Базы данных в Excel

1.4 Обмен данными

Каждый раз, когда две программы Windows работают с общими данными, используется Буфер обмена. Любой выделенный объект, например блок текста в Word-документе или интервал в электронной таблице либо другой фрагмент данных этих программ, может быть вырезан или скопирован щелчком мыши на кнопке Удалить в буфер или Копировать в буфер на

панели инструментов. После этого Windows хранит эту информацию в памяти компьютера, пока пользователь не укажет место вставки и не вставит копию в активный документ. При этом неважно, принадлежат ли источник копирования и целевой документ к одному типу или это различные документы, например, таблица Excel и текст Word,- процедура выглядит совершенно одинаково. Следует помнить, что в любой момент времени Буфер обмена способен хранить только один объект.

При работе с БД возникает необходимость создать новую БД, содержащую часть данных из одной БД и часть из другой или просто дополнительные данные, которые не нужны были при работе с исходной БД. Но при этом необходимо, чтобы все изменения в исходной БД автоматически учитывались во вновь созданной БД и не только в БД, но и в любом другом документе Microsoft Office, использующем как составную часть данные электронной таблицы. Тогда мало скопировать через буфер обмена данные из одной БД в другую, необходимо их связать. Созданиесвязи между документом и электронной таблицей начинается с копирования данных в Буфер обмена. Однако вместо использования команды Вставить для вставки из Буфера обмена необходимо использовать команду Специальная вставка.

Порядок действий:

Ø В электронной таблице выделить интервал, который необходимо скопировать.

Ø Щелкнуть правой кнопкой мыши на выделенной области и в появившемся контекстном меню выбрать Копировать (или щелкнуть на панели инструментов кнопку копирования).

Ø Переключиться в документ, в который следует скопировать данные выделенной области (это может быть новая БД или документ Word).

Ø Выбрать Правка – Специальная вставка, в результате чего появится диалоговое окно «Специальная вставка».

Ø Выбрать опцию Связать, щелкнув мышью на нужном положении переключателя.

Ø Убедившись, что в поле Как выделен подсветкой пункт Лист MicrosoftExcel Объект, щелкнуть на кнопке OK.

В результате на экране появится копия интервала из электронной таблицы. Над этим материалом нельзя выполнять операции Word, хотя он будет похож на Word-таблицу после вставки в Word-документ.

Для примера создадим БД, содержащую поля «№», «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Группа» и «Стипендия», такие же, как в нашей БД. Дополним новую БД полями «Дата рождения» и «Возраст», задав соответствующую формулу для вычисления возраста: (СЕГОДНЯ() – «Дата рождения»)/365 (лет).

Возраст, таким образом, будет меняться, с каждым днем увеличиваясь на 1/365, так как выражение в скобке определяет разность между днем сегодняшним и датой рождения в днях. Можно ввести в БД еще одно поле, вычисляющее возраст в днях.

Эти все операции выполняются по правилам действий над датами в Excel. Свяжем новую БД с исходной, чтобы можно было учитывать любые изменения, возникающие в исходной БД в общих полях, без дополнительной корректировки новой БД.

Теперь изменим в исходной БД оценку студента Горца по информатике на «5», что повысит его средний балл и обеспечит стипендией в размере 12гр., а также скорректируем имя и отчество студента Прокопенко: как видим, данные изменились автоматически как в новой БД, так и в данном Word-документе.

Литература:

1. Методические указания к проведению вычислительной практики №1

2. Конспект лекций по курсу «Информатика и компьютерная техника».

3. Руденко В.Д., Макарчук О.М., Патланжоглу М.О. Практичний курс інформатики. /За ред. Мадзігона В.М.-К.: Фенікс, 1997.-307 с.

2.1 Проектирование базы данных

На этапе проектирования базы данных задаем структуру базы, определяем количество, наименование и типы полей базы, определяем для вычисляемых данных формулы, по которым они вычисляются.

2.1.1 Структура базы данных

В соответствии с заданием база данных должна содержать следующие поля:

Рис.2.1 Структура проектируемой базы данных.

2.1.2 Определение формул для вычисляемой части базы данных

В создаваемой базе несколько вычисляемых полей Определим зависимости, по которым вычисляются значения в этих полях. Введем условные обозначения, которые будем использовать при составлении формул:

 Скачать реферат