История российского делопроизводства

2.5 Советское делопроизводство (1917-1920)

Становление советского государственного аппарата сопровождалось поисками новых, соответствующих времени форм делопроизводства. Он находил их в сокращении бумажной волокиты, в следствии чего заменил переписку переговорами по телефону, деловые бумаги — телефонограммами и установил контроль за всеми распорядительными документами.

Для первых

лет советской власти характерна законодательная, регламентация работы с обращениями граждан. Узаконено право гражданина на обжалование, подачу письменных и устных жалоб и сроки их рассмотрения.

В 20-е годы развернулось массовое движение за научную организацию труда (НОТ) и научную организацию управленческого труда (НОУТ), оказавшее значительное влияние на формирование и развитие советского делопроизводства. Большое значение для развития советского делопроизводства имело создание при НК РКИ в 1925 г. Государственного бюро организационного строительства (Оргстрой) и в 1926 г. Института техники управления (ИТУ). Эти организации тесно сотрудничали. ИТУ занимался теоретическими разработками; Оргстрой реализовывал их на практике, внедряя в деятельность конкретных учреждений. Подготовленный в 1931 г. ИТУ проект «Общих правил документации и документооборота» предполагал введение единых правил делопроизводства в общегосударственном масштабе. Но вследствие ликвидации ИТУ в апреле 1932 г. эти правила не были доработаны и утверждены.

Конституция 1936 г., впервые за годы советской власти законодательно закрепившая иерархию управленческих документов, четко определив, какие виды распорядительных документов должен издавать конкретный орган власти и управления.

Для устранения недостатков делопроизводства, на Межотраслевом совещании по оргтехнике, была разработана программа мероприятий по улучшению делопроизводства:

o создание организационно-методического центра для руководства постановкой делопроизводства;

o разработку положения (статуса) о делопроизводстве для всех учреждений в качестве общеобязательных норм;

o разработку положения о кадрах канцелярских работников;

o механизацию труда канцелярских работников;

o унификацию и трафаретизацию служебной документации;

o создание единого учебного центра для подготовки и переподготовки кадров;

o изучение в школах правил составления служебных документов;

o подготовку и переподготовку преподавателей, кадров по служебной документации;

o создание Всесоюзного института по вопросам делопроизводства.

Программа была не реализована из-за начавшейся войны. В 40-е годы методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в советских учреждениях стало осуществлять Главное архивное управление. Главархив разработал «Перечень типовых документальных материалов, образующихся в деятельности учреждений, организаций и предприятий СССР». Для каждой категории документов были установлены сроки хранения (новое издание этого перечня было осуществлено в 1957 г.) [4]. Этот перечень есть и сейчас, только называется немного по-другому «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности ГОСКОМИТЕТОВ, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения» от 15 августа 1988 года.

Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата в июне 1960 г. определили недостатки делопроизводства (они были аналогичны тем, что были выявлены на Межотраслевом совещании по оргтехнике) и приняли решение о необходимости внедрения средств механизации в сферу управления.

«Примерная инструкция о делопроизводстве для учреждений и организаций РСФСР» от 30 сентября 1961г. послужила основой для разработки учреждениями РСФСР своих инструкций по делопроизводству.

Особое место в истории советского делопроизводства занимает постановление Совета Министров СССР от 25 июля 1963 г. «О мерах по улучшению архивного дела в СССР, поставившее задачу разработки Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). Она была поручена ВНИИДАД созданному в 1966 г. в рамках Главного архивного управления.

В сентябре 1973 г. одобрена государственная система Делопроизводства. Ее главная цель — усовершенствовать на единой основе организацию делопроизводства путем внедрения единых форм и методов работы с документами. ЕГСД устанавливала правила документирования управленческой деятельности (которые распространялись только на организационно-распорядительные документы), содержала рекомендации по организации работы с документами, определяла основы организации труда делопроизводственного персонала и механизации делопроизводственных процессов. Внедрение в аппарат управления средств вычислительной техники привело к переработке ЕГСД. В 1988 г. руководство Главархива СССР утвердило ее вторую редакцию, названную Единая государственная система документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). Положения ЕГСДОУ распространялись на всю управленческую документацию. Заметную роль в повышении качества подготовки управленческих документов и общей культуры управления сыграли государственные стандарты (ГОСТЫ). Внедрение в управление средств вычислительной техники привело к необходимости придать юридическую силу документам на машинописном носителе, поэтому был разработан и внедрен ГОСТ 6.10.4 — 84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники».

Многие методические разработки, стандарты, ГОСТы и др. претерпели изменения, а некоторые действуют до сих пор. Можно сделать вывод, что именно в советское время сформировалась та основа делопроизводства, которая дала толчок для нынешних разработок и усовершенствования.

3. Современное делопроизводство

3.1 От традиционного документа - к электронному документу

В настоящее время регламентация документирования, организации и технологии документационного обеспечения управления ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия.

В действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, к оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста.

Обязательность документирования информации определена законом "Об информации, информационных технологиях и о защите информации". В нем указанно: «документированная информация – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность РФ» .[2, с. 3]

 Скачать реферат