Информационное обеспечение менеджмента

Получение необходимой информации связано с определенными затратами, поэтому надо сопоставлять эффект сведений и ожидаемые потери от возможных ошибок при недостаточной информации. Время получения сведений должно быть увязано со временем принятия решений. В том случае, когда интервал изменений значений параметра нельзя определить, для каждого параметра полезно строить графики статистического конт

роля. Такие графики облегчают обнаружение тенденций и других неслучайных колебаний значений параметров [10].

В системах управления имеет место совокупность информационных потоков, большая часть которых соответствует совокупности имеющихся данных, а меньшая - потокам отфильтрованной и обобщенной информации, которая используется в принимаемых решениях. Увеличение потоков информации не способствует улучшению ее практического использования, В системе управления часто наблюдается перенесение на более высокие уровни управления задач, которые должны решаться низшими уровнями. Это приводит к перегрузке информацией верхних уровней управления. При нерациональном распределении управленческих функций происходит увеличение плотности информационных потоков и рост объема неиспользуемой и дублирующейся информации [10].

Неиспользуемая информация - это информация за прошедший период, которая уже известна и включается в формы и сводки из-за сложившихся традиций, из-за нечеткого понимания функций, а также из-за того, что сведения не меняют своего содержания в процессе функционирования объекта.

Информация эффективно используется, если она в минимальном и достаточном объеме, более концентрирована, своевременна и соответствует решаемым задачам.

При проектировании информационных потоков надо учитывать, что они используются в подсистеме общей системы организационного управления и органически входят в нее как составная часть. Поэтому, формируя потоки, надо знать цели, критерии, задачи, алгоритмы их решения и взаимосвязи задач. Затем надо для каждой задачи определить необходимую информацию, установить источники, построить схему передачи, поиска и хранения, а также что с ней в дальнейшем происходит. Так, например, ее можно кодировать, сжимать, обобщать, включать в документы или использовать только для выработки управленческих решений.

К проектированию систем сбора, переработки и использования выходных результатов следует применять системный, комплексный подход, что обеспечит высокую эффективность информационной системы.

Система информации, в конечном счете, должна обеспечивать необходимой информацией в требуемые сроки и в удобной для использования форме все элементы организационной структуры, а также создавать требуемый механизм контроля и регулирования.

1.7 Совершенствование информационных потоков

Совершенствование информационных потоков в системе управления базируется на использовании следующего перечня рекомендаций, ориентированных на конечные результаты управленческой деятельности[10].

1.Терминология при формировании схем информационных потоков должна быть единой.

2.Информировать и получать информацию следует у того, кто связан с выполнением или подготовкой решения.

3.Чтобы не было незаменимых работников аппарата управления, следует унифицировать и описывать процедуру подготовки и прохождения документов.

4.Прежде чем готовить, принимать и исполнять решение, следует убедиться в его необходимости.

5.Всякое управленческое решение должно готовится и реализоваться с минимальными затратами средств.

6.Исполнитель должен быть заинтересован в качественном своевременном исполнении решения.

7.Контроль исполнения должен быть двойным, работу контролеров также надо стимулировать и контролировать.

8.Однотипные, постоянно повторяющиеся решения должны контролироваться не в процессе исполнении, а по результатам с возложением максимальной ответственности на исполнителя.

9.Готовящий решение и его исполняющий должны быть достаточно о нем информированы.

10.Управленческое решение должны готовить и исполнять квалифицированные исполнители.

11.Исполнение решения следует поручать работникам, которые обладают реальной возможностью выполнить его в установленное время.

12.При подготовке и исполнении решения сотрудникам в большей

мере следует взаимодействовать по горизонтальным уровням управления, вышестоящих руководителей информировать только о результатах.

13,Следует не забывать что статистическая информация за длительный период важнее, чем сиюминутные сведения.

14.Вмешиваться в исполнение решения следует только в том случае, когда имеются отклонения, которые не могут быть устранимы исполнителями.

15.Источники первичной информации по одному и тому же решению должны быть едиными.

16.Первичные документы должны готовиться в минимальном количестве экземпляров, передаваться в порядке подотчетности и храниться в архивах или в конечных контрольных подразделениях.

17.Документы следует конструировать таким образом, чтобы, детально не вчитываясь, можно было выносить оценочные суждения типа: хорошо, плохо, лучше, хуже и т.д.

18.Деятельность исполнителей не следует детально регламентировать, необходимо оставлять им возможность находить рациональные пути в организации своей работы.

19.При большом количестве документально оформляемых технологических процессов управления следует отдавать предпочтение стандартным решениям

20.Каждое вновь принимаемое решение следует проверять на наличие связи и непротиворечивости с ранее принятыми решениями.

21.Каждое управленческое решение следует проверять на надежность по исполнителям, техническим средствам и финансовым возможностям.

1.8 Информационное обеспечение

Информационная система с позиции менеджмента представляет систему управления, где реализуются различные ее функции. Функции управления можно классифицировать по различным признакам: принадлежности к различным видам управленческой деятельности, содержанию процесса управления, сфере производственной деятельности и др. Все они характеризуются определенным составом информации (показателей, информационных сообщений, информационных массивов).

Общими функциями управления считаются такие, как планирование, организация, мотивация и контроль Специальные функции связаны с конкретной производственной деятельностью: производство, маркетинг, сбыт и др. В свою очередь выделяют следующие производственные функции: технологическую подготовку производства, основное и вспомогательное производство; контроль качества производства; оперативное управление, управление трудовыми ресурсами. Создание информационных систем и информационных технологий требует специальной организации информации и выделения специальной подсистемы информационного обеспечения.

Информационное обеспечение (ИО) - важнейший элемент ИС, предназначенный для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия управленческих решений [8].

Информационное обеспечение включает совокупность единой системы показателей, потоков информации - вариантов организации документооборота; систем классификации и кодирования экономической информации, унифицированную систему документации и различные информационные массивы (файлы), хранящиеся в машине и на машинных носителях и имеющие различную степень организации. Наиболее сложной организацией является банк данных, включающий массивы для решения регламентных задач, выдачи справок и обмена информацией между пользователями. В ходе разработки ИО ИС определяются состав показателей, необходимых для решения экономических задач различных функций управления, их объемно-временные характеристики и информационные связи. Составляются различные классификаторы и коды, определяется состав входных и выходных документов по каждой задаче, ведется организация информационного фонда, определяется состав базы данных.

 Скачать реферат