческой деятельности, свидетельствует о высокой организации системы, её нацеленности на становление, выживание, развитие и процветание.

Проведенный анализ выявленного состояния дел в практике свидетельствует о том, что в настоящий момент мир и Российская Федерация, в частности, дошли до того этапа в развитии, на котором остро встаёт проблема повышения качества управления и всех сопутствующих ему операций.

Сочетание предложенных направлений совершенствования документирования управленческой деятельности администрации Губернатора Иркутской области способствует достижению прямых целей организации, описанных в основных положениях дипломной работы. Таким образом, благодаря обеспечению эффективной адаптации выработанного стиля управления процессом к меняющимся условиям внешней среды происходит движение вперед, то есть прогресс.

Администрация Губернатора Иркутской области является организацией, деятельность которой строго регламентирована и заключена в рамки стандартов, инструкций и унифицированных форм, поэтому совершенствование документирования её управления опирается, в основном, на автоматизацию деловых процессов с учётом прогрессивных методов современной науки и техники. Автоматизация работы с документами является важным условием повышения оперативности управленческой деятельности, сокращения трудозатрат на документирование, обработку и передачу документированной информации, усиления контроля исполнения, рационализации и сокращения количества документов.

При разработке проекта по рационализации документирования управленческой деятельности рассматриваемой организации мы прибегли к внедрению системы автоматизации и электронного документооборота «Дело–Предприятие», разработанной специально для организаций ведомственного типа, крупных субъектов управления. Нами была предложена бумажно–электронная модель документооборота, при которой в ходе документирования любой документ организации проходит путь из кабинета должностного лица, инициировавшего его создание, до списания в дело по исполнении. При этом созданная модель документирования, в отличие от прежней, позволяет экономить временные, трудовые, материальные ресурсы; способствует пропорциональности, непрерывности, параллельности, прямоточности, ритмичности прохождения документов, что соответствует принципам рационализации процессов; в целом способствует успешному управлению организацией.

В дальнейшем, при переходе с бумажно–электронной на электронную модель ведения документооборота и документирования возможно наращивание системы «Дело–Предприятие» функциональной подсистемой «Архивное дело» и дополнительными опциями «Сканирование», «Поточное сканирование» и «Fine Reader». При необходимости взаимодействия с внешними агентами посредством передачи и приёма данных в электронном виде возможно подключение опции «ЭЦП и шифрование». Для удалённых рабочих мест возможна установка опции «Дело–Web». Описанные возможные доработки обусловлены планомерным развитием системы и, соответственно, требуют дополнительных материальных затрат.

 Скачать реферат