Порядок ведения делопроизводства в городском суде города Октябрьска Самарской области

Анализ законодательного регулирования деятельности показал, что организация и осуществление правосудия в городском суде г. Октябрьск проходит в соответствии с федеральным законом РФ "О судебной системе в Российской Федерации", ТК РФ, ГК РФ, ГПК РФ, УПК РФ и Конституцией РФ.

Изучив инструкцию "По организационно - штатной работе в федеральных судах общей юрисдикции и системе су

дебного департамента ", были выявлены некоторые ошибки в организации структуры городского суда г. Октябрьска, но, тем не менее, анализ материала свидетельствует о том, что каждая единица структуры суда выполняет свои функции согласно действующих нормативно - методических документов: инструкции по делопроизводству, должностных регламентов на сотрудников, правил внутреннего трудового распорядка и тд.

Анализ документов городского суда г. Октябрьска показал, что в деятельности возникают различные системы документации. Выделяются основные группы документов: организационные, распорядительные документы; документы по личному составу; справочно-информационные плановая документация.

В целом эффективность системы управления делопроизводства.

Глава 2. Порядок оформления документации городского суда города октябрьска

2.1 Оформление управленческой документации

Все формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: планирование - посредством подготовки различных планов; учет - в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации; руководство - изданием распорядительных документов; организация - организационных документов; инструктирование - в виде инструкций, методических указаний; контроль - путем сбора сведений в письменном виде и т.д. (см. Приложение 2).

К организационно - правовым документам в городском суде города Октябрьска относятся штатное расписание, должностные регламенты работникам, правила внутреннего распорядка рабочего времени, инструкция по ведению делопроизводства в городском суде города Октябрьска Самарской области.

Так как форма штатного расписания унифицирована ОКУД (форма Т - 3), эта форма применяется в городском суде г. Октябрьска. Документ визирует председатель суда, подписывает главный бухгалтер. Изменения в штатное расписание вносятся приказом председателя суда.

Анализ документа "Штатное расписание" предполагает, что данный документ оформлен правильно и соответствует всем требования и нормам, так как составляется на новой унифицированной форме, введенной в действие с 01 января 2004 года.

Такие инструкции издаются в целях разъяснения применения законодательных актов, распорядительных документов по заполнению и ведению документов.

Инструкция оформляется на общем бланке организации и содержит реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; дата; регистрационный №; место издания; заголовок к тексту; текст; подпись; гриф утверждения; гриф согласования или виза согласования; отметка о наличии приказа.

Текст инструкции разбивается на разделы, которые нумеруются арабскими цифрами.

Подписывается инструкция главным специалистом, а утверждается председателем городского суда г. Октябрьска. Должностные регламенты определяют функции, права и обязанности сотрудников организации. В городском суде должностные регламенты разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием[65].

Анализ должностного регламента на секретаря суда предполагает, что в левой части документа отсутствует реквизит "Наименование организации", являющийся автором документа, который должен соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах организации.

Не указан реквизит "дата документа". Датой документа является дата его утверждения. Реквизит должен быть проставлен после реквизита "наименования вида документа".

После реквизита "дата документа", примерно через 1 интервал, указывается регистрационный номер документа. Регистрационный номер состоит из порядкового номера, который можно дополняется по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

В ненадлежащей зоне расположения и места составления проставлен реквизит "заголовок к тексту". Заголовок к тексту проставляется после даты и регистрационного номера документа и включает в себя краткое содержание документа.

Гриф "утверждения документа" и "подпись" расположены в соответствии с нормами ГОСТ Р 6.30.2003.

Анализ документа показал, что должностной регламент не оформлен полностью, так как отсутствует реквизит "визы согласования". Документ должен быть согласован с секретарем судьи, и после ознакомления с нею работника, оформлена отметкой об ознакомлении следующим образом: " С инструкцией ознакомлен, секретарь суда, личная подпись и дата подписания."

Рассматривая должностной регламент на секретаря суда можно увидеть, что текст должностной инструкции состоит из следующих разделов: общие положения, квалификационные требования, должностные обязанности, права и ответственность секретаря суда, перечень вопросов, по которым секретарь суда вправе самостоятельно принимать управленческие и иные решения, перечень вопросов, по которым секретарь суда участвует в подготовке проектов нормативных правовых актов и проектов управленческих и иных решений, показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности секретаря суда.

Должностной регламент необходим для четкого разграничения трудовых функций работников, а также при возникновении споров, конфликтных ситуаций в трудовых правоотношениях, следовательно, документ должен разрабатываться грамотно, с соблюдениями всех норм и правил составления и оформления. Анализ показал, что регламент нуждается в совершенствовании.

Председатель городского суда города Октябрьска наделяется правом издания распорядительных документов.

Приказы и распоряжения печатаются на бланках установленной формы и должны иметь следующие реквизиты: полное наименование суда, наименование вида акта и его краткий заголовок (для приказов); дата подписания акта и его регистрационный номер; наименование должности, фамилия и инициалы лица, подписавшего акт.

Распорядительные документы, подписанные председателем городского суда и его заместителями, регистрируются в канцелярии[66].

Основное назначение распорядительных документов - регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед судом получая максимальный эффект от своей деятельности. От того, насколько эффективно регулируются деятельность суда, зависят результаты работы организации.

Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, касаются совершенствования организационной структуры суда, определения или корректировки средств и способов осуществления основной деятельности, обеспечение организации финансовыми, трудовыми, материальными и иными ресурсами.

 Скачать реферат