Значение секретарской службы во 2 отделе милиции

10. Коммуникабельность – при приходе на практику во 2-ой отдел легко установила контакты с сотрудниками и могла обратиться к ним с любой просьбой

11. Умение адаптироваться – быстро могла переключиться с одного вида работы на другой, например, после регистрации документов быстро переключалась на работу с компьютером.

12. Доброжелательность – в общении с посетителями и сотрудниками я всег

да готова прийти на помощь и стараюсь сделать все возможное, чтобы помочь человеку.

9.2 Роль внешнего вида секретаря в работе

Совершенно очевидно, что приятная внешность – также является профессионально важным качеством для секретаря. Первый, кого видит любой посетитель – это секретарь, и первое впечатление о предприятии складывается после встречи с секретарем. Поэтому у секретаря должна быть хорошая осанка, аккуратная прическа, ухоженные руки, скромный макияж. О человеке, неряшливо одетом или причесанном, как правило, складывается впечатление, что он также проявляет себя в работе.

Одежда. В моей организации особых требований к одежде не предъявляют, но для того, чтобы стать профессиональным секретарем, я и в одежде стараюсь придерживаться делового стиля. В мой гардероб входит: деловой костюм, белая блузка, туфли на каблуке, иногда одеваю джинсы. В одежде ярких цветов не имею, все цвета гармонично сочетаются друг с другом.

Макияж. Макияж делаю неяркий, наношу неброские тени, слегка крашу ресницы тушью, для губ использую блеск.

Прическа. Волосы укладываю так, чтобы они не мешали мне работать, прическа всегда аккуратная.

Также своевременно делаю маникюр, потому что ухоженные ногти непременный атрибут секретаря.

Духи – почти незаметные.

9.3 Деловой контанкт секретаря и руководителя

Одним из важных деловых контактов является взаимоотношение секретарь-руководитель.

Мое взаимоотношение с руководителем проявляется в следующем:

1. Так как я являюсь первым помощником своего руководителя, то выполняю работу в его стиле.

2. Помогаю ему в планировании рабочего времени, а также в выполнении намеченных мероприятий.

3. Фильтрую потоки корреспонденции, телефонных звонков и посетителей, освобождая руководителя от выполнения вспомогательных технических функций, тем самым способствуя оперативному решению дел.

4. Если руководитель уходит по делам, то всегда спрашиваю его, куда он уходит и когда вернется.

5. Печатаю по указанию руководителя различные документы и материалы.

6. Устанавливаю связи руководителя с сотрудниками учреждения.

7. Подбираю соответствующие документы руководителю для проведения совещания, однако на совещании не присутствую.

9.4 Деловой контакт секретаря и сотрудников

Секретарь является личным представителем своего руководителя, и выполнение этой ключевой роли требует умение производить благоприятное впечатление на работников организации.

Секретарь должен уметь очень хорошо общаться с самыми разными людьми – сотрудниками, клиентами, представителями сторонних организаций и т.д. Кроме того, он должен уметь быть гибким в общении, находить выход из сложных и неожиданных ситуаций, точно выполняя распоряжения руководства и исходя из интересов компании. Секретарь должен знать деловой этикет и постоянно соблюдать все правила делового общения.

Контакт с сотрудниками у меня проявляется в следующем:

1. Стараюсь приложить максимум усилий для создания благоприятной обстановки и деловых отношений с другими сотрудниками.

2. Зная режим и характер работы руководителя, могу в случае необходимости оказать помощь в организации приема их руководителем; помочь составить документ, удовлетворяющий личную просьбу и т.п.

3. При устройстве на работу сразу установила деловые контакты с сотрудниками различных подразделений своего предприятия.

4. В некоторых случаях мне приходится выступать от имени руководителя. Стараюсь вежливо и четко давать нужные указания, контролирую их выполнение.

5. В данной организации с сотрудниками поддерживаю хорошие, доброжелательные отношения.

9.5 Роль личного обаяния

Секретарь – это первый представитель учреждения, предприятия или организации, к которому обычно обращается посетитель. Доброжелательно ли он разговаривает с людьми, умеет ли дать деловой совет, какой порядок у него в приемной из всего этого складывает первое впечатление об учреждении.

Роль личного обаяния у секретаря может проявляться и в входе приема и распределения входящих телефонных звонков. По звонку невозможно определить, кто вам звонит – важный клиент или торговый агент, предлагающий купить офисную мебель. Независимо от этого, звонящий должен услышать приятный дружелюбный голос, чтобы он был очарован секретарем даже по телефону.

Если секретарь очень занят, а к нему приходит сотрудник и просит что-то напечатать, секретарь также должен проявить здесь свое обаяние. Суметь вежливо и тактично объяснить, что секретарь сейчас занят и следует подойти в другое время.

Обаяние проявляется у секретаря и во внимание к другим людям. Даже самое маленькое внимание, проявленное к другим, встретит ответную доброту и благодарность.

Для любого посетителя и сотрудника хорошо встретить такого секретаря, на которого можно положиться в трудных ситуациях, и с которым можно обменяться мнением по многим вопросам.

Естественно, надежным помощником руководителя может быть только человек аккуратный и организованный, умеющий ориентироваться в человеческих отношениях, настроениях, характерах, проявлять твердость в определенных ситуациях. Каким бы ни был посетитель, со всеми секретарь должен быть учтив и вежлив без предпочтения.

Хороший секретарь – человек доброжелательный, приветливый, общительный, но не болтливый, обладающий чувством юмора. Шутка, остроумное слово ему помогают при всех обстоятельствах сохранять выдержку, быть спокойным и уравновешенным.

10. Выводы и предложения по ведению делопроизводства в данной организации

В целом прохождение практики во 2-ом отделе милиции мне понравилось, так как я получила все необходимые навыки в своей профессии, а именно: работала на компьютере, принимала посетителей, отвечала на телефонные звонки, регистрировала документы и т.д. Также хотела бы внести некоторые изменения в следующем:

1. Рабочее место секретаря и руководителя.

Рабочее место секретаря расположено в отдельном кабинете, как и положено. Но хотела бы, чтобы приемная секретаря была просторнее по площади, потому что зона для посетителей очень маленькая, да и рабочая зона секретаря, тоже небольшая.

2. Прием посетителей.

Во-первых для посетителей необходимо сделать определенные часы приема, так как этого в отделе нет, посетители приходят в любое время, а во-вторых для посетителей необходимо поставить более удобные стулья, и хотя бы маленький журнальный столик, чтобы в ожидании приема посетители смогли почитать газету или журнал, или выпить чашечку чая или кофе. От такого приема, я думаю, посетители останутся довольными.

3. Регламент работы секретаря и руководителя.

Так как в регламент работы секретаря и руководителя входит время обеденного перерыва, а во 2-ом отделе милиции время обеда секретаря и руководителя совпадает, то я хотела бы, чтобы у секретаря или руководителя было бы другое время обеда. Например:

 Скачать реферат