Документирование управленческой деятельности в финансовом учреждении

Содержание

Введение ………………………………………………………………… 5

I.1. Составление и оформление организационных документов …… . 6

1.1. Назначение и состав организационной документации ………… 6

1.2. Составление и оформление организационных документов …… 8

2. Конфиденциальные документы и организация их защиты от

несанкционированного доступа ………………………………………. 15

2.1. Конфиденциальные служ

ебные документы …………………… . 15

2.2. Организация работы по защите конфиденциальных документов от несанкционированного доступа …………………………………………. 18

II.1. Приказ ……………………………………………………………… 22

2. Протокол ………………………………………………………………. 23

3. Акт …………………………………………………………………… . 25

4. Докладная записка ……………………………………………………. 26

5. Письмо-запрос ……………………………………………………… 27

6. Форма журнала регистрации исходящих документов ……………… 28

7. Форма журнала регистрации входящих документов ……………… 29

8. Письмо-ответ ………………………………………………………… . 30

III. Описание ошибок …………………………………………………… 31

Правильный вариант документа ………………………………………… 32

Заключение ……………………………………………………………… . 33

Список используемой литературы ………………………………………. 34

Приложения ………………………………………………………………. 35

Введение.

Деятельность любой, в том числе коммерческой, организации постоянно связана с обработкой и систематизацией больших массивов информации и документации. Четкое делопроизводство, грамотно организованный в соответствии с действующим законодательством документопоток обеспечат защиту интересов компании и увеличат эффективность управления.

Правильная организация работы с документами предполагает прежде всего их разбиение на группы по назначению и принципам подготовки и оформления.

В моей работе представлены организационные документы и документы конфиденциального характера. Организационные документы отражают в основном формальную и внутреннюю деятельность организации, они помогают содержать порядок в управлении организацией и персоналом. Важнейшей же особенностью коммерческой деятельности является ее конфиденциальность. В связи с этим необходима соответствующая организация работы с документами, содержащими сведения ограниченного доступа.

Умение правильно составлять документы необходимо в наше время, где все сделки закрепляются не словом, а документами, которые при неправильном составлении будут считаться недействительными. Поэтому необходимо усвоить важность знания составления документов какого бы вида они не были.

1. Составление и оформление организационных документов.

1.1. Назначение и состав организационной документации.

Организационная деятельность выражается в разработке и утверждении комплекса организационных документов, содержащих правила, нормы положения, устанавливающих статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, содержание деятельности в целом, подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность, другие аспекты.

К организационным документам относят: устав; положение об организации; положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах; штатное расписание; инструкции по отдельным видам деятельности, нуждающимся в регламентации (например, инструкция по документационному обеспечению); должностные инструкции работников; правила; памятки и др.

Организационные документы содержат положения, обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организации. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным органом – вышестоящей организацией, руководителем данной организации, ее коллегиальным органом (собранием акционеров, советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения в зависимости от вида и разновидности документа. Организационные документы может утверждать непосредственно руководитель с проставлением грифа утверждения или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением).

Документы этого вида с точки зрения срока действия относят к бессрочным. Они действуют до отмены или утверждения новых. На стабильно работающем предприятии необходимость пересмотра, изменения или дополнения организационно правовых документов может возникать один раз в несколько лет. В зависимости от характера и глубины изменений в деятельности предприятия эти документы либо разрабатывают заново, либо в них вносят необходимые изменения и дополнения через распорядительные документы. В случае реорганизации предприятия разрабатывают новые организационные документы и проводят их утверждение.

Порядок внесения изменений, дополнений и пересмотра зависит от вида документов. Например, изменения и дополнения в устав организации вносят по мере их возникновения в соответствии с установленной законом процедурой – по решению высшего органа управления организацией (общего собрания акционеров или участников и др.) с обязательным информированием органа, осуществляющего государственную регистрацию. Изменения в штатное расписание вносят по необходимости приказами или распоряжениями руководителя. Изменения положения о структурных подразделениях и иных органах предприятия также вносят распорядительными документами по мере необходимости.

Разрабатывает организационные документы руководство предприятия или подразделения с привлечением квалифицированных специалистов хорошо знающих работу предприятия как в целом, так и по отдельным направлениям.

Документы оформляют на стандартном листе бумаги с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов: название предприятия и/или подразделения (если документ утверждает руководство подразделения), вид документа, дата, номер, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Дата организационного документа – это дата его утверждения. Текст большинства из них состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты, нумеруемые арабскими цифрами.

В процессе подготовки организационные документы в обязательном порядке проходят процедуру соглашения (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службы (юристом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

1.2. Составление и оформление организационных документов.

Устав – правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия.

Общие положения о порядке составления и оформления устава содержится в части первой Гражданского кодекса Российской Федерации. Порядок составления и оформления уставов для предприятий конкретных организационно-правовых форм регулируют отдельные законодательные акты.

Устав оформляют на стандартном листе с внесением всех необходимых реквизитов общего бланка: наименование организации, вид документа, номер, дата, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения, отметка о регистрации устава, печать регистрирующего органа.

Устав утверждает высший орган управления предприятия.

 Скачать реферат