Методика составления схем систематизации документов в пределах архивного фонда

В графе "Название фонда" в хронологической последовательности перечисляются все названия и подведомственность организации-фондообразователя с момента ее возникновения, вне зависимости от наличия документов за этот период.

Для объединенных архивных фондов в графе указывается обобщенное название фонда, а затем перечисляются названия всех организаций - фондообразователей, документы к

оторых вошли в состав объединенного фонда за весь период их существования.

Все последующие изменения в названии и подведомственности организации-фондообразователя вносятся в лист фонда по мере поступления в архив документов фонда.

В графе "Выбытие" указывается акт, на основании которого выбыли документы, и количество выбывших документов раздельно по каждой описи.

В графе "Наличие (остаток)" - количество описанных документов, оставшихся после выбытия по каждой описи и фонду в целом.

Количество дел постоянного хранения, долговременного (свыше 10 лет) хранения или по личному составу, включенных в сводные описи, составленные на основе описей структурных подразделений, указывается в разделе 2 "Учет описанных документов" в графах 11-14; а в графах 6-9 указывается количество выбывших дел, значившихся в сдаточных описях.

Если лист фонда заполняется на двух и более бланках, то на первом делается отметка "см. продолжение № .", на последующем – "продолжение № .".

Лист фонда может быть пересоставлен только в том случае, если он неисправимо поврежден, а также после переработки фонда или создания объединенного архивного фонда, когда ранее действовавший лист фонда перестает отражать фактическое состояние и объем фонда. При этом ранее действовавший лист фонда помещается в дело фонда. В верхнем правом углу обоих листов фонда делается отметка "Лист пересоставлен" с указанием даты пересоставления, должности и подписи лица, ответственного за учет.

Заключение

Таким образом, рассмотрев в данной работе методику составления схем систематизации документов в пределах архивного фонда, делопроизводстве, архиве организации можно говорить о том, что именно в учреждениях должны закладываться основы системы научно – справочного аппарата и, в частности, создаваться основной ее справочник.

Работнику делопроизводственной сферы приходится ежегодно по окончании делопроизводственного года составлять множество схем по систематизации документов в архиве.

Документ – материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом ее передачи во времени и пространстве. Документ может быть получен различными способами: посредством письма, рисунка, графики, звукозаписи. Зафиксировав (отобразив) информацию, он тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Именно в методике составления главного архивного справочника и остальных схем систематизации документов в пределах архивного фонда всегда уделялось довольно много внимания. Эти вопросы должны хорошо знать не только секретари, занимающиеся делопроизводством в государственных учреждениях, организациях и на предприятиях, но и секретари созданных и создаваемых в последнее время негосударственных структур. Их документы в соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации составляют его негосударственную часть. Она формируется из архивных фондов и документов, находящихся в собственности: негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ), учреждений, организаций, предприятий промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры и социальной сферы, коммерческих банков, средств массовой информации, общественных и религиозных объединений.

Список использованных источников

1 Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. – М.: АО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2000. -256 с.

2 Андреева В.И. Делопроизводство. – М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-синтез", 2001. - 485с.

3 Андреева В.И. Делопроизводство: актуальные задачи. // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2002. -259 с.

4 Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). – М.: Издательско-книготорговый центр "Маркетинг", 2002.- 359 с.

5 Басаков М.И. Кадровое делопроизводство. – Ростов н Д: Изд-во "Феникс", 2002 – 456 с.

6Делопроизводство в кадровой службе. / Сост. Верховцев А.В – М.: ИНФА-М, 2000. - 458 с.

7 Документы и делопроизводство: Справ. Пособие. / Сост. Лихачев М.Т. – М.: Экономика, 2001. – 345 с.

8 Константинов Ю.Н. Документационное обеспечение хозяйственной деятельности. – Волгоград: ОАО "Химпром",2002. – 245 с.

9 Кузнецова Т.В. Секретарское дело. – М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-синтез",2001. - 548 с.

10 ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Изд-во стандартов, 2003

приложение

Личный листок по учету кадров

1. Фамилия _ имя отчество

2. Пол 3. Число, м-ц и год рождения _

4. Место рождения

5. Национальность

6. Образование

7. Какими иностранными языками владеете _

(читаете и переводите со словарем, читаете и можете объясняться, владеете свободно)

8. Ученая степень, ученое звание _

9. Какие имеете научные труды и изобретения _

10. Выполняемая работа с начала трудовой деятельности (включая учебу в высших и средних специальных учебных заведениях, военную службу, участие в партизанских отрядах и работу по совместительству)

При заполнении данного пункта учреждения, организации и предприятия необходимо именовать так, как они назывались в свое время, военную службу записывать с указанием должности.

 Скачать реферат