Значение секретарской службы во 2 отделе милиции
1. Уточнить круг вопросов, которыми будет заниматься организация в течение года. Этим занимается руководитель и секретарь.
2. Выявив круг документов, подлежащих включению в номенклатуру дел, секретарь приступает к составлению заголовков дел.
Заголовок дела секретарь составляет из вида документов (заявления, жалобы) или указывает род заводимого дела (переписка).
При составлении загол
овков секретарь использует такие признаки, как номинальный, авторский и корреспондентский.
Номинальный признак указывает на вид документа, подшиваемого в дело. Например: Предложения, заявления и жалобы граждан и материалы их проверок.
Авторский признак – указывается на основании таких реквизитов, как название организации или подписи.
Корреспондентский – по реквизиту "адресат" и используется при составлении заголовков к делам по переписке.
3. Установить названия разделов номенклатуры дел.
Первым разделом номенклатуры дел во 2-ом отделе милиции ставится секретариат, ему присваивают индекс "1".
4. Расположить заголовки дел в номенклатуре в определенной последовательности с учетом степени важности документов.
5. Закрепить расположение всех разделов и дел в номенклатуре индексацией дел, т.е. присвоением номера разделам и делам.
6. Оформить и заполнить графы номенклатуры дел.
В первой графе проставляется индекс дела, включенного в номенклатуру дел.
Во вторую графу вносятся названия заголовков дел.
В третьей графе указывается количество дел.
В четвертой графе – срок хранения дела.
В пятой графе "Примечания" проставляются отметки в течение года.
5.4 Номенклатура дел в организации
2 Городской отдел милиции
Номенклатура дел
01.01.2005
Н.Новгород
На 2005 год
|
Индекс дела |
Заголовок дела |
Кол-во дел |
Срок хранения и № статьи по перечню |
Примечания | ||
|
1. Организация управления | ||||||
|
1-1 |
Учредительные документы организации (устав, договор и др). |
Постоянно ст.37а | ||||
|
1-2 |
Должностные инструкции работникам фирмы |
3 г. после замены новыми ст.56 | ||||
|
1-3 |
Штатное расписание 2 ГОМ |
Постоянно ст.52а | ||||
|
1-4 |
Приказы по основной деятельности |
Постоянно ст.19а | ||||
|
1-5 |
Приказы о приеме на работу, переводах, увольнениях, поощрениях, премировании. |
75 л. ст.19б | ||||
|
1-6 |
Приказы о предоставлении отпусков, взысканиях, командировках. |
3 г. ст. 19в | ||||
|
1-7 |
Протоколы общих собраний сотрудников 2 ГОМ |
Постоянно ст.17 | ||||
|
1-8 |
Решения, распоряжения местных органов власти и управления |
До минования надобности ст.5б | ||||
|
1-9 |
Документы ревизий фирмы органами власти, финансового контроля ( акты, справки, докладные записки и др). |
Постоянно ст.27а | ||||
|
1-10 |
Докладные записки сотрудников, представляемые руководств 2 ГОМ |
5 л. ст.51 | ||||
|
1-11 |
Предложения, заявления и жалобы граждан и материалы их проверок |
5 л. | ||||
|
2. Планирование | ||||||
|
2-1 |
Годовой план работы 2 ГОМ по основным видам деятельности |
Постоянно ст.166а | ||||
|
2-2 |
Квартальные планы работы 2 ГОМ по основным видам деятельности |
3 г. ст.168б | ||||
|
3. Организация производственной деятельности | ||||||
|
3-1 |
Переписка по вопросу работы нарсуда, прокуратуры |
5 л. | ||||
|
3-2 |
Переписка с ПДО-1 |
5 л. | ||||
|
4. Финансирование | ||||||
|
4-1 |
Годовой финансовый план 2 ГОМ |
Постоянно ст.206б | ||||
|
4-2 |
Квартальные финансовые планы 2 ГОМ |
3 г. ст.206в | ||||
|
4-3 |
Месячные приходно-расходные кассовые ведомости и ордера |
1 г. ст.289б | ||||
|
5. Учет и отчетность | ||||||
|
5-1 |
Годовые статистические отчеты по основной деятельности |
Постоянно ст.239б | ||||
|
5-2 |
Квартальные статистические отчеты по основным видам деятельности |
5 л. ст.239г | ||||
|
5-3 |
Годовые бухгалтерские отчеты и балансы |
Постоянно ст.303б | ||||
|
5-4 |
Квартальные бухгалтерские отчеты и балансы |
3 г. ст.310 |
При условии завершения ревизии | |||
|
5-5 |
Акты о приеме, сдаче и списании имущества и материалов |
3 г. ст.310 |
То же | |||
|
5-6 |
Авансовые отчеты |
3 г. ст.310 |
То же | |||
|
5-7 |
Лицевые счета |
75 л. – "В" ст.311а | ||||
|
5-8 |
Расчетно-платежные ведомости на выдачу зарплаты и премий |
3 г. ст.312 |
При отсутствии лицевых счетов – 75 л. | |||
|
5-9 |
Доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей ( в т.ч. аннулированные) |
3 г. ст.314 | ||||
|
5-10 |
Гарантийные письма |
3 г. ст.315 | ||||
|
5-11 |
Журналы регистрации счетов, кассовых ордеров, доверенностей, платежных поручений |
3 г. ст.319 | ||||
|
5-12 |
Листки нетрудоспособности |
3 г. ст.697 | ||||
|
5-13 |
Документы об оплате листков нетрудоспособности |
3 г. ст.324 | ||||
|
5-14 |
Книга регистрации листков нетрудоспособности |
3 г. ст.699 | ||||
|
5-15 |
Хозяйственные договоры, трудовые соглашения. |
3 г. ст.337 |
После истечения срока действия, при условии завершения ревизии | |||
|
5-16 |
Акты приема-сдачи выполненных работ |
3 г. ст.1036 | ||||
|
5-17 |
Договоры о материальной ответственности |
5 л |
После увольнения материально-ответственного лица | |||
|
5-18 |
Образцы подписей материально-ответственных лиц |
ст.340 |
До минования надобности | |||
|
5-19 |
Заказы на бланки учета и отчетности |
1 г. ст.302 | ||||
|
6. Работа с кадрами | ||||||
|
6-1 |
Документы, являющиеся основанием для приказов по личному составу (заявления, справки, докладные записки и др.) |
3 г. ст.429 | ||||
|
6-2 |
Личные дела |
75 л. – "В" ст.498в | ||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 | ||
|
6-3 |
Личные карточки Т-2 |
75 л. – "В" ст.504 | ||||
|
6-4 |
Книга учета приема, перемещения, увольнения работников |
75 л. ст.508 | ||||
|
6-5 |
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним |
50 л. ст.526б | ||||
|
6-6 |
Невостребованные трудовые книжки |
50 л. ст.524 | ||||
|
6-7 |
Книга учета выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним |
50 л. ст.526а | ||||
|
6-8 |
Журнал учета командировок |
3 г. ст.536а | ||||
|
6-9 |
Журнал учета выдачи командировочных удостоверений |
3 г. ст.537 | ||||
|
6-10 |
Журнал учета отпусков |
3 г. ст.547 | ||||
|
7. Документационное обеспечение управления | ||||||
|
7-1 |
Журнал регистрации поступающих и отправляемых документов |
3 г. ст.106б | ||||
|
7-2 |
Телефонограммы |
1 г. | ||||
|
7-3 |
Журнал регистрации телефонограмм |
1 г. ст.109 | ||||
|
7-4 |
Описи, реестры на отправляемую корреспонденцию |
1 г. ст.107 | ||||
|
7-5 |
Реестры на получение посылок |
1 г. ст.107 | ||||
|
7-6 |
Журнал учета бланков строгой отчетности |
3 г. ст.110а | ||||
|
7-7 |
Номенклатура дел |
До минования надобности ст.95а |
Согласованная с архивным органом - постоянно | |||
|
7-8 |
Описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока |
До минования надобности ст.117а |
Утвержденные - постоянно | |||
Скачать реферат