Основные правила составления документов

децентрализованная, при которой регистрация документов осуществляется в структурных подразделениях ответственными за делопроизводство;

смешанная, сочетающая в себе элементы централизованной и децентрализованной систем.

Наиболее распространенной является последняя, смешанная система. При этом централизованно регистрируется документация, поступающая из вышестоящих органов или направляемая

в их адрес, важнейшие внутренние документы (приказы по основной деятельности и личному составу, протоколы, акты, докладные записки и др.), а также обращения граждан. Специализированную документацию регистрируют в соответствующих структурных подразделениях. В учреждении, имеющем отделы, регистрация внутренних документов проводится децентрализовано по группам: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии.

Когда регистрируются документы?

Документы регистрируются один раз, при этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, поступающие - в день поступления, исходящие - в день отправки. Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами. В инструкциях по делопроизводству могут содержаться положения, касающиеся регистрации документов, поступивших после окончания рабочего дня или в выходные дни. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое оно повторно не регистрируется.

Из документа в процессе регистрации в регистрационную форму выписываются, как правило, следующие сведения:

дата получения

входящий № (индекс)

дата документа

индекс документа (его основные поисковые признаки)

регистрационный номер документа

автор (корреспондент), т.е. чей это документ

заголовок (о чём документ)

резолюция

срок исполнения

исполнитель (кто с ним работает)

ход исполнения (фиксируются все передачи документа и как исполнен)

№ дела (куда документ помещён после исполнения)

Нужно ли указывать время получения (отправки) документов?

В инструкции по делопроизводству может быть предусмотрена необходимость указывать время получения или отправки отдельных видов документов. Например, на уведомлениях о собраниях, митингах, демонстрациях, шествиях и пикетированиях указывается время их получения.

Регистрируемые и нерегистрируемые документы.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые. Обязательной регистрации подлежат документы, требующие ответа, а также документы, поступающие из вышестоящих организаций. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Существует также категория нерегистрируемых документов. Делопроизводственная служба должна самостоятельно составить перечень таких документов и приложить его к инструкции по делопроизводству.

Составляя перечень нерегистрируемых документов, нужно знать, что некоторые из них вообще не регистрируются (это, как правило, поздравительные письма, приглашения, рекламная продукция и т.д.). Однако часть входящих документов регистрируют не в службе ДОУ, а в структурных подразделениях, куда они передаются для исполнения. Например, расчетно-денежная и бухгалтерская документация регистрируется в бухгалтерии, плановая - в плановом отделе и т.д.

Иными словами, в перечень нерегистрируемых документов включают те,которые не регистрирует служба ДОУ или секретарь. Единого перечня документов, не регистрируемых в службе делопроизводства, в законодательстве не предусмотрено.

3. Составить акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.

При всем многообразии актов с точки зрения их назначения и содержания имеется ряд общих правил, которых необходимо придерживаться при составлении актов.

Акты составляются коллегиально (должно быть не менее двух составителей). - Главное при составлении акта - определение фактического состояния дел и правильное отражение его в акте.

Акт оформляется на общем бланке организации или с использованием унифицированной формы акта.

Обязательными реквизитами акта являются: название организации, название вида документа (АКТ), дата и регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, подписи составителей (с указанием их должностей и, при необходимости, места работы). Некоторые формы актов предусматривают проставление точного времени составления акта в часах и минутах. В том случае, если акт утверждается руководителем, оформляется гриф утверждения.

Датой акта является дата его составления. Если составлению акта предшествовали какие-либо мероприятия (проверка и др.), в тексте акта указывается дата или период времени, в течение которого проводилось данное мероприятие.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). Во вводной части акта указывается основание его составления (распорядительный документ, нормативный документ, договор с указанием его даты и номера), называются председатель и члены комиссии. В основной части излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может излагаться по пунктам, материал может быть представлен в виде таблицы.

В необходимых случаях, если этого требуют нормативные документы, акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.

4. Составить схему документооборота на предприятии

Документооборот - движение документов с момента их получения или создания до завершения использования или отправления.

Основу документооборота дают организационные документы: устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ, приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству, схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов.

Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей - потоков. Они осуществляют прямую и обратную связь в управлении.

Различают три основные потока документации:

документы, поступающие, из других организаций (входящие);

документы, отправленные в другие организации (исходящие);

документы, создаваемые в организации, используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).

Движение входящих документов включает: первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение, исполнение, контроль за исполнением, списание исполненного документа в дело.

Схемы движения всех документов в организации разрабатываются руководителем службы делопроизводства (общего отдела, канцелярии, секретариата и т.д.) для различных категорий документов: поступающих в организацию, отправляемых из организации и внутренних документов (приказы по основной деятельности, по личному составу, протоколы, акты, письменные и устные обращения граждан и т.д.).

 Скачать реферат