Анализ особенностей работы кадровой службы

Не менее важным для администрации предприятия является использование документов кадровой службы при решении споров с работниками. Трудовые конфликты всегда сопровождаются представлением в суд документов, подготовленных в кадровой службе. Важнейшее значение при этом имеет не только правильное составление содержательной части каждого документа, но и его оформление в соответствии с действующими но

рмативными актами, то есть придание документу юридической силы. Именно ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них отдельных реквизитов или неверное их выполнение нередко приводят специалистов кадровой службы к неудаче в судебном споре с работником даже при хорошем знании статей Трудового кодекса РФ и правильном их применении.

Таким образом, кадровая документация, всегда игравшая существенную роль в жизни каждого трудоспособного человека в нашей стране, продолжает оставаться актуальной и в условиях развития рыночных отношений. Так как служит документальным подтверждением прав работника на социальное обеспечение по старости и инвалидности, предоставляется в суд при трудовых конфликтах, сдается в государственные архивы на длительное хранение, используется в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения.

Все это доказывает значимость кадрового делопроизводства в деятельности любой организации. Необходимо уделять особое внимание документированию работы с персоналом и учитывать все особенности работы с кадровыми документами.

Следовательно, деятельность кадровой службы имеет большое значение для любой организации. От того, насколько профессионально организованно ведение кадрового делопроизводства зависит успех управленческой деятельности в целом.

1.1. Основы деятельности кадровой службы

Организация деятельности любого подразделения должна начинаться с составления положения об этом подразделении. Положение о кадровой службе должно состоять из следующих разделов: общие положения; задачи; структура; функции; взаимоотношения с другими подразделениями; права; обязанности; ответственность.

В разделе «Структура» указан порядок разработки и утверждения структуры отдела, его численный состав, конкретные направления работы и закрепленные за ними подразделения отдела.

Численный состав и структура кадровых служб зависят в основном от масштабов организации. В зависимости от размеров конкретной организации выделяются следующие организационные формы осуществления кадровой работы:

• самостоятельное структурное подразделение с непосредственным подчинением руководителю организации или его заместителю;

• выполнение функций кадровой службы отдельным сотрудником организации;

• выполнение функций кадровой службы по совместительству с выполнением другой работы.

Функциональные обязанности кадровой службы заключаются в следующем:

•разработка планов комплектования кадров в соответствии с программой развития конкретной организации;

• оформление приема, перевода и увольнения работников в со­ответствии с трудовым законодательством Российской Федерации;

• учет личного состава;

• хранение и заполнение трудовых книжек, ведение докумен­тации по делопроизводству;

• контроль исполнения руководителями подразделений прика­зов и распоряжений по работе с личным составом;

• изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разра­ботка мероприятий по ее устранению;

• анализ состава специалистов организации, деловых качеств работников с целью их рационального использования;

• создание условий для повышения образовательного и квали­фикационного уровня специалистов;

• работа по созданию резерва на выдвижение;

• подготовка предложений по улучшению расстановки и ис­пользованию работников;

• подготовка и систематизация материалов для аттестационной комиссии;

• подготовка материалов для представления работников к по­ощрению и награждению;

• принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работни­ков;

• организация контроля состояния трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;

• ведение всей отчетности по кадровым вопросам.

В ходе взаимодействия с другими подразделениями организации кадровая служба получает от них заявки на прием рабочих и специалистов, представления о поощрении, графики отпусков и т.п.

Из кадровой службы в подразделения направляются:

• сведения о нарушителях трудовой дисциплины;

• копии приказов о приеме новых работников, перемещении внутри организации, увольнении работников;

• копии приказов об утверждении (изменении) Правил внут­реннего трудового распорядка;

• сведения, относящиеся к вопросам соблюдения трудовой дисциплины.

От бухгалтерии кадровая служба получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту, по инвалидности, по случаю потери кормильца и т.п.

В свою очередь, кадровая служба представляет в бухгалтерию сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, приказы о приеме, переводе и увольнении, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения об очередных отпусках работников и т.п.

Кадровая служба, как правило, наделена следующими полномочиями:

• требовать от всех подразделений организации представления необходимых для ее работы материалов;

• принимать работников, организации по вопросам перемеще­ния и увольнения;

• взаимодействовать с другими организациями по вопросу подбора кадров;

• требовать от других подразделений обязательного выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров.

Положение об отделе кадров устанавливает ответственность начальника отдела кадров за выполнение возложенных на отдел функций и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями.

1.1.1. Должностная инструкция сотрудника кадровой службы

Что касается должностной инструкции работника отдела кад­ров, то она, как и любая другая должностная инструкция, согласно пункту 5 постановления Минтруда России от 9 февраля 2004 г. № 9 «Об утверждении Порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих» должна состоять из трех разделов: «Должностные обязанности», «Требования к знаниям» и «Требования к квалификации».

Основными должностными обязанностями начальника отдела кадров являются:

· руководство работой отдела;

· обеспечение выполнения работ;

· разработка необходимой документации, предложений, рекомендаций, инструкций;

· обеспечение рационального использования материальных, финансовых и технических средств;

· проведение работ по защите информации, составляющей коммерческую тайну;

· обеспечение рационального распределения нагрузки между работниками отдела;

 Скачать реферат