Технологии эффективного управления проектом
согласование целей, средств, затрат проекта с заказчиком;
согласование задания на открытие проекта.
Далее в фазе формального открытия проекта происходит получение одобрения или отказа со стороны руководства; назначение менеджера (руководителя) и куратора проекта; выпуск приказа о формальном начале работ.
Если в компании функционирует система стратегического управления, то ведется пе
речень проектов развития с указанием целей и бюджетов проектов, запланированных на определенный период. Это период определяется горизонтом стратегического планирования, принятым в организации. В данном случае на стадии инициации еще раз пересматриваются запланированные результаты проекта и принимается решение о целесообразности его запуска.
Результатом процесса инициации являются обоснование и принятое решение о целесообразности открытия проекта, назначенный менеджер проекта, предварительно сформулированные и согласованные с заказчиком цели, результаты, технология и бюджет.
Планирование проекта.
Планирование в том или ином виде производится в течение всего срока реализации проекта. В самом начале жизненного цикла проекта обычно разрабатывается неофициальный предварительный план - грубое представление о том, что потребуется выполнить при реализации проекта. Решение о выборе проекта в значительной степени основывается на оценках предварительного плана. Формальное и детальное планирование проекта начинается после принятия решения о его открытии. Определяются ключевые события - вехи проекта, формулируются задачи, работы и их взаимная зависимость.
Планирование - это непрерывный процесс определения наилучшего способа действий для достижения поставленных целей с учетом складывающейся обстановки.
План проекта - это единый, последовательный и согласованный документ, включающий результаты планирования всех функций управления проектом и являющийся основой для выполнения и контроля проекта.
Основные этапы процесса планирования показаны в Таблице 3 (Рис. 4) и включают девять шагов. На каждом шаге менеджер проекта может обнаружить неэффективность или невозможность реализации проекта и поднять вопрос о его закрытии.
Рис. 4. Таблица 3. Основные этапы процесса планирования проекта.
|
№ |
Шаг |
Результат |
|
1. |
Разработка концепции и планирование целей проекта. |
Почему? |
|
2. |
Декомпозиция целей проекта, построение иерархической структуры работ (ИСР). |
Что ? |
|
3. |
Назначение ответственных. Построение структурной схемы организации (ССО) проекта. |
Кто? |
|
4. |
Разработка стратегии реализации проекта, построение плана по вехам. |
Как? |
|
5. |
Разработка тактики проекта, построение сетевых моделей. |
Подробно как? |
|
6. |
Разработка идеального календарного графика работ. |
Идеально когда? |
|
7. |
Планирование ресурсов, разработка реального календарного графика работ с учетом ограничений на ресурсы. |
Реально когда? |
|
8. |
Оценка затрат, разработка бюджета. |
Сколько? |
|
9. |
Разработка и принятие плана проекта. |
Все учтено? |
Для реализации больших и сложных проектов становится целесообразным применение вспомогательных процедур планирования проекта:
планирование качества;
планирование рисков и мероприятий по работе с ними;
организационное планирование;
планирование коммуникаций;
и пр.
В каждом конкретном случае менеджер проекта на основе соотношения результат / затраты должен оценить целесообразность применения той или иной вспомогательной процедуры, имеющейся в арсенале проектных технологий.
Рассмотрим подробнее основные шаги по планированию проекта.
Шаг 1. Планирование целей.
Для того чтобы проект был успешным, у него должна быть четко определенная и реальная цель. Цель проекта - желаемый результат деятельности, достигаемый в пределах установленного интервала времени.
Возможный трафарет цели;
Цель проекта = {качественная формулировка цели}+ результаты:
результат 1
результат…
результат N.
Сформулированные цели должны соответствовать принципу SMART, согласно которому они должны быть:
ясными и точными (S - Specific);
измеримыми (M - Measurable),
достижимыми (A - Achievable);
непротиворечивыми как между собой так и со стратегическими целями организации (R - Related);
определены по срокам их достижения (T - Times-bound).
К формулированию целей нужно отнестись внимательно по ряду причин:
разное понимание целей участниками проекта приведет к ненужной трате ресурсов и усилий рабочей группы, цели достигнуты не будут;
незначительные сдвиги границ целей вызывают значительные изменения сроков и бюджета проекта;
то что в целях не прописано (забыли прописать или неправильно поняли), то это обязательно выпадет из рассмотрения и выполнено не будет)
В качестве примера формулировки целей приведем цель проекта по оптимизации основного бизнес-процесса, который был реализован в одной торговой компании.
Цель проекта: Уменьшить время основного бизнес-процесса от момента готовности поставщика отгрузить товар до момента размещения товара на торговых точках
до 8 часов для товара категории A;
до 32 часов для товара категории B;
при условии сохранения уровня пересортицы.
Результатом 1 - го шага является документ, содержащий в своей основе формулировку целей, которые менеджер проекта должен согласовать с заказчиком и основными потребителями результатов проекта.
При планировании больших и сложных проектов структура данного документа расширяется за счет внесения дополнительной информации и имеет следующие разделы:
I. Обоснование инициации проекта (потребности, из-за которых проект образовался).
II. Основная цель и продукт проекта, основные характеристики продукта.
III. Результаты проекта.
IV. Критерии успеха проекта (качественные и количественные критерии, которые позволяют судить о степени успешности проекта).
Скачать реферат