Безналичные расчеты и кассовые операции гостиничных организаций

Дежурный аудитор гостиницы ООО «Изольда» собирает счета в специальную папку гостя, так называемый portfolio. Дежурный аудитор ООО «Изольда» также несет ответственность за проверку тарифов. Тариф — ставка оплаты за определенные услуги. Стоимость номера в документе, подтверждающем бронирование, должен соответствовать фактической стоимости.

3. Отражение хозяйственных операций по учету расчетов

с клиентами в

гостинице ООО «Изольда» с помощью автоматизированных систем

Комплексная автоматизация гостиницы на основе специализированных программных средств позволяет:

· накапливать полную, достоверную, актуальную информацию о текущем состоянии гостиницы;

· эффективно управлять:

o на оперативном уровне, т.е. быстро реагировать на изменения ситуации в гостинице;

o на тактическом уровне (повышение сервиса для гостей и качества роботы персонала);

o на стратегическом уровне (использовать накопленную информацию);

· полностью автоматизировать бизнес-процесс работы с клиентом - от приема заявок до окончательного расчета;

· достигать наибольшего заполнения номеров гостиницы.

Автоматизированные системы управления гостиницей спроектированы таким образом, чтобы была возможность мгновенного сбора информации по стоимости всех услуг, которые оказываются постояльцем гостиничными службами ООО «Изольда»: проживание, телефонная связь, телевидение, Интернет, системой индивидуальных сейфов, прачечными и т.п.

Система автоматизации гостиничного комплекса ООО «Изольда» базируется на скоординированном взаимодействии нескольких систем, поставляемых в гостиницу различными компаниями. Наиболее распространенные на Российском рынке программные средства автоматизации управления гостиницей представлены в таблице 3.1

Таблица 3.1-Программные средства автоматизации управления гостиницей

Программный комплекс-это совокупность взаимосвязанных программных средств, обеспечивающих автоматизацию всех функций по управления гостиницей.

К функциям управления гостиницей ООО «Изольда» относятся:

o описание и контроль состояния номерного фонда;

o формирование тарифных планов на проживание и дополнительные услуги;

o работа по заявкам, по которым планируется приезд гостей. Заявка – это документ (письмо, телекс, телефонограмма, электронное письмо) от организации- потребителя с просьбой о предоставлении мест для поселения;

o бронирование номеров

o свободное поселение, ускоренное размещение, поселение в забронированный номер;

o ведение счетов гостей; организация оплаты по безналичному расчету;

o контроль оплаты и оформление выезда;

o ведение архива гостей;

o формирование статистики и отчетов о работе гостиницы;

o функции консьержа (хранение и предоставление гостям информации о достопримечательностях и прочих объектах, представляющих интерес для постояльцев);

o ведение кассовых операций (фискальный учет наличных поступлений, формирование кассовой отчетности);

o инвентаризация предметов дополнительного оборудования комнат (кровати, фены, вентиляторы, холодильники, телевизоры, телефонные аппараты);

o управление доходами (формирование гибкой ценовой политики в зависимости от загрузки гостиницы, расчет соотношения гарантированных и негарантированных броней, длительности проживания гостей и др.)

Интерфейс- это компьютерная программа, обеспечивающая интеграцию компонентов программного комплекса на уровне обмена данными. Компоненты программного комплекса автоматизации гостиницы ООО «Изольда» являются функционально обособленными программами, предназначенными для эксплуатации в разных службах гостиницы. Эти системы могут различаться по внутренней архитектуре, дизайну экранных форм. Интерфейс обеспечивает передачу ключевых данных из одной системы в другую. Это позволяет минимизировать дублирование информации в системах гостиницы.

Интерфейсные программы разработаны для следующих систем гостиницы ООО «Изольда»:

§ бухгалтерские системы, которые осуществляют передачу финансовых данных из системы управления гостиницей в систему бухгалтерии;

§ системы телефонной тарификации производят начисление на счет гостя сумм за пользование телефоном;

§ система управления энергоснабжением осуществляет контроль микроклимата в номерах;

§ система управления гостевыми факсами начисляет на счет гостя суммы за отправленные факсы;

§ система интерактивного телевидения производит начисление на счет гостя сумм за пользование телевидением;

§ система тарификации Интернета в номерах также осуществляет начисление на счет гостя сумм за пользование Интернетом;

§ система электронных дверных замков осуществляет контроль доступа в номера путем создания карточек-ключей при поселении гостя;

§ электронные мини-бары

§ системы управления рестораном (начисление на счет гостя сумм за услуги по точкам продаж, обслуживание клубных карт);

§ система электронных сейфов (активация гостевых сейфов, начисление на счет гостя стоимости услуги пользования индивидуальным сейфом;

§ управление с телефонной станции телефонным соединением в номере, индикация гостевых сообщений, обновление статуса номера горничной, управление голосовой почтой, отображение на дисплее оператора фамилии гостя и номера его комнаты.

Приведенное описание интерфейса автоматизированных систем управления гостиницей показывает, насколько упрощен процесс учета и расчетов с гостями ООО «Изольда» по всем видам расходов. Интерфейс автоматизированных систем позволил значительно сократить штат работников осуществляющих учет расходов по всему спектру услуг, оказываемых гостиницей и централизовать бухгалтерский учет гостиницы ООО «Изольда».

 Скачать реферат