Организация и функционирование электронной почты

После завершения регистрации система предложит еще одну форму. Заполняют ее или оставляют пустой по своему усмотрению, так как эти сведения будут использоваться только в сообщениях, направленных от имени администрации службы. На этом регистрация завершается и можно приступать к отправке писем. Для пересылки электронного сообщения по сети Internet доменному адресу (текстовому логическому имени п

очтового сервера) ставится в соответствие электронный адрес (IP-адрес). Перевод доменных имен в их точные IP-адреса осуществляет программа на сервере доменных имен, который входит в состав системы доменных имен - Domain Name System (DNS). Учетная запись в программе Mozilla Thunderbird(Приложение 2).

1.4 Этикет электронной почты

По электронной почте приходится переписываться со знакомыми, малознакомыми и даже совсем незнакомыми людьми. Эффективность человеческого общения зависит от того, насколько участники общения соблюдают принятый этикет. Для разных видов общения принят разный этикет: то, что можно сказать с глазу на глаз, не всегда доверишь телефону и, тем более, бумаге. Есть свой этикет и у электронной почты.

Во-первых, в электронной почте нет гарантии тайны переписки. Послания защищены от чужих глаз не более, чем почтовые открытки, которые может прочесть почтальон или сортировщик почты. Никаких секретов по электронной почте передавать не стоит, потому что они могут попасть в любые руки.

Во-вторых, правила этикета наиболее важны при общении с незнакомыми или малознакомыми людьми, а также в официальной переписке. При переписке по электронной почте приветствуется краткость и ценится точность. Стиль сообщений, которого рекомендуется придерживаться, примерно соответствует ситуации, когда, позвонив по телефону, приходится передавать важную информацию не напрямую, а через постороннего человека.

Обращаться по электронной почте к незнакомым людям или в организации допустимо, если адрес корреспондента получен из источника, на который можно сослаться. Отсутствие ответа на личное сообщение следует воспринимать как нежелание продолжать переписку. Повторно отправлять свое послание в таком случае невежливо.

При переписке с официальными организациями повторная отправка сообщения при отсутствии ответа возможна, но не следует этим злоупотреблять. Сообщения с рекламным содержанием и непрошеными советами следует рассматривать как спам и полностью игнорировать.

Важную роль в организации эффективной переписки играет поле темы сообщения. Вежливость требует всегда кратко, но точно указывать тему сообщения. Если поле темы оставлено пустым, это считается нарушением этикета. Такие сообщения можно уничтожать, не читая.

Не рекомендуется использовать нейтрально сформулированные темы, например «Деловое письмо», «Важный вопрос», «Выгодное предложение». Такая тема ничего не говорит о том, что на самом деле содержится в письме, и к тому же звучит подозрительно похоже на рекламу, действительно, автоматические системы рассылки рекламных сообщений часто генерируют подобные темы.

При обмене сообщениями принято широко использовать цитирование полученных сообщений. Все почтовые программы и системы Web-mail обеспечивают автоматическую вставку цитат в текст при ответе на сообщения и при их пересылке. Это удобно, если между отправкой исходного сообщения и получением ответа прошло несколько дней или же если ведется одновременная переписка с большим числом корреспондентов на разные темы.

Ответ без цитаты считается нарушением этикета, так как создает получателю неудобства. При продолжительной переписке в сообщении может накапливаться большой набор цитат из разных сообщений. При точной переписке принято «чистить» сообщения, удаляя из них цитаты, сносящиеся к неактуальным или устаревшим вопросам. В служебной переписке используется полное цитирование, когда исходное сообщение включается в ответ целиком. В этом случае важна документальная целостность сообщения, а не экономия на объеме пересылаемых данных. Иногда после обмена рядом посланий тема сообщений перестает соответствовать их реальному содержанию. В этом случае ее имеет смысл сменить. Этикет требует отвечать на сообщение при первой же возможности, желательно в течение суток после получения. При этом предполагается, что корреспондент может вообще обращаться к электронной почте только раз в сутки, так что более высокая частота обмена сообщениями — это скорее удача, чем требование этикета.

С другой стороны, задержка ответа на несколько дней (до недели) нарушением этикета не считается. Если долгожданный ответ все никак не приходит, посылать сообщение повторно не принято. Допустимый способ поторопить корреспондента — вскоре отправить еще одно сообщение с дополнительными вопросами, но не повтор прежнего сообщения. Если нет возможности немедленно ответить по существу на поступившее сообщение, отправьте краткое послание, в котором объясните, что подробного ответа придется некоторое время подождать. Затягивать с полноценным ответом и в этом случае не стоит, но паузу, продолжительность которой зависит от сложности вопроса, взять можно[3].

С особой осторожностью отнеситесь к пересылке вложений. Потенциально любое вложение может оказаться вредоносной программой, и беспечность совершенно неуместна.

2. Технология функционирования электронной почты

2.1 Получение и отправка сообщений

Системы электронной почты работают с сообщениями. В отличие от обычных писем, сообщение нельзя рассматривать как отдельный физический объект, например, файл. Каждый почтовый сервер может хранить сообщения в особом формате, но все вместе они рассматриваются как база данных. Все операции с сообщениями — это, по сути, операции с базой данных. Получение почты и отправка сообщений — это операции синхронизации баз данных, одна из которых располагается на нашем компьютере, а другая — на почтовом сервере. Таким образом, сообщение — это запись в базе данных.

Все эти подробности не имели бы особого значения, если бы не характерный вопрос, который возникает у каждого, кто пользуется электронной почтой: где находятся мои сообщения? Поиск файлов, содержащих сообщения, результата не приносит. Тем не менее, почтовая программа без труда находит все сообщения.

Секрет прост: сообщения лежат в базе данных почтовой программы. Как именно и где хранится эта база данных, не так уж важно. Все, что представлено в почтовой программе, как сообщения и папки, носит виртуальный характер. Папкам и сообщениям не соответствуют папки и файлы на жестком диске. Даже файловые вложения, имеющиеся в сообщениях, не существуют в виде файлов, пока они не сохранены пользователем отдельно.

Сообщения распределены по папкам. Классический набор почтовых папок — Входящие, Исходящие, Отправленные, Удаленные иЧерновики. В некоторых системах, в частности в службах Web-mail, набор стандартных папок может меняться. Кроме того, почтовые программы разрешают создавать дополнительные папки по своему вкусу.

 Скачать реферат