Управление изменениями в организации

2.1 Анализ типовых управленческих ситуаций

Анализ отклонений, выявленных на этапе контроля, позволяет в самом общем виде сделать вывод о том, что причиной недостижения целей системы управления могут являться:

– некачественная реализация принятых управленческих решений (в дальнейшем УР);

– низкое качество принятых УР.

Представим ситуацию в виде матрицы (

см. рис. 1 в Приложении).

Рассмотрим четыре стандартные ситуации:

1. Квадрат "а". Низкое качество УР - плохая реализация.

Результат реализации однозначно отрицательный, требуется дополнительный анализ причин, вызвавших проблему.

2. Квадрат "б". Низкое качество УР - качественная реализация.

Ситуация "нет ничего хуже хорошо сделанной, но никому не нужной работы". Результат - отвлечение ресурсов на реализацию заведомо бесполезного решения.

3. Квадрат "в". Высокое качество УР - плохая реализация.

Причина отрицательного результата - низкая исполнительская дисциплина, результат - дискредитация управленческого решения.

4. Квадрат "г". Высокое качество УР - качественная реализация.

Ситуация однозначно положительного результата.

Для дальнейшего рассмотрения проблемы введем понятие "идеальной модели". Это некое состояние объекта контроля, при котором цели управленческой системы достигаются оптимальным образом, т. е. полностью и при минимальных затратах. Оно может совпадать или не совпадать с желаемым состоянием. Отклонение от него определяется, главным образом, двумя факторами:

а) субъективным - качеством процесса планирования (особенно на стадии нормирования);

б) объективным - имеющимися на предприятии ресурсными ограничениями, которые заставляют определить желаемое состояние с отклонением от идеальной модели.

Рассмотрим контроль как сравнение фактического и желаемого состояний (см. рис. 2 в Приложении).

При этом желаемое и фактическое состояния контролируемого объекта могут совпадать или не совпадать; как при первой, так и при второй ситуации цели управленческой системы могут быть достигнуты или не достигнуты.

Рассмотрим сложившиеся ситуации (см. рис. 3 в Приложении).

1. Квадрат "а": желаемое и фактическое состояния объекта контроля не совпадают, цели управленческой системы не достигнуты.

Вывод: необходим новый управленческий цикл.

2. Квадрат "б": желаемое и фактическое состояния объекта контроля совпадают, цели управленческой системы не достигнуты.

Вывод: желаемое состояние было определено некорректно, необходимо сопоставить факт с "идеальной моделью" и пересмотреть желаемое состояние (план), максимально приблизив его к "идеальной модели" при имеющихся ограничениях.

3. Квадрат "в": желаемое и фактическое состояния объекта контроля не совпадают, цели управленческой системы достигнуты.

Вывод: желаемое состояние было определено некорректно, его необходимо изменить, максимально приблизив к фактическому.

4. Квадрат "г": желаемое и фактическое состояния объекта совпадают, цели управленческой системы достигнуты.

Вывод: управленческая проблема решена.

2.2 Основная задача управленческого контроля

Таким образом, система контроля может быть представлена в виде схемы (см. рис. 4 в Приложении), которая позволяет сделать вывод о том, что основной задачей управленческого контроля является приведение существующей трехзвеньевой модели к двухзвеньевой путем приближения желаемого состояния к идеальной модели или к фактическому состоянию в зависимости от уровня достижения целей управленческой системы.

При этом модель контроля все время стремится к трехзвеньевой конфигурации в силу недостатков планирования (низкая квалификация персонала и ресурсные ограничения) или некачественного исполнения принятых управленческих решений (низкая исполнительская дисциплина и квалификация персонала).

Таким образом, важнейшей проблемой управленческого контроля является корректное определение желаемого состояния объекта.

Серьезной проблемой является сложность определения "идеальной модели" в ситуации многофакторной неопределенности, присущей рыночной экономике.

2.3 Процесс контроля и его содержание

Анализируем фазу контроля как процесс, выделяя ее основные этапы:

1. Определяем желаемое (по плану) состояние объекта контроля.

Желаемое состояние (план) зависит от качества планирования, т. е. от того, насколько адекватные пути достижения целей были разработаны персоналом (зависит от его компетентности и добросовестности), а также от ресурсных, социальных, политических и других факторов ограничения.

Желаемое состояние могут определять параметры наилучших предприятий (лидеров) отрасли, среднеотраслевые показатели, характеристики самого предприятия за предыдущий период.

Желаемое состояние (план) устанавливается действующим законодательством, а также формализуется внутренними нормативными документами и решениями менеджмента организации (предприятия).

2. Путем проведения контрольных процедур, необходимых для достижения целей контроля, выявляем фактическое состояние объекта контроля.

3. Устанавливаем в результате сравнения отклонения фактического состояния от желаемого.

4. Производим сбор, обобщение, анализ и оценку отклонений с целью выявления последствий отклонений и причин их возникновения.

Принципиальным в управленческом контроле является перевод акцента с работы по устранению отклонений на ликвидацию причин их возникновения; при этом подразумевается, что отклонения должны быть устранены в ходе проверки или непосредственно после завершения контрольных процедур. Сознательно умалчивается об отклонениях, ликвидация которых требует значительного ресурсного обеспечения, и вот почему: согласно результатам проведенного в группе организаций ОАО "КАМАЗ" анализа, минимум 75% отклонений не требуют никакого дополнительного ресурсного обеспечения и должны быть устранены действующим менеджментом в пределах выполнения ими своих функциональных обязанностей, т. е. три четверти отклонений возникают по причинам организационного характера.

5. Разрабатываем проект управленческих решений с вариантами корректирующих воздействий, адекватными последствиям выявленных отклонений и причинам их возникновения.

Если рассматривать контроль как процесс выявления и документирования отклонений, можно ограничиться первыми тремя этапами. В данном случае речь идет о непрерывном отслеживании отклонений по управляемым (а, следовательно, контролируемым) процессам, т. е. о контроле в узком понимании, или формализованном контроле.

Между этапом выявления отклонений и принятием управленческих решений появляется разрыв, так как менеджмент (точка принятия УР) не всегда располагает достаточными ресурсами для проведения 3-го и 4-го этапов контроля. Кроме того, персоналу контролирующих органов, владеющему всей полнотой информации, легче формировать проекты управленческих решений, нацеленных на устранение причин возникновения отклонений.

 Скачать реферат