Автоматизация управления производством
В данной работе предлагается использовать для автоматизации делопроизводства в РГП "Волгааэронавигация" программный комплекс Lotus Notes, ибо он в наибольшей степени подходит для автоматизации документооборота средних и крупных предприятий и является фактическим стандартом для систем работы с документами на Западе.
Рассмотрим сценарий перехода от бумажных носителей к электронным р
егистрационным формам и созданию базы данных о документах, а также процесс заполнения регистрационной карточки на экране компьютера в случае внедрения системы Lotus Notes.
Lotus Notes – это система баз данных, ориентированных на хранение документов плюс многофункциональная система электронной почты.
Одно из преимуществ системы Lotus Notes, использование электронной картотеки. Она позволяет однократно вводить повторяющуюся информацию и использовать одну информацию в различных формах.
Форма регистрационной карточки содержит как поля, заполняемые вручную (номер и дата входящего документа, краткое содержание, текст резолюции), поля, сведения в которые вводятся автоматически (дата регистрации, регистрационный номер документа), и поля, сведения в которые вводятся путем выбора информации из раскрывающихся списков. Такой ввод информации не только ускоряет процедуру заполнения регистрационной карточки, но и, позволяет избежать опечаток, которые могут затруднить автоматизированный поиск информации о документе.
Организации, с которыми поддерживается постоянная переписка, выбираются из списка. В случае регистрации документа, поступившего от нового корреспондента, сведения о нем заносятся в список. Сведения о корреспондентах в дальнейшем используются в справочной работе, для формирования списков на рассылку. Списки создаются перед началом работы системы и впоследствии регулярно пополняются и корректируются.
При регистрации поступившего документа заполняются следующие поля: дата получения документа; номер из этого поля переносится на поступивший документ в регистрационный штамп; в поле «корреспондент» указывается название организации, приславшей документ; дата документа; номер документа; количество страниц документа; количество листов приложений; вид полученного документа; краткое содержание.
Далее, если документ адресован непосредственно Генеральному директору, то он передается ему на рассмотрение, Генеральный директор проставляет резолюцию с указанием конкретных исполнителей по документу.
Если же документ адресован конкретному руководителю низшего звена, либо в конкретное подразделение – то он передается туда. Соответственно, либо данные о подразделении-получателе и конкретном исполнителе сразу вносятся в регистрационную карточку, либо уже после рассмотрения документов руководителем в регистрационной карточке заполняются сведения: автор резолюции, резолюция, ответственный исполнитель, исполнители и срок исполнения.
Карточка имеет раздел «Сведения о движении документа», в котором отражается передача документа руководителю для написания резолюции и дальнейшее движения документа от исполнителя к исполнителю.
Поле «Состояние документа» отражает стадию работы с ним и может принимать следующие значения:
- Поступивший документ регистрируется и передается руководителю для рассмотрения и проставления резолюции – значение «Передан руководству».
- После рассмотрения руководителем в регистрационную карточку вводятся сведения о резолюции и назначенном исполнителе – значение «На исполнение».
- Поступивший документ регистрируется и сразу передается непосредственному исполнителю – значение «На исполнение»
- Документ исполнен – значение «Исполнен»
В поле «Исполнитель» указывается, кому передается документ.
Если в резолюции указывается несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым, и этот исполнитель первым заносится в список.
В поле «Срок исполнения (Контрольная дата)» проставляется дата, к которой документ должен быть исполнен. Эта дата не может быть меньше текущей.
3.4. Выбор технических средств автоматизации делопроизводства.
Выбор конфигурации компьютера.
Возможности компьютера определяются следующими характеристиками:
1. Производитель (Intel, AMD), тип процессора (Celeron, Pentium), а также тактовая частота процессора.
2. Объем оперативной памяти (RAM).
3. Характеристика материнской платы.
4. Емкость жесткого диска (HDD)
5. Видеокарта, объем и тип видеопамяти.
6. Мультимедиа возможности (CD-ROM, звуковая плата).
7. Сетевая карта.
8. Тип корпуса: экранировка, количество мест для дополнительных устройств, возможности энергосбережения.
9. Возможности модернизации.
Для наших целей самой важной характеристикой является производительность процессора, так как нам придется работать с базами данных, пусть они и будут храниться на сервере, и графическими изображениями.
Предлагается приобрести 2 компьютера Pentium III-600/64MB/6.4GB/8VB AGP/ATX.
Выбор сканера.
В офисе используются два типа сканеров: протяжные и планшетные. Первые по принципу работы (протяжка листа через сканирующую часть) удобны для сканирования отдельных листовых документов. Их достоинство в том, что они занимают мало места. В нашем случае не исключена возможность, что придется сканировать листы из книг, журналов, переплетенных документов, поэтому лучше приобрести планшетный сканер, по принципу работы сходный с копировальным аппаратом, - оригинал помещается на неподвижное стекло, а сканирующее устройство движется под стеклом вдоль листа. Нам будет достаточно нецветного сканера, с быстродействием 10 секунд на лист, с разрешающей способностью 400х400 точек на дюйм, поддерживающий формат А4. и А3.
Рекомендуется приобрести сканер модели HP ScanJet 2200 C
Выбор монитора
При покупке монитора большое значение имеет размер экрана. От него зависит объем отображаемой на экране информации. В настоящее время все более популярными становятся монитора с экраном 17 дюймов. Крайне важным являются также качество изображения и уровень излучения выбираемого монитора. Информация на экране может отображаться в различных видеорежимах, которые определяются числом точек, из которых состоит изображение. Это может быть 640х480 точек, 800х600, 1024х768 и т.д.
Чем больше – тем лучше. Для того, чтобы изображение имело хорошее качество в конкретном видеорежиме, монитор и видеокарта должны поддерживать частоту обновления кадров не ниже 85 герц. Еще один показатель – размер зерна. На современных мониторах размер зерна не превышает 0,28 мм., а на высококачественных мониторах составляет 0,24-0,26 мм. Рекомендуется приобрести монитор Samsung Samtron 55E 0.28, 50-120Hz.
Выбор устройства архивации данных.
Для минимизации возможных потерь используются устройства архивации данных – накопители на магнитной ленте, на магнитооптических дисках, на CD-R. Рекомендуется использовать в качестве накопителей CD-R диски Verbatim 700Mb 80 min.
Сеть и сетевые платы будут использованы те, что уже установлены на предприятии.
Скачать реферат