Документационное обеспечение управления

3. Текст-анкета. Анкета - это перечень заранее подготовленных вопросов. Вопрос и ответ - два связанных по смыслу самостоятель­ных предложения. При составлении текста в виде анкеты наимено­вания признаков характеризуемого объекта должны быть выраже­ны именем существительным в именительном падеже (фамилия, имя, отчество, год рождения) или словосочетанием с глаголом второго лица множественного чис

ла настоящего или прошедшего времени (имеете, владеете или были, находились).

Содержание анкеты, как правило, оказывается более дробным, чем в трафарете. Текст анкеты располагается по вертикали.

Фамилия

Имя

Отчество _

Год и место рождения и т. д.

4. Текст - таблица. Таблица - это совокупность данных, пред­ставленных в цифровой или словесной форме и заключенных в гра­фы вертикальной и горизонтальной плоскостей. Графы и строки таб­лицы должны иметь заголовки, выраженные именем существитель­ным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

В одном документе допускается сочетание текстов разных типов. Линейная запись связного текста может быть иллюстрирована таб­лицей или она может предварять анкету и т. д. Форма, в которой представляются тексты документов, определяется характером содер­жащейся в них информации.

Выводы.

ГОСТы и другие инструктивные материалы закрепляют и стан­дартизируют требования к тексту документа: его содержанию, объе­му, внутренней структуре и внешней форме, составу и расположе­нию реквизитов. Кроме того, в данных нормативных документах выдвигаются определенные требования к языку конкретного доку­мента и языковому оформлению его реквизитов.

Таким образом, процесс стандартизации деловой речи охваты­вает вес уровни языка - и лексику, и морфологию, и синтаксис. В итоге складывается устойчивый речевой стереотип, воспринимаемый говорящим как особый, функционально ориентированный стиль язы­ка. Неправы те, кто видит в стандартизации деловой речи "обеднение" или даже "порчу" литературного языка. Плох не канцелярский язык, а злоупотребление им в публицистике, в литературе и обиход­ном общении.

Приложение №1

Ключевые понятия

ЯЗЫК СЛУЖЕБНОГО ДОКУМЕНТА - языковая разновидность современного русского литературного языка, часть официально-делового стиля речи, существующая для передачи служебной ин­формации посредством документов.

ТЕКСТОВАЯ ТОЧНОСТЬ ДОКУМЕНТА - фактическая и смысловая точность документа, исключающая возможность инотолкований и неясностей.

ЯЗЫКОВОЙ СТАНДАРТ ДОКУМЕНТА - единообразный способ изложения мыслей в документе с использованием готовых языковых формул-клише.

ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТА - пометка должностного лица, указывающая на особый способ введения документа в действие.

РЕЗОЛЮЦИЯ НА ДОКУМЕНТЕ - письменное указание руководителя исполнителю о характере и сроках исполнения документа.

ЗАГОЛОВОК ДОКУМЕНТА - содержание документа, выраженное в краткой форме.

Список используемой литературы

1. Делопроизводство // журнал «Бухгалтерия и учет» №8 2002

2. Делопроизводство // журнал «Ориентир» №4 2003

3. Делопроизводство на современном этапе // журнал «Управление и кадры» №3 2004

4. Приказ Министра обороны Российской Федерации №170

5. Фоков А.П. «Делопроизводство в Вооруженных Силах Российской Федерации» Москва 2001

 Скачать реферат