Требования к оформлению деловой корреспонденции

В настоящее время наибольшее распространение на белорусском «бумажном» рынке получили следующие виды бумаги: бумага для офисной техники; термобумага для факсимильных аппаратов; бумага для принтера, ксерокса, телетайпа; бумага перфорированная; бумага самокопировальная; лента для кассовых аппаратов; бумага для офисной техники; самоклеящаяся бумага и др.

2. Типичные ошибки в языке и стиле дело

вой корреспонденции

Самое общее требование, предъявляемое к деловому письму, сводится к тому, чтобы на его основе можно было принять определенное решение. Значит содержащаяся в нем информация должна быть точной, изложение – лаконичным, без общих положений и излишних деталей, уводящих в сторону от основного вопроса.

Синтаксические ошибки.

I. Ошибки, связанные с несоответствием контекста и порядка слов в предложении.

Неправильно: для определения фонда оплаты в конце года уточняются расценки за продукцию.

Правильно: для определения фонда оплаты расценки за продукцию уточняются в конце года.

II. Нарушение специфики употребления деепричастных оборотов. Деепричастный оборот служит средством передачи действия, происходящего одновременно или в связи с другими действиями. Деепричастным оборотом следует начинать, а не завершать фразу, например: Учитывая…; Считая…; Руководствуясь… и др. Обязательным условием употребления деепричастных оборотов является то, что два действия, одно из которых выражено глаголом-сказуемым, а другое деепричастным оборотом, должны осуществляться одним и тем же лицом (или относиться к одному лицу).

Неправильно: изучая вопросы налогообложения, у нее возникли сомнения в достоверности предоставленной информации.

Правильно: изучая вопросы налогообложения, она засомневалась в достоверности предоставленной информации.

Ошибки при употреблении деепричастных оборотов не трудно исправить, заменяя предложения с обстоятельственными придаточными оборотами предложениями с обстоятельственными придаточными частями, а также употребляя глаголы-сказуемые не в страдательном, а в действительном залоге.

Неправильно: изучая проблемы городского транспорта, ученые получили интересные результаты.

Правильно: при изучении проблемы городского транспорта, ученые получили интересные результаты.

III. Ошибки, возникающие в результате незнания структуры сложного предложения. В деловых письмах сложноподчиненные предложения, как правило, используются для выражения причинно-следственных связей. При построении сложных предложений следует учитывать, что наиболее употребительны сложные предложения с союзами «что», «который», «если», «чтобы», «где», «вследствие того, что», «как», «при условии».

Место придаточного предложения зависит от того, какой член предложения оно поясняет. Если придаточное предложение поясняет только одно слово главного предложения, оно обычно следует за этим словом.

Например: в процессе инвентаризации основных средств, в которой принимал участие ассистент аудитора, не было выявлено ни излишков, ни недостач.

Если придаточное предложение относится к группе сказуемого в главном предложении или ко всему главному предложению, то:

1) придаточное ставится перед главным, когда акцент делается на обстоятельствах свершения действия.

2) после главного, когда оно поясняет основную мысль сложного предложения.

Например: ввиду того, что возросла численность складских работников, затраты на спецодежду увеличились;

затраты на спецодежду увеличились, ввиду того, что возросла численность складских работников.

Придаточные предложения могут быть заменены синонимичными деепричастными и причастными оборотами.

Не допускается соединять как однородные синтаксические члены причастные и деепричастные обороты с придаточными предложениями.

IV. Неправильное использование предлогов. В деловой письменной и устной речи получили большое распространение словосочетания с предлогом о и с зависимыми существительными в предложном падеже.

Неправильно: при проведении аудита бухгалтер отметил о необходимости проверки налогообложения.

Правильно: при проведении аудита бухгалтер отметил необходимость проверки налогообложения.

Неправильно: отсутствие данных о грузополучателе показывает, о том, что накладная заполнена неправильно;

Правильно: отсутствие данных о грузополучателе свидетельствует, о том, что накладная заполнена неправильно.

Составители деловых писем нередко не различают случаев, когда речь идет об учреждении, а когда о здании.

Неправильно: в нашем предприятии работают квалифицированные специалисты.

Правильно: на нашем предприятии работают квалифицированные специалисты.

Неправильно: просим выслать на наш адрес…

Правильно: просим выслать в наш адрес…

V. Неправильное согласование в падеже. Наиболее частой ошибкой является неправильное употребление существительного в родительном падеже вместо дательного.

Неправильно:

согласно устава

согласно вашей просьбы

согласно письма

согласно договора

согласно решения

Правильно:

согласно уставу

согласно вашей просьбе

согласно письму

согласно договору

согласно решению

Слово «руководство» требует после себя не родительного, а творительного падежа, когда «руководство» выступает в значении управления кем-то, чем-то.

Неправильно: руководство производственной практики осуществляется ведущими специалистами предприятия.

Правильно: руководство производственной практикой осуществляется ведущими специалистами предприятия.

Слово «руководство» требует после себя родительного падежа, когда «руководство» выступает в значении штата людей, занимающихся руководством.

Например: руководство предприятия приняло решение…

Неправильно: ООО «Дезира» ходатайствует о постоянной прописке в Минске бухгалтеру Воробей О.Л.

Правильно: ООО «Дезира» ходатайствует о постоянной прописке в Минске бухгалтера Воробей О.Л.

Морфологические ошибки.

I. Согласование определений.

-Если определение относится к имени существительному, имеющему при себе приложение, оно согласуется с главным словом сочетания: универсальная лебедка-автопогрузчик. Главное слово в таких сочетаниях обычно ставится на первом месте.

- Если определение относится к сочетанию личного имени и приложения типа «директор предприятия Иванов», определение обычно согласуется с ближайшим именем существительным: ведущий бухгалтер Петрова.

Отступление от этого правила наблюдается, когда определение выражается причастием:

Например: предложившая идеальное решение проблемы главный бухгалтер Сидорова .

II. Ошибки при употреблении полной и краткой форм имени прилагательных. Краткие формы имен прилагательных предпочтительны в официально-деловой речи.

Неправильно: заключение комиссии обоснованное и подтвержденное.

Правильно: заключение комиссии обоснованно и подтверждено.

В случае употребления кратких прилагательных на –ен и –енен следует учитывать, что в официально-деловой речи предпочтительно употреблять форму на –енен.

Неправильно: полученный результат тождествен предыдущему.

 Скачать реферат