Документы в процессе управления

Письма-приглашения предлагают адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии.

Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. Часто эти письма начинаются словами:

«Приглашаем Вас» или «Просим Вас принять участие».

В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.

Информационное письмо – сообща

ет адресату о каком-либо факте или мероприятии.

Наиболее часто с помощью информационных писем пропагандируют деятельность организаций, выпускаемую продукцию, издаваемую литературу.

Рекламное письмо – разновидность информационного письма, направляется конкретному адресату и содержит подробное описание рекламируемых услуг или товаров.

Письмо-извещение по своему стилю близко к письмам-приглашениям и информационным письмам. Составляется для конкретного адресата и чаще всего является ответом на запрос.

Начинается словами: «Извещаем», «Сообщаем», «Ставим Вас в известность» и т.п., далее излагаются какие-либо факты.

Письмо-подтверждение – содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.), о том, что ранее составленный документ остается в силе (например, договор, инструкция и т.п.). Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Начинается эта разновидность письма словами, образованными от глагола «подтверждать».

Письмо-напоминание – содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Такое письмо может быть особенно лаконичным и содержать одну заключительную часть.

Эта разновидность писем, как правило, начинается словом «Напоминаем».

Гарантийное письмо – документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств.

В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований и т.п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным.

Гарантийные письма обычно имеют две подписи (руководителя и бухгалтера), на них проставляется печать.

Протокол – документ, который фиксирует ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, других формах работы коллегиальных органов.

Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа (он прилагается к протоколу). При проведении выборов указываются результаты голосования по каждой кандидатуре.

Секретарь редактирует текст, знакомит каждого выступавшего с записью его выступления и получает подпись.

Список литературы

1. ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации: Требования к оформлению документов М., 2003.

2. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учебное пособие для студентов экономических вузов и колледжей. – 2-е изд., перераб. и доп. – Ростов н/Д: Изд-во «Феникс», 2000.-320 с. (Серия «Учебники и учебное пособие»)

3. Басаков М.И. Кадровое делопроизводство. Учебно-методическое пособие // Серия «Учебники и учебные пособия». – Ростовн/Д: изд-во «Феникс», 2002.-352 с.

4. Стенюков М.В Справочник по делопроизводству. – М.: ПРИОР, 2001.-192 с.

5. Делопроизводство: Учебник для вузов / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Г.Ю. Максимович, Л.В. Санкина; под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: МЦФЭР, 2004.-544 с.

6. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд., перераб. и доп. / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; Под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004 -456 с.

 Скачать реферат