Документационное обеспечение управления

Например: Администрация ходатайствует . Коллегия решила . Арбитраж: не возражает.

Итак, официальным отправителем и получателем документа по­чти всегда являются не частные лица, а организации в целом.

3. Адресность. Другой важной характеристикой документного об­щения, как отмечают специалисты, является точная адресность до­кумента. Документ пишется не всем или кому-то вообще, а ко

нкрет­ной организации или конкретному кругу организаций, конкретным должностным лицам иди работникам. Безадресных документов не бывает. Это общая особенность официально-делового стиля речи, отличающая его от других стилей. Публицистическая статья в газете или какое-либо, например, поэтическое произведение, адресуются обычно всем читателям без исключения. Документ же направляетсяпо точному адресу, конкретному лицу или ряду лиц, в определенную организацию или учреждение.

4. Тематическая ограниченность. Существенным фактором доку­ментного общения, влияющим на характер управленческой информа­ции, является повторяемость и тематическая ограниченность управ­ленческих ситуаций, которая приводит к использованию одних и тех же видов документов, одних и тех же языковых средств для принятия конкретного решения. Всего существует около 60 видов управленчес­ких документов, которые соответствуют основным деловым ситуаци­ям, возникающим и существующим на государственной службе.

У каждого вида документов есть подвиды, позволяющие разре­шать более частные ситуации административно-управленческой де­ятельности. Например, у письма как вида организационно-распоря­дительного документа известно до 20 подвидов различных по тема­тике и предназначенных для использования в различных управлен­ческих ситуациях.

5. Своевременность и актуальность. Эффективность управленче­ской деятельности в системе государственной власти только тогда высока, когда для принятия решения используется своевременная и актуальная информация. Поэтому документ должен заключать в сво­ем содержании самую новую, важную и актуальную для организа­ции информацию. При его подготовке должны использоваться пос­ледние достижения науки и техники, соответствующие мировым стан­дартам и требованиям. Составитель документа должен отразить све­дения, имеющие правовую силу в настоящий момент.

Документ должен опираться на действующие правовые акты, а не на устаревшие, потерявшие свою правовую силу.

Только при соблюдении всех этих условий организацией или уч­реждением будет принято оптимальное управленческое решение.

6. Достоверность и объективность. Это требование означает, что деловое сообщение должно отражать фактическое состояние дел, давать непредвзятую, бесстрастную оценку событий.

Искажение представленной информации или проникновение в подготовительные материалы и затем в сам документ ложной инфор­мации влечет за собой принятие руководителем или организацией неправильных, порой катастрофических решений.

Если в представленном документе составитель хотя бы раз допу­стит неточность или фактическую ошибку, в дальнейшем весь мате­риал, подготовленный им, не будет вызывать доверия у адресата, а репутация учреждения, готовившего документ, будет подорвана.

7. Убедительность. Аргументированность и убедительность ин­формации связаны с задачей побудить адресата к совершению или не совершению определенных действий. Результативность докумен­та зависит от того, насколько он обоснован. Не обязательно исполь­зовать большое количество аргументов, важно, чтобы они были убе­дительными, не требующими перепроверки.

8. Полнота. Это требование предполагает, что документ должен содержать всю необходимую для принятия обоснованного решения информацию. Ее недостаточность может вызывать необходимость запрашивать дополнительные сведения, что приведет к потере вре­мени и отразится на своевременности принятия решения.

9. Сжатость и лаконичность. Казалось бы, данное требование противоречит предшествующему. На самом деле это взаимосвязан­ные экстралингвистические требования. Лаконичность, сжатость изложения текста документа предусматривает краткость изложения содержания, без лишних слов и повторов. Но в угоду краткости не­допустимо исключать из документа важные факты, цифры, сведения, позволяющие принять адекватное решение.

Итак, текст документа должен быть полным и одновременно сжа­тым - как по содержанию, так и по форме.

10. Нейтральность. Нейтральный тон изложения документа - это норма официального делового общения. Управленческая информа­ция - официальная по своему характеру, что свидетельствует о дело­вой основе взаимоотношений между адресантом и адресатом, под­черкивает их неличный характер, наличие определенной дистанции между ними.

Кроме того, участники делового общения действуют от имени учреждений, организаций, предприятий, т.е. от имени юридических, а не физических лиц. В силу этого личный, субъективный момент в текстах документов должен быть сведен к минимуму.

Именно это предусматривает формально-логический стиль из­ложения материала, без эмоционально-экспрессивной или полити­ческой оценки ситуаций и фактов.

Нейтральный тон документа и формально-логический стиль из­ложения материала полностью соответствуют принципу внепартийности и внеконфессиональности самой государственной службы.

1.3. Лингвистические особенности документа

В результате многовекового развития в официально-деловом сти­ле выработались такие языковые средства и способы выражения со­держания, которые позволяют наиболее эффективным образом фик­сировать управленческую информацию.

Язык служебных документов существенным образом отличается от языка художественной литературы, публицистики, разговорной речи; от языка науки. Он имеет ряд лингвистических особенностей. Основной и определяющей особенностью языка документа явля­ется языковой стандарт.

Необходимость языкового стандарта в документе обусловлена рассмотренным ранее экстралингвистическим фактором точности и однозначности толкования содержания документа.

Языковой стандарт в документе проявляется: в оформлении и структуре текста, в использовании одних и тех же слов и языковых формул, в повторяющихся ситуациях, в построении предложений.

Деловая речь накопила огромное число проверенных многолет­ней практикой терминов, формул, оборотов речи. Использование готовых, прочно вошедших в деловой обиход словесных формул и конструкций позволяет пишущему не тратить время на поиск опре­делений, характеризующих стандартные ситуации.

Языковая стандартизация документа существенно повышает его - информативность, заметно облегчает его восприятие и оценку адреса­том, что способствует большей оперативности документооборота.

Количество используемых в официальных документах словес­ных формул, трафаретов, штампов столь велико, что некоторые спе­циалисты вообще не относят к творческой работе написание дело­вых бумаг, а обучение официально-деловому стилю связывают с со­зданием навыка автоматического пользования формулами готового письма.

Можно привести множество примеров хорошо всем известных канцелярских штампов. Приказ издается; контроль возлагается или осуществляется; должностные оклады устанавливаются, а не дают­ся; выговор объявляется; порицание выносится; служебное письмо составляется или направляется, а не пишется или посылается; отчет заслушивается, а не выслушивается и многие другие.

 Скачать реферат