Автоматизация учета студентов в ВУЗе

А 3 Назначение и цели создания проекта

БД разрабатывается для систематизации обработки данных о студентах, обучающихся в ВУЗе.

Целью создания базы данных является обеспечение целостности и компактности хранимых данных, увеличение скорости получения информации об интересующих студентах, понижение трудозатрат по обработке данных.

А 3.1 Сведения об объекте автоматизации

Объектом автоматизации данного курсового проекта является процесс анализа, обработки, поиска, удаления и учета информации о студентах в ВУЗе.

А 3.2 Сведения об условиях эксплуатации КП

Данная БД разрабатывается с использованием СУБД Access, которая оснащена инстинктивно понятным интерфейсом и может использоваться широким кругом пользователей нуждающихся в учете информации о студентах. Данной БД может пользоваться любой пользователь, умеющий пользоваться компьютером.

А 4 Требования к проекту

А 4.1 Требования к КП в целом

КП в целом должен:

- иметь обширную систему помощи, включающую сведения о КП в целом, руководство по использованию отдельных частей, корректные сообщения об ошибках пользователя, если таковые имеются; осуществлять добавление, изменение, удаление и поиск информации из имеющейся БД;

- обеспечить не избыточность, компактность, целостность хранимых данных.

А 4.2 Требования к задачам и функциям КП

Проектируемый программный продукт должен реализовывать следующие задачи:

- иметь систему помощи, т.е. выдавать корректные сообщения при ошибках, возникающих в процессе работы;

- позволять получать информацию по определённым запросам пользователя. (запросы на выборку, на добавление и удаление записей в архиве, запросы для создания пользовательских форм и отчетов). А так же:

- хранить информацию о студентах;

- хранить информацию о группе;

- хранить информацию о специальности;

- хранить информацию о факультете;

- хранить информацию об общежитии;

- хранить информацию о комнате;

- корректный выбор информации по какой-либо характеристике;

- поиск по ключевым словам.

А 4.3 Требования к видам обеспечения

А 4.3.1 Требования к программному обеспечению

К программному обеспечению (ПО) предъявляются следующие требования:

- монитор типа SVGA;

- операционная система- Microsoft Windows 98 и выше;

- установленная прикладная программа Access 2003 из программного пакета Microsoft Office.

А 4.3.2 Требования к техническому обеспечению

Техническое обеспечение должно удовлетворять следующим требованиям:

- тип компьютера- INTEL 5x 86;

- объем памяти RAM 16Мб;

А 4.3.3 Требования к организационному обеспечению

К программной документации предъявляются следующие требования:

- наличие технического задания;

- пояснительной записки, включающей приложения.

Приложение Б

ЗАПОЛНЕННЫЕ ТАБЛИЦЫ

Приложение В

РУКОВОДСТВО ПОЛЬЗОВАТЕЛЮ

В.1 Инсталляция

Для установки приложения достаточно скопировать его файлы в любую папку на компьютере.

В.2 Начало работы с программой

В.2.1 Запуск приложения

После запуска приложения, первое окно которые вы видите - это форма входа в СУБД под названием «Вход», на которой расположены кнопки трех видов пользователей: Гость, Пользователь, Администратор.

После выбора одного из типа пользователя выводится форма пароля.

В.3 Руководство администратора

При входе в базу администратору необходимо ввести пароль «2». Если же пароль окажется неверным, система сообщит об ошибке и попросит повторить попытку или отменить выполнение действия и вернуться на предыдущую форму.

В.3.1 Возможности администратора

В СБД возможности администратора неограниченны. Он имеет право редактировать содержимое базы через пользовательский интерфейс, либо перейти к окну БД и вручную править содержимое таблиц.

Только администратор имеет права добавлять в БД новых врачей и выполнять архивацию и восстановление устаревших данных.

В.4 Редактирование содержимого базы

Из главного окна «Вход» можно попасть на форму "Главная".

В.4.1 Порядок внесения новых данных

Все данные в БД зависимы друг от друга (например, добавление студента осуществляется через добавление факультета, специальности, затем группы и только потом самого студента), и следовательно, необходимо выполнять следующую последовательность при внесении нового студента в базу:

1. Факультет

2. Специальность

3. Группа

4. Личная информация о студенте (ФИО, место проживания, № зачетки, год рождения и т.д.)

При добавлении все данные являются обязательными!

В.4.2 Редактирование данных

Редактирование данных можно осуществить только в окне БД в таблицах. Этим способом осуществляется и удаление.

Удалить с помощью форм можно лишь устаревшую информацию. Эту функцию осуществляет форма «Архив».

В.4.3 Архивация и восстановление данных

Для перехода к окну архивации выберите кнопку "Архив" в форме

«Главная». В открывшемся окне администратор может выбрать действие, которое ему необходимо выполнить:

1. Обновить архив

2. Просмотр архива

3. Очистить архив

При архивации в таблицу "АРХИВ" будут занесены все данные о студентах, которым более 25 лет. Очистка архива удаляет все данные без возможности восстановления!

В.5.Просмотр отчетов

Выбирая соответствующие кнопки на формах «Студенты ВУЗа», «Комнаты», а также некоторые другие связные формы можно осуществить просмотр и печать) отчетов.

В.5.1 Отчеты

База позволяет получить следующие отчеты:

1. Заявление на поселение в общежитие

2. Студенты ВУЗа

3. Архив

Список использованных источников

1. Михеева В., Харитонова И. Наиболее полное руководство Microsoft Access 2000 – СПб.: БВХ – Санкт-Петербург, 2000. – 1088с.:ил.

2. Пасько В. Access 97 – К.: Издательская группа BHV, 2000. – 368с.

3. Э. Феддема Эффективная работа: Microsoft Access 2002. – СПб.: Питер, 2003. –944 с.: ил.

 Скачать реферат