Анализ системы автоматизации розничной торговли

Ведение аналитического учета организуется с помощью картотек и вспомогательных планов счетов. Реальным учетным объектам соответствуют аналитические счета - карточки. Карточки также как и счета содержат учетные регистры и могут содержать произвольный набор данных. Хозяйственные акты фиксируются в главном журнале в виде линейных и/или шахматных учетных записей. Записи журнала содержат информацию

о корреспонденции счетов и денежных суммах проводок, ссылки на подтверждающие акты документы и, при необходимости, количественные (натуральные) или/и трудовые характеристики и ссылки на карточки аналитического учета (более чем на одну карточку для каждого счета). После проводки учетных записей (разноски хозяйственных операций), зафиксированные в записях суммы добавляются к учетным регистрам на плане счетов и в картотеках. При вводе учетных записей в журнал используются справочник единиц измерения и справочник курсов валют. Справочник единиц измерения позволяет переводить количественные характеристики учетных объектов из одной системы единиц измерения в другую. Справочник валют позволяет вести синхронный учет в различных валютах и автоматизировать исчисление курсовых разниц. Валюта - денежная единица, в которой ведется учет. Валюта подставляется из справочника валют. Справочник валют предназначен для учета курса валют за различные периоды. Каждый раз, когда происходят торги курс фиксируется в справочнике на текущую дату для каждой валюты, которую необходимо учитывать. Таким образом вся история изменения курсов валют хранится в этом справочнике. На каждую дату можно записать до трех различных курсов одной валюты. Имеющаяся в справочнике история позволяет организовать автоматический учет курсовых разниц по любым операциям с валютой и другие расчеты. Словарь, картотеки, классификатор процедур, план счетов, справочник единиц измерения и классификатор документов имеют древовидную (иерархическую) структуру. Для каждого плана счетов может быть указана своя базовая валюта и свой базовый (минимальный) учетный период (минимум один день). Благодаря этому можно создавать многомерные многовалютные системы бухгалтерского учета. План счетов - древовидная структура, узлами которой являются счета. В одной базе данных может быть несколько планов счетов. Один из них должен быть основным, тот на котором учет ведется в основной валюте. Каждый план счетов имеет следующие характеристики (рисунок 10): код; наименование; тип; базовый период; длина кода; валюта; комментарий. Рисунок 10 План счетов План счетов может быть одного из двух типов: балансовый. Для такого плана счетов валюта баланса (итог баланса) одинакова по активу и по пассиву. Для изменения регистров балансового плана счетов используются двухсторонние проводки. внебалансовый. Валюта баланса может быть не одинаковой по активу и по пассиву. Список всех планов счетов базы данных состоит из пяти колонок: статуса, кода, типа, имени и текущего периода. Текущий план счетов отмечен пиктограммой в колонке статуса. Если в колонке типа изображен плюс +, то тип плана счетов - балансовый. Если в колонке изображен минус - , то тип плана счетов внебалансовый. Базовый период - период, в течение которого накапливаются обороты на счетах. В качестве базового периода можно выбрать день, месяц, квартал, полугодие или год. Процедуры обработки данных являются объектами БД. Каждая процедура может содержать три раздела: расчетную схему, с помощью которой данные выбираются и обрабатываются; форму ввода-вывода, с помощью которой данные, выбранные в расчетной схеме, отображаются на экране в удобном для пользователя виде; схему отчета, с помощью которой подготавливают отчеты по данным, выбранным расчетной схемой или выбранным с помощью схемы отчета. Процедура может содержать только расчетную схему или только схему отчета, или то и другое вместе. Форма ввода-вывода существовать сама по себе не может. Расчетная схема описывает алгоритм обработки информации: какие данные считываются из БД, какие вводятся или редактируются с клавиатуры, как данные обрабатываются. После того как был создан текст расчетной схемы, можно выполнить процедуру обработки. Перед выполнением операции программа проверит, создано ли окно (бланк, форма) ввода-вывода. Если окно ввода-вывода не было создано, то система автоматически сформирует окно, содержащее таблицу значений всех переменных расчетной схемы. Окно ввода-вывода - диалоговое окно, которое пользователь конструирует сам. Схема отчета описывает алгоритм вывода информации в отчет. Отчеты можно просматривать на экране, сохранять в файле и выводить на принтер. Обычно схема отчета взаимодействует с расчетной схемой, хотя процедура обработки может иметь схему отчета и не иметь расчетной схемы. Различают следующие виды таблиц в отчете: таблица расчетной схемы; таблица заголовков проводок; таблица односторонних проводок; таблица двусторонних проводок; таблица счетов; таблица регистров; таблица карточек; таблица индексов; таблица периодов; таблица группы.

В конце смены система автоматически формирует проводки по списанию себестоимости товара для получения пакета отчетов.

Отчеты (рисунок 11) содержат всю необходимую информацию для анализа работы магазина за смену или любой заданный период.

Рисунок 11 Отчеты по товару

Для ведения документооборота в супермаркете применяют программный пакет Microsoft Office (Microsoft Word, Microsoft Exel). Программный пакет MS Office наиболее подходит для организации работы в любой структуре, будь то, крупная фирма или же мелкое частное предприятие, в нем сочетаются лучшие средства для управления, делопроизводства, финансов, бухгалтерии предприятия. Microsoft Word является одним из наиболее совершенных текстовых редакторов, в настоящее время.

Редактор имеет большие возможности, в частности, шрифтовое оформление, подготовка колонтитулов, оглавления, сносок, контроль абзацев; позволяет готовит в нем сложные документы. Тексты из Microsoft Word как письмо, договор, справка, объявления, поздравление, визитки, таблицы, схемы.

Microsoft Excel - это программа, обладающая очень большим спектром функций и которая очень проста, надежна в использовании. Основой программы является калькуляционный (вычислительный) модуль, с помощью которого происходит обработка данных (текстовых или числовых) в таблицах.

На Excel с помощью презентационной графики и калькуляционного модуля можно получать диаграммы различных типов. Функциональные возможности модуля диаграмм программы во многом превосходят соответствующие характеристики специальных программ создания деловой графики.

С помощью модуля базы данных в Excel реализован доступ к внешним базам данных. Широкое распространение программ обработки электронных таблиц во многом объясняется универсальными возможностями их применения, поскольку без вычислений, в широком смысле этого слова, не обойтись в самых различных сферах нашей жизни. Excel можно использовать как для решения простых задач учета, так и для составления различных бланков, деловой графики и даже полного баланса.

 Скачать реферат