Базы данных в Excel

1.3 Обработка данных в БД

Любая информация должна быть упорядочена. Хорошая БД – в том числе. Каждая БД имеет некоторый предпочтительный порядок поддержания и просмотра записей. Записи можно расположить, например, в алфавитном порядке фамилий или названий фирм. Для определения рейтинга студентов список группы удобно расположить по убыванию среднего балла. Однако при добавлении

новых записей Excel включает их в самый конец БД, добавляя новые строки и нарушая прежний порядок. Это не единственная проблема с упорядочиванием записей, так как всегда может возникнуть необходимость в другом, особенном порядке. Другими словами, при работе с данными требуется гибкость упорядочения записей для различных целей. Процесс упорядочения БД называется сортировкой.

Для сортировки элементов в БД необходимо выполнить такие действия:

Ø Щелкнуть на любой ячейке БД.

Ø Выбрать команду Сортировка из меню Данные, в результате чего Excel раскроет диалоговое окно Сортировка диапазона.

Ø Щелкнуть на стрелке в группе «Сортировать по» и выбрать главный ключ сортировки ( поле, по которому должна быть выполнена сортировка ).

Ø Выбрать восходящее «по возрастанию» или нисходящее «по убыванию» упорядочение , щелкнув по переключателю справа .

Ø Если нужно выполнить еще одно упорядочивание внутри первого, щелкнуть на стрелке в следующей группе «Затем по» и выбрать второе поле сортировки и затем – восходящий или нисходящий порядок.

Ø При необходимости дальнейшего иерархического упорядочения выбрать поле и порядок упорядочения в последнем списке «В последнюю очередь, по» .

Ø Для отказа от выбора полей и порядка сортировки достаточно , не выходя из этого диалогового окна , снова открыть список полей и выбрать «( не сортировать )».

Ø Щелкнуть на ОК или нажать Enter.

Excel отсортирует отмеченные записи. При необходимости отказаться от ошибочной сортировки следует выбрать Правка – Отменить Сортировку или нажать <Ctrl+Z> для восстановления записей БД в прежнем порядке.

В приведенном примере записи упорядочены по убыванию значений в поле Ср.балл. Прежний порядок записей в БД можно проследить по первому полю «№».

Для сортировки записей в БД по одному полю проще пользоваться инструментом Сортировать по возрастанию или Сортировать по убыванию на панели инструментов. Для этого нужно установить курсор в клетке с именем поля и щелкнуть на соответствующем инструменте. При этом необходимо помнить, что сортируется вся БД и по всем элементам выбранного поля , в том числе и по итоговым строкам.

Форма данных является удобным средством поиска записей в БД, пока критерии поиска просты. Однако гораздо более удобным инструментом этого назначения являются фильтры . Фильтр обрабатывает весь список в электронной таблице и отображает на экране только те данные, которые требуется. Преимущество этого подхода заключается в том, что с такой выборкой можно работать автономно как с новой таблицей, не загружая экран избыточной информацией.

Для активизации нужного фильтра следует выполнить такие действия:

Ø Щелкнуть где-либо в БД.

Ø Выбрать Данные – Фильтр – Автофильтр , в результате чего Excel добавит раскрывающийся список к каждой ячейке с именем поля в строке заголовков.

Ø Щелкнуть на кнопке списка поля, по значению которого нужно выполнить отбор записей , и выбрать один из предложенных вариантов фильтра, щелкнув по нему.

После этого Excel покажет только записи , содержащие в этом поле выбранное значение (все остальные будут временно скрыты). Отфильтрованные записи можно скопировать на другой лист рабочей книги или выдать на печать. Для этого нужно просто:

Ø отметить клетки;

Ø выбрать команду Копировать из меню Правка (или нажать <Ctrl+C>);

Ø переместить табличный курсор в первую ячейку таблицы на новом листе, щелкнув по ярлычку «Лист2» в нижней части экрана;

Ø нажать Enter.

Для вывода на печать отфильтрованных записей достаточно после их выделения щелкнуть на кнопке Печать на инструментальной панели или выбрать команду Печать в меню Файл .

 Скачать реферат