Требования, предъявляемые к оформлению текстов документов

Расшифровывать нужно и термины, которые в разных отрас­лях промышленности имеют различное значение, например: «ре­дуктор» в химической промышленности означает «приспособле­ние для снижения давления газа», а в машиностроении - «при­способление, снижающее скорость вращения валов».

Стремление придать словам большую значимость выливается в «терминологическую игру», приводящую к разнообразным ош

ибкам. Часто встречаются обороты, которые в стилистике име­нуются расщеплением сказуемого: вместо «премировать» пишут «производить премирование», вместо «монтировать» - «произ­водить монтаж», вместо «внедрить» — «осуществить внедрение».

Неуместное или неоправданное употребление иностранных слов. Часто в деловой язык попадают иностранные слова, обозначаю­щие понятия, за которыми уже закреплен русский эквивалент. Например, пишут: «срок выполнения может быть пролонгирован» вместо «про­длен»; «презентовать» вместо «представить».

При использовании иностранного слова необходимо точно знать его смысл. Например, неверно предложение: «Эффективность режима экономии во многом зависит от того, насколько лимитируются финансовые расходы». Слово «лимит» означает «предельная норма». Лимитируются средства, а не расходы, т. е. дается предельная норма денежных средств, в пределах которых осуществляются те или иные расходы.

Употребление нескольких слов с одним и тем же значением (конвенция - условие, экстраординарный - особенный) часто затруд­няет работу с документами, особенно при обработке их на машине. Неправильное употребление иноязычной лексики, как прави­ло, ведет к тавтологии.

Тавтологией называются смысловые повторы, которые возни­кают в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова: «польза от использования навесных агрегатов»; «следует учитывать следующие факторы». Тавтологические повторы делают фразу неблагозвучной. Кроме того, они затрудняют ее восприятие, по­скольку привлекают к себе особое внимание.

Употребление иностранной лексики должно быть обус­ловлено тремя обстоятельствами, тесно связанными между собой: необходимостью, уместностью и точностью словоупотребления.

Плеоназмы. Плеоназмом (греческое pleonasmos - излишество) называется частичное совпадение значения слов, образующих словосочетание: памятный сувенир (сувенир - подарок на память), передовой авангард (авангард - те, кто идет впереди), совмест­ное сотрудничество (сотрудничество - совместная работа, совме­стное решение проблем).

Часто встречаются выражения: промышленная индустрия (в слове «индустрия» уже заключено понятие «промышленная»); фор­сировать строительство ускоренными темпами (форсировать - и так означает вести ускоренными темпами); потерпеть полное фиаско (фиаско и есть полное поражение). Как отмечалось выше, одной из причин плеоназма является неправильное употребление иностранной лексики.

Не различение слов-паронимов. Смысловая точность речи - одно из главных условий, обеспечивающих практическую, а не­редко и правовую ценность делового письма. Неправильно выб­ранное слово может исказить фразу или придать тексту нежела­тельный оттенок. Речевой ошибкой, связанной с незнанием зна­чения слова, является не различение слов-паронимов.

Паронимами называются близкие по звучанию родственные сло­ва, различающиеся значением: гарантийный - гарантированный; поместить - разместить; проводить - производить; оплатить - заплатить и т. д.

Иногда составители деловых писем путают многозначные гла­голы «представить» и «предоставить». Глагол «представить» имеет значения: предъявить, сообщить (представить список необходи­мого оборудования, представить документы); познакомить с кем-либо (представить коллективу нового сотрудника).

Глагол «предоставить» имеет значения: отдать в чье-либо распоряжение, пользование (предоставить транспортные средства); дать право, возможность сделать, осуществить что-либо (предос­тавить отпуск, предоставить слово, предоставить решение вопро­са коллективу завода). Например: «Ваш институт должен представить список сотрудников, же­лающих принять участие в конференции».

Выводы

При подготовке текста документа должны соблюдаться сле­дующие основные принципы: достоверность и объективность со­держания, полнота информации, краткость изложения, отсутствие рассуждений и повествования, нейтральность тона изложения, средства логической, а не эмоционально-экспрессивной оценки ситуаций и фактов. Такой стиль изложения можно назвать фор­мально-логическим.

Язык служебных документов отличают следующие особенно­сти: нейтральность тона изложения, неличный характер изложе­ния, унификация (трафаретизация), типизация речевых средств и стандартизация терминов, сужение диапазона используемых ре­чевых средств, высокая степень повторяемости (частотности) от­дельных языковых форм на определенных участках текстов доку­ментов, своеобразная модальность.

Список использованной литературы

1. Басаков М. И. Делопроизводство и корреспонденция. - Ростов н/Д, «Феникс», 2001. 215с.

2. Давыдова Э.Н. Делопроизводство: Учеб.-практич. руководство. - Мн.: Тетра Системе, 2004. 356с.

3. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления: Учебное пособие. - М.: ИНФРА-М, 2003. 298с.

4. Кузнецова Т.В. Назначение документа (функции документа) // Секретарское дело. - №12. - 2004. - 14-19 с.

5. Кузнецов И. Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. - М: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2005. 168с.

6. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство. - Ростов н/Д: «Март», 2004. 203с.

7. Павлюк Л. В. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. - СПб: «Герда», 2000. 189 с.

[1] Давыдова Э.Н. Делопроизводство: Учеб.-практич. руководство. - Мн.: ТетраСистемс, 2004. - С. 49

[2] Кузнецов И. Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. -М: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2005. - С.95

 Скачать реферат