Классификация документов в обороте предприятий

В процессе изучения указанных особенностей принимаются во внимание:

- содержание деятельности бухгалтерской службы, а также специфика ее документирования;

- сведения об объеме, интенсивности и составе документооборота;

- сведения об организационной структуре и штатной численности бухгалтерской службы;

- сведения о распределении полномочий по работе с документами между должностны

ми лицами бухгалтерской службы.

На основе полученных сведений производится:

- уточнение перечня документов;

- их предварительное распределение между делами;

- предварительное определение заголовков дел;

- распределение дел между разделами номенклатуры.

Эффективное управление бухгалтерской документацией предприятия невозможно без установления и поддержания строго определенного порядка обработки документов. Решение этой важной задачи бухгалтерского делопроизводства обеспечивается посредством разработки особого документа – графика документооборота.

График документооборота – это документ, устанавливающий рациональный порядок (сроки и очередность) обработки бухгалтерских документов с учетом их количества и исходя из потребности бухгалтерской службы в документированной информации. Функциональное назначение графика заключается в минимизации материальных и временных затрат на обработку бухгалтерских документов, создании оптимальных условий для работы с указанными документами должностных лиц предприятия и, в конечном счете, в повышении эффективности деятельности бухгалтерской службы предприятия в целом.

В соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете работу по подготовке проекта графика документооборота организует главный бухгалтер предприятия. Непосредственная подготовка проекта организуется в группе бухгалтерского делопроизводства по взаимодействии со службой делопроизводства предприятия. При необходимости к этой работе привлекаются и другие сотрудники бухгалтерской службы.

Для составления проекта графика документооборота обычно используются следующие исходные данные:

- перечень документов, подлежащих исполнению (в целом по бухгалтерской службе и отдельно – по ее структурным подразделениям);

- перечень исполнителей, допущенных к подготовке соответствующих видов бухгалтерских документов;

- сроки исполнения документов;

- типовые технологии обработки документов.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по обработке бухгалтерских документов, с указанием их исполнителей, порядка взаимодействия, а также сроков выполенния соответствующих работ.

Проект графика документооборота утверждается приказом руководителя предприятия. Выписки из графика документооборота передаются исполнителям (соответствующим подразделениям) для применения в практической деятельности.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное, полное и качественное исполнение бухгалтерских документов и достоверность содержащихся в них сведений несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Контроль за соблюдением графика документооборота организует главный бухгалтер.

Заключение

При регистрации документов на предприятии должны выполняться следующие правила:

1) каждый документ регистрируется только один раз

2) все документы регистрируются только в одном месте

3) все документы регистрируются по единой форме, принятой на предприятии Регистрационный номер документа, как правило, состоит из следующих элементов:

1) шифра организации в министерстве или ведомстве

2) номера дела, в который помещается документ или его копийный экземпляр

3) порядкового номера документа в регистрационном журнале

Регистрация поступающих документов производится путем простановки в правом нижнем углу лицевой стороны первой страницы документа регистрационного штампа с помощью ручного штемпеля и занесением в штамп даты и индекса документа. Для отправляемых документов дата и индекс документа проставляются в левой части листа под постоянными реквизитами бланка.

Все документы, которые обращаются в системе документооборота, разделяют следующим образом:

- Поступающие

- Отправляемые

- Основные документы

o по основной деятельности

o по командировкам

o по личному составу

- Внутренние

o финансовые

o служебные

Список литературы

1. Федеральный закон Российской Федерации от 21.11.1996 №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. Федерального закона от 03.11.2006 №183-ФЗ) // Собрание законодательства РФ, 25.11.1996, №48, ст. 5369.

2. Постановление Правительства Российской Федерации от 08.07.1997 №835 «О первичных учетных документах» // Собрание законодательства РФ, 14.07.1997, №28, ст. 3448.

3. Андреева В.И. Делопроизводство. – М., – 2004. – 564 с.

4. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документальное обеспечение управления: Учебное пособие – 2 изд. – М.: Инфра – М. – 2004. – 321 с.

5. Кудряев В.А. Организация работы с документами. – М.: Инфра-М. – 1998. – 432 с.

6. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) 3-е изд. испр. и дополн. М. – 2002. – 384 с.

7. Рогожин М.Ю. Делопроизводство и документооборот в бухгалтерии. М.: Гросс-Медиа: РОСБУХ, 2007.

 Скачать реферат