Применение контроля в управлении организацией

· Служба контроллинга должна иметь возможность внедрять новые процедуры сбора аналитической информации на постоянной основе.

· Служба контроллинга должна иметь возможность быстро доводить информацию до сведения высшего руководства предприятия.

· Служба контроллинга должна быть не зависимой от той или иной финанасово-экономических службы.

В соответствии с вышеприведёнными требованиям

и возникают возможные варианты создания службы контроллинга и её места в организационной структуре предприятия.

На первом этапе существования служба контроллинга представляет собой группу из 3-4 человек, которая выполняет роль аналитической службы. На первоначальном этапе работы службы контроллинга нет необходимости привлекать дополнительных сотрудников для сбора информации на уровне цехов предприятия. Таким образом, служба контроллинга на предприятии в этот период деятельности представляет собой небольшую группу квалифицированных специалистов, обладающих достаточно большими полномочиями и доступом ко всему объёму экономической информации. Впоследствии служба контроллинга может расширить своё влияние и штат.

Место службы контроллинга в организационной структуре предприятия.

Поскольку информация, которую готовить служба контроллинга, предназначена для заместителя директора по экономике и генерального директора, целесообразно подчинить службу контроллинга напрямую заместителю генерального директора по экономике, которому непосредственно подчинены также главный бухгалтер, начальники финансового и планово экономического отделов, начальник службы сбыта.

Более того, служба контроллинга ставится в привилегированное положение, поскольку приказом заместителя директора по экономике остальные службы обязуются предоставлять службе контроллинга всю необходимую информацию. Поэтому не рекомендуется подчинять службу контроллинга начальнику планово-экономического отдела или главному бухгалтеру.

Однако, на практике, если какая-то аналитическая работа на предприятии проводится, то этим занимается планово-экономический отдел. Таким образом, планово-экономический отдел будет считать деятельность службы контроллинга «вторжением» на его законную территорию. Но это ошибочное мнение, основные обязанности планово-экономического отдела - это расчёт затрат и финансового результата по цехам, предприятию в целом, видам продукции, именно на это уходит большая часть работы, плановый отдел загружен работой и его усилия направлены не на анализ хозяйственной деятельности предприятия.

Принципиальное отличие службы контроллинга от других финансово-экономических служб состоит в том, что она решает задачи улучшения экономической работы (стратегические задачи).

Аналитическая работа – это системная работа, и она требует системного подхода, работы на постоянной основе, ответственности за сроки и результаты.

Поэтому оптимальным вариантом является организация службы контроллинга как отдельного подразделения, равноправного с бухгалтерией, плановым и финансовым отделами.

Структура службы контроллинга.

В службе контроллинга, состоящей из 3-4 сотрудников, у каждого есть свои должностные обязанности, и в тоже время должен сохраняться командный принцип работы.

Рациональным является следующий состав службы контроллинга:

· начальник службы контроллинга;

· контролёр-куратор цехов;

· контролёр-специалист по управленческому учёту;

· контролёр-специалист по информационным системам;

Начальник службы контроллинга – наиболее квалифицированный специалист с достаточным опытом работы на предприятии, который изнутри знает, как организованы бухгалтерия и плановый отдел на предприятии. Он несёт ответственность за выходящие документы, аналитические расчёты и прогнозы перед заместителем директора по экономике, а так же перед генеральным директором.

Контролер-куратор цехов - квалифицированный специалист, знакомый с организацией работы и проблемами всех цехов на предприятии, понимающий суть работы и технологические аспекты работы каждого цеха.

Контролёр-специалист по управленческому учёту – специалист, способный к аналитическому мышлению, владеющий теорией и инструментами контроллинга, обладающий высоким уровнем эрудиции. Основным требованием, предъявляемым к такому специалисту, является теоретическое и практическое знание бухгалтерского учёта на предприятии, знание особенностей и недостатков учёта на данном конкретном предприятии.

Контролёр-специалист по информационным системам - квалифицированный специалист из отдела автоматизации, детально знающий документооборот на предприятии и способный поставить задачу автоматизации контроллинговой работы. Контролёр-специалист по информационным системам должен решать свою задачу автоматизации в масштабе предприятия и координировать решение своей задачи с задачами автоматизации других служб.

Информационные потоки на предприятии в системе контроллинга.

Информация, которая собирается в системе контроллинга для обработки и анализа, должна отвечать следующим требованиям:

Þ своевременность

Þ достоверность

Þ релевантность (существенность)

Þ полезность

Þ полнота

Þ понятность

Þ регулярность поступления

Система сбора контроллинговой информации опирается на существующую систему информационных потоков. Система информационных потоков контроллинга должна быть органично встроена в общую систему информационных потоков предприятия.

Перед службой контроллинга стоит задача обеспечения оперативного сбора и анализа информации по затратам предприятия в целях управления. Руководители предприятия должны получать информацию, чтобы в случае наметивших в работе предприятия отклонений успеть предпринять соответствующие меры и скорректировать работу предприятия.

Как отмечают руководители, внедрение системы контроллинга на предпрятии позволяет выявлять отклонения фактических показателей от плановых и своевременно их корректировать. Инновационность системы контроллинга заключается в том, что он дает возможность владеть ситуацией по управлению предприятием в любой момент времени и принимать решения в считанные минуты. Это позволяет на ранней стадии идентифицировать возможные риски и своевременно принимать меры по их устранению.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В современных условиях роль контроля сложно переоценить. Он позволяет руководителям предприятий принимать своевременные и правильные управленческие решения, а значит, поддерживает конкурентоспособность организации на рынке.

Не зря говорят, «кто владеет информацией, тот владеет миром». Как следствие из этой аксиомы – кто владеет точной информацией о положение дел в организации, тот может эффективно управлять ей.

В ходе проведенного исследования был собран и проанализирован большой объем материалов, позволяющий судить о целесообразности контроля в организации. Контроль можно рассматривать, как систему оценки и проверки результатов функционирования предприятия и выполнения целей (контроллинг), а также как организационную культуру (контроль за поведением членов организации).

 Скачать реферат