История создания и научная деятельность Всесоюзного научно-исследовательского института документоведения и архивоведения
Правила освещают новые задачи, возникшие в работе архивов в настоящее время, такие как организация депозитарного хранения документов, выполнение архивами платных работ и услуг, требования к охранному режиму архивов.
Архивы организаций являются основным источником формирования Архивного фонда Российской Федерации – вечно сохраняемого в государственных архивах, государственных библиотеках и м
узеях документального наследия народов нашей страны, неотъемлемой части информационных ресурсов общества Согласно «Основам законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» (ст. 17), документы, включаемые в состав АФ РФ в ведомственных архивах (т. Е. в архивах организаций), хранятся временно. «Положением об Архивном фонде Российской Федерации» утвержденным Указом Президента РФ от 17.03.1994 г. № 552, в зависимости от ранга или категории организаций и видов, сохраняемых в них документов определены различные сроки временного хранения документов, после которого они должны быть переданы на постоянное государственное хранение.
Временное хранение документов государственной части АФРФ осуществляется:
· архивных документов федеральных органов государственной власти, Генпрокуратуры, отраслевых академий, государственных объединений, учреждений, организаций и предприятий федерального и республиканского подчинения – в течение 15 лет;
· архивных документов органов государственной власти и прокуратур краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов, прокуратур городов и районов, государственных учреждений, организаций и предприятий краевого и областного подчинения, подчинения автономной области и окружного подчинения –в течение 10 лет;
· архивных документов органов местного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий городского и районного подчинения, предприятий сельского хозяйства — в течение 5 лет.
В течение этих лет государственные организации обязаны не только сохранять архивные документы, но и вести их учет, создавать средства поиска информации в документальном массиве, использовать документы в интересах своей организации и по другим запросам, подготавливать документы к передаче на государственное хранение. «Основные правила работы архивов организаций» устанавливают положения, нормы и требования к работе архива, выполнение которых позволяет ему в полной мере осуществлять свои функции.
Основные правила не распространяются на секретную документацию. Они не носят обязательного характера для организаций, не отнесенных к составу источников комплектования государственных архивов, а также негосударственных организаций. Работа с кино-, фото-, фоно- и видеодокументами (аудиовизуальными), научно-техническими, картографическими, телеметрическими документами регламентируется соответствующими инструкциями и правилами.
Основные правила обязательны только для архивов организаций (как государственных, так и негосударственных), хранящих документы Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности Основные правила обязательны для всех государственных организаций. Таким образом, вводные положения Основных правил оставляют возможность двоякой трактовки важнейшей проблемы сферы их применения.
Основные правила по объему компактные. В них десять разделов вместо четырнадцати. В них осталось 150 страниц вместо 173. Основные правила охватывают все направления деятельности ведомственных архивов: экспертизу ценности документов, комплектование архива, обеспечение сохранности, организацию, учет, использование документов, научно-справочный аппарат к ним, порядок передачи документов, организацию работы архива.
Изменено понятие ответственности за ведение архивов. Если в Правилах 1986 года ответственность за состояние и совершенствование архивного дела и делопроизводства в организациях несли их руководители, то в Основных правилах записано, что «должностные лица организации несут ответственность за нарушение норм, установленных настоящими Правилами».
Отличительной чертой рассматриваемых Основных правил является регламентация процессов работы с электронными документами.
Изменены основные (в редакции Правил 1986 года — главные) задачи архива. Исключены методическое руководство и проверки состояния организации документов в делопроизводстве организации и подведомственных организациях. Эта задача заменена функцией проверки правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях-источниках комплектования. В раздел «права архива» включен контроль правил работы с документами в структурных подразделениях и организациях-источниках комплектования архива. Тем самым архив имеет право контролировать делопроизводство, хотя такая задача перед ним не стоит.
Права архива изменены и сужены. Снят пункт о праве архива давать в установленном порядке указания структурным подразделениям организации и архивам соответствующих подведомственных организаций по вопросам, входящим в компетенцию архива. В Основных правилах архив организации имеет право: требовать от структурных подразделений своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии; контролировать правила работы с документами в структурных подразделениях и организациях-источниках комплектования архива; запрашивать от структурных подразделений и организаций-источников комплектования необходимые для работы архива сведения; участвовать в мероприятиях, проводимых государственными архивными учреждениями.
Раздел об экспертизе ценности документов открывается описанием ее нормативно-методических основ.
Экспертиза ценности документов — это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение. Это определение новаторское, так как в нем отсутствует обязательное для предыдущих нормативных материалов по экспертизе ценности документов указания на принципы ее проведения. В Основных правилах не раскрывается содержание принципов экспертизы.
Теория экспертизы и практика отбора документов не идентичны. Практическая экспертиза — массовый акт. В ней не исключены ошибки: ценные документы могут быть по каким-то причинам уничтожены и в то же время оставлены малоинформативные документы, вероятность которых стать источником какого-либо исторического исследования ничтожна (хотя, и не исключена). Отсюда особое внимание к критериям экспертизы, при помощи которых вырабатываются конкретные суждения о наличии или отсутствии постоянной ценности документов.
Критерии– логические единицы теории экспертизы, мерила ценности, выступающие в качестве определенных эталонов информационных качеств документов. Критерии-эталоны выражают в обобщенном виде взгляды архивоведения на постоянную историческую ценность документов. Их применение обнаруживает не только позитивное (защитное), но и негативное отношение к документам, определяющее отказ от основной их массы.
Изменились связи управления. Большее развитие получили горизонтальные связи, вертикальные — менее централизованы; расширились связи с поставщиками и потребителями, которые превратились в организации-партнеры или посредников. Как результат — изменение характера и объема традиционных функций, возникновение новых функций, например маркетинга, который объединил прогнозирование, планирование, снабжение, сбыт продукции. Основные функции управления все больше переходят к самим госпредприятиям и осуществляются только самими предприятиями негосударственной формы собственности.
Скачать реферат