Документы в электронной форме

Достаточно часто многим сотрудникам прихо­дится создавать документы на основе стан­дартных унифицированных форм или форм, раз­работанных и утвержденных внутри организации, а также различные виды однотипных документов (серийные письма, справки и т.д.). При автомати­зированном способе подготовки такого вида до­кументов возможны два варианта:

- создать необходимую форму в виде документа (напри

мер, это будет файл с расширением .doc) и затем изменять в нем переменную часть текста;

- создать необходимый бланк в виде шаблона (файл с расширением .dot) и затем создавать новые документы на основе разработанного шаблона и заполнять поля, содержащие переменную часть текста. Шаблон - это некий трафарет с определен­ными свойствами, которые включают совокупность стилей, шаблонных текстов, макросов, сочетаний клавиш, дополнительных пунктов меню и пользо­вательских панелей инструментов в отдельном файле с расширением .DOT.

Шаблоны используются:

1. Для стандартизации и унификации работы всех сотрудников организации со стандартными и однотипными видами документов. Все сотрудники создают документы на основе единых шаблонов (файлов с расширением .dot), при этом шаблоны должны быть подготовлены таким образом, чтобы шаблонный текст не мог редактироваться пользователями, а были доступны для ввода и корректировки только поля ввода, содержащие переменную информацию в бланке.

2. Для повышения эффективности подготовки серийных документов, которые предназначены для рассылки большому количеству адресатов. Такие документы создаются на основе шаблонов с использованием функции слияния. Путем слияния создаются тексты документов, содержащие фиксированную, неизменяемую часть (трафарет) и переменные текстовые фрагменты (наполнение), т.е. слияние типового текста (трафарета) с заполняемой информацией.

Таким образом, пакет прикладных программ Microsoft Office содержит программы, позволяющие создавать текстовые документы, табличные документы, базы данных, презентации, работать с графикой, электронной почтой и так далее. То есть Office дает возможность создавать практически любые виды документов. В настоящее время Microsoft Office установлен почти на всех компьютерах, независимо от того, стоит компьютер дома или в организации. Такое распространение Microsoft Office получил из-за того, что это первый пакет прикладных программ, который содержал в себе такой объем возможностей, при этом был полностью русифицирован и прост в использовании. Основное преимущество этих программ в том, что помимо всех тех удобств, которые уже создали авторы этого пакета, пользователь сам может адаптировать любую программу под себя для комфортной работы в ней: изменение цвета, масштаба, вынос часто использующихся кнопок на панель инструментов, создание шаблонов, создание новых функций и так далее

Заключение

В последнее время мало кто пользуется для создания документов текстовыми редакторами. Появление Microsoft Word их вытеснило. На данный момент уже сложно определить к текстовым процессорам или к настольным издательствам относится Microsoft Word, настолько много у него функций.

Среди систем подготовки текстовых и табличных документов более подробно в курсовой работе были рассмотрены две программы пакета прикладных программ Microsoft Office – это текстовый процессор Microsoft Word и табличный процессор Microsoft Excel. Для создания документов в основном используются только эти две программы, независимо от размеров и сферы деятельности организации. Это связано с тем, что почти везде сейчас используется операционная система Windows (95, 98, 98SE, 2000, NT, XP, Me), созданная как и Office компанией Microsoft. Эти программы позволяют подготовить сложные и большие по объему документы, включая книги. Очень легко учиться работать в программах, входящих в Microsoft Office., так как все они, включая и операционную систему Windows, имеют похожий интерфейс.

Системы автоматизации документационного обеспечения управления позволяют делать с документами все то, что с ними делают в любой системе делопроизводства и документооборота и включают в себя принципиально новые возможности, доступные только компьютерам. В том числе при помощи этих программ можно и создавать документы.

Из-за того, что происходит унификация и стандартизация документов, в большинстве программ, использующихся для создания документов, используются шаблоны. То есть в уже оформленный документ с необходимыми атрибутами, куда нужно просто ввести данные. Также в программах имеются такие функции, при которых сам пользователь может создать свой шаблон документа. Это намного ускоряет и упрощает работу по созданию документа. Сейчас предлагается очень много различных как текстовых и табличных процессоров, так и систем автоматизации документационного обеспечения управления. Сделать выбор очень сложно. Это связано с тем, что у каждой программы есть и достоинства, и недостатки, а универсальных программ нет.

При выборе программного продукта следует учитывать сферу деятельности, технические свойства компьютера, операционную систему, установленную на компьютер, размеры организации, отдаленность подразделений.

Список использованных источников

1 ГОСТ Р6.30-97 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

2 ГОСТ Р1.5-92 Государственная система стандартизации Российской Федерации. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов.

3 ГОСТ РФ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

4 Басаков, М. И. Делопроизводство и корреспонденция. Ростов на дону «Феникс» 2001.

5 Басаков, М. И. Основы делопроизводства для менеджера. Ростов на дону РГЭЛ 1995

6 Городин, В. В., Корнеев И. К. Информационное обеспечение управленческой деятельности: Учебник – М.: Мастерство; Высшая школа, 2001. - 240 с.

7 Кузнецов, С. Л. Новые программы для современного офиса // Секретарское дело.-1999.-№3. С. 33-36.

ПРИЛОЖЕНИЕ А

Типовая инструкция по оформлению документов с использованием

компьютерных технологий

1. Инструкция по оформлению документов с использованием компьютерных технологий (далее - настоящая Инструкция) устанавливает единый порядок оформления организационно-распорядительных документов (далее - документов) с использованием компьютерных технологий с учетом требований Государственного стандарта.

2. Печатание и оформление документов в республиканских органах государственного управления и иных государственных осуществляется по установленным в компьютерах шаблонам со следующими параметрами настройки в редакторе Microsoft Word:

2.1. формат А4 (210 х 297 мм) - для, протоколов, докладных записок, справок, телеграмм и других документов, для писем. формат(Д4^к формат А 5 (148 х 210 мм);

- поля страницы: верхнее и нижнее - не менее 20 мм, левое - 30 мм, правое - 10 мм. В таблицах допускается уменьшение левого поля до 20 мм, правого -до 8 мм (когда текст не вмещается); шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер 15 пт. В таблицах допускается уменьшение до 13 пт (когда текст не вмещается);

 Скачать реферат